Zertifizierte E-Mail Box (PEC-Adresse) auch für Einzelunternehmen; Termin 30. Juni 2013
Wir haben bereits einige Male darauf hingewiesen, nachstehend aber nochmals zur Erinnerung: Innerhalb 30. Juni 2013 und somit noch innerhalb dieser Woche sind auch Einzelunternehmen verpflichtet, dem Handelsregister eine zertifizierte E-Mail-Box (sog. PEC) mittels elektronischer Post mitteilen. Kapital- und Personengesellschaften sowie Freiberufler obliegen z. T. bereits seit Jahren dieser Verpflichtung.
Es sind hierfür zwei Schritte erforderlich:
- Zunächst muss die Eröffnung einer zertifizierten Mail-Box beantragt werden. Dies kann nicht bei Handelskammer oder Handelsregister erfolgen, sondern man hat sich hierfür an ein eigens zu diesem Zweck anerkanntes Unternehmen (Liste unter www.digitpa.gov.it/pec einsehbar) zu wenden. Falls Sie es wünschen, können wir gerne über unseren Vertragspartner eine E-Mail-Box für Sie eröffnen.
- Sobald die genannte E-Mail Box eröffnet ist, muss deren Adresse mittels elektronischer Post dem zuständigen Handelsregister mitgeteilt werden. Auch diese Versendung nehmen wir gerne für Sie vor.
Für die unterlassene Einrichtung der E-Mