Die MwSt ist absetzbar, wenn die Stückkosten den Betrag von Euro 25,82 nicht übersteigen; dieser Grenzwert wurde allerdings mit Art. 30 D.Lgs. Nr. 175/2014, in Kraft seit dem 13. Dezember 2014, auf Euro 50,00 angehoben. Entsprechend gilt:

- Für Einkäufe bis einschließlich 12. Dezember 2014 ist die MwSt absetzbar, wenn die Stückkosten Euro 25,82 nicht übersteigen;

- für Einkäufe ab dem 13. Dezember 2014 hingegen gilt, dass die Absetzbarkeit der MwSt gegeben ist, wenn die Stückkosten von Fremdgütern Euro 50,00 nicht übersteigen.

Ob ein Gut vor oder nach dem 13. Dezember 2014 eingekauft worden ist, kann nicht nur aus dem Rechnungsdatum abgeleitet werden, sondern es sind die allgemeinen Bestimmungen über die Übergabe der Ware im Sinne von Art. 6 MwStG anzuwenden. Entsprechend wird man i. d. R. auf das Datum des Lieferscheins oder eines ähnlichen Dokuments, welches die Übergabe der Geschenkartikel im  Einkauf nachweist, achten müssen.

Soweit das genannte Limit nicht überschritten wird, kann die Mehrwertsteuer auch auf Lebensmittel und Getränke (Schaumweine, Panettone usw.), welche im aufgezeigten Wege als Repräsentationsspesen einzuordnen sind, abgezogen werden; in diesem Fall gilt somit die allgemeine Regelung, dass die Vorsteuer auf Lebensmittel und Getränke nicht absetzbar ist (in diesem Sinne Rundschreiben Nr. 54/E vom 19. Juni 2002) nicht. Zu erinnern bleibt noch daran, dass beim Einkauf von Geschenkkörben und ähnlichen Konfektionen nicht auf die Stückkosten des einzelnen Gutes, sondern auf jene der gesamten Packung zu achten ist.

Die unentgeltliche Lieferung von Fremdgütern an Kunden und Geschäftspartner im Rahmen der Repräsentationsausgaben ist für Zwecke der MwSt irrelevant, d. h., für diese Lieferungen sind keine Rechnung, keine Steuerquittung oder kein Kassenbeleg auszustellen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Stückkosten unter oder über 25,82 Euro bzw. 50,00 Euro liegen und unabhängig davon, ob diese Güter vor oder nach dem 13. Dezember 2014 eingekauft worden sind. Die Ausstellung eines Lieferscheines oder eines ähnlichen Dokuments, um nachzuweisen, an wen die Güter gegangen sind, ist aber trotzdem zu empfehlen, damit allgemein die Eigenschaft als Repräsentationsausgabe und die betriebliche Zweckmäßigkeit der Ausgaben nachgewiesen werden können.

1. Beim Ankauf wird die Vorsteuer abgezogen: In diesem Fall muss die unentgeltliche Lieferung der MwSt unterworfen werden. In der Praxis kann hierfür

a) eine Rechnung ausgestellt werden mit Abwälzung der MwSt an den Beschenkten. Das MwStG verlangt diese Abwälzung der Steuer auf den Beschenkten nicht, und sie wird auch kaum durchgeführt.

b) In der Regel wird auf die Abwälzung der MwSt an den Beschenkten verzichtet werden; in diesem Fall ist eine Eigenrechnung, auch in Form einer Sammelrechnung, auszustellen, oder es wird

c) ein „Register der Geschenke“ geführt, in welchem Tag für Tag die unentgeltlichen Lieferungen verzeichnet werden.

Soweit man die Eigenrechnung wählt, sind auch Lieferscheine auszustellen, außer es wird die unmittelbare Rechnungserteilung (Fakturierung am gleichen Tag) vorgenommen.

Unabhängig ob Abwälzung der MwSt oder ob Eigenrechnung oder Geschenkregister gilt im Sinne von Art. 13 MwStG, dass bei Geschenken nicht der Marktwert der Güter der MwSt zu unterwerfen ist, sondern die MwSt ist auf Grundlage der  Anschaffungskosten der verschenkten Güter zu berechnen.

2. Verzicht auf Vorsteuerabzug: Alternativ kann der Unternehmer auch bei Gütern der eigenen Herstellung oder bei eigenen Handelsgütern beim Ankauf auf den Abzug der Vorsteuer verzichten, und in diesem Fall ist die unentgeltliche Lieferung der Güter für die MwSt irrelevant (d. h. Verzicht auf Rechnung, Eigenrechnung oder Geschenkregister).

Kunden- und Lieferantenliste: Mit Mitteilung vom 19. Nov. 2013 hat die Finanzverwaltung klargestellt, dass auch die unentgeltliche Weitergabe eigener Güter in den Kundenlisten zu erfassen ist. Dabei gilt:

- Soweit auf die Abwälzung der Mehrwertsteuer verzichtet wird, muss anstelle der MwSt-Nummer des (beschenkten) Kunden oder Geschäftspartners jene des schenkenden Unternehmers angegeben werden.

- Soweit hingegen die MwSt abgewälzt wird, muss als Bemessungsgrundlage der MwSt der Wert 1,00 Euro angeführt werden.

- Weihnachtsgeschenke mit einem Wert nicht über 50,00 Euro sind zur Gänze absetzbar und sie zählen auch nicht zur Berechnung der Schwellenwerte der Repräsentationsspesen.

- Wird dieser Stückwert überschritten, ist die Absetzbarkeit hingegen nur innerhalb der Schwellenwerte für die Repräsentationsausgaben (1,3% bei Umsatzerlösen bis zu 10 Mio. Euro; 0,5% bei Umsatzerlösen von 10 bis 50 Mio. Euro; 0,1% bei Umsatzerlösen über 50 Mio. Euro) gegeben. Für die Bemessung des Stückwertes von 50,00 Euro sind die Nebenkosten heranzuziehen, dies betrifft insbesondere die nicht absetzbare MwSt (gilt insb. für Einkäufe bis zum 12.12.2014), aber auch etwaige Transport- und Verpackungskosten.

Zudem dürfen z. B. bei Geschenkkörben nicht die Kosten der einzelnen Güter (Weinflasche, Kaffeepackung usw.) herangezogen werden, sondern es ist das Geschenk in seiner Gesamtheit zu sehen; dieser Grundsatz gilt übrigens auch für die MwSt.

Für Güter, die Gegenstand der eigenen Tätigkeit sind, kann die MwSt hingegen abgezogen werden, und in diesem Fall muss bei der Verschenkung der Güter die MwSt berechnet werden, wobei die 3 oben aufgezeigten Verfahren anwendbar sind: Rechnung mit Abwälzung der MwSt, Eigenrechnung oder Register der Geschenke.

Alternativ kann auch bei Verschenkungen von Gütern, die Gegenstand der eigenen Tätigkeit sind, auf den Vorsteuerabzug beim Ankauf verzichtet werden; in diesem Fall ist die unentgeltliche Weitergabe an die Lohnabhängigen für  die MwSt irrelevant.

Durch die Gleichstellung der freien Mitarbeiter mit den Lohnabhängigen gilt die aufgezeigte Regelung auch für Geschenke an Personen mit fortwährender geregelter Mitarbeit, insbesondere also an Mitglieder des Verwaltungsrates.

Übrigens: Soweit es sich nicht um eine Sachentlohnung handelt, sondern dem Mitarbeiter Bargeld überlassen wird, gilt die aufgezeigte Grenze nicht. In diesem Fall ist beim Mitarbeiter der volle Betrag steuerpflichtig.

Vorsicht: Im Sinne von Art. 2 Abs. 2 Zi. 4 MwStG gilt, dass immer dann, wenn die Vorsteuer beim Einkauf abgezogen wird, die unentgeltliche Weitergabe der MwSt unterworfen werden. Dies hat zur Folge, dass Freiberufler bei Schenkungen immer Ausgangsrechnungen ausstellen müssen oder Eigenrechnungen erstellen müssen oder aber das Register der Geschenke führen müssen, außer sie verzichten freiwillig auf den Abzug der Vorsteuer.

Daher folgende Empfehlung: Für Freiberufler ist angebracht, auch beim Ankauf von Gütern mit Stückkosten innerhalb 25,82 Euro bzw. nicht über 50,00 Euro (ab dem 13.12.2014) immer  auf den Vorsteuerabzug zu verzichten, um nicht den nachfolgenden Schenkungsvorgang der MwSt unterwerfen zu müssen.

Für Zwecke der Einkommensteuern fallen die Weihnachtsgeschenke auch bei Freiberuflern unter die Repräsentationsausgaben; es sind aber folgende Unterschiede zu den Unternehmen zu beachten: Die Obergrenze für absetzbare Repräsentationsausgaben beträgt 1% der Einnahmen; zudem gilt auch für Weihnachtsgeschenke das Kassaprinzip, d. h., die Ausgaben sind nur absetzbar, soweit sie auch bezahlt worden sind.

Soweit Freiberufler ihren Lohnabhängigen Weihnachtsgeschenke überlassen, sind diese für Einkommensteuerzwecke nach vorherrschender Rechtsauffassung zur Gänze als Personalausgaben absetzbar; die MwSt hingegen ist wie bei Unternehmen zur Gänze nicht absetzbar.

- Einkommensteuern:  Die Ausgaben sind zunächst im Ausmaß von 75% absetzbar, wobei allerdings im Sinne von Art. 100 EESt zusätzlich eine Obergrenze von 0,5% der gesamten Personalkosten gilt.

- MwSt: Die MwSt ist zur Gänze nicht absetzbar, weil nach Maßgabe der Finanzverwaltung hier die betriebliche Zweckmäßigkeit fehlt.

- IRAP: Die Ausgaben sind absetzbar, soweit die IRAP aufgrund der Bilanzwerte zu ermittelt wird.

- die MwSt zwar ebenfalls nicht absetzbar ist,

- die Ausgaben für Einkommensteuerzwecke zunächst in Höhe von 75% und dann aber im Rahmen der Schwellen für die Repräsentationsspesen (1,3% - 0,5% - 0,1%) absetzbar sind.

Entsprechend lohnt sich der Nachweis, dass zum Weihnachtsessen neben den Mitarbeitern auch Geschäftspartner usw. des Unternehmens eingeladen waren.

In letzter Zeit wird es zusehends üblich, als Weihnachtsgeschenk auch Gutscheine zu verschenken, z. B. für den Einkauf von Sportartikeln oder für ein Wochenende in einem Wellnesshotel. Hierzu gilt: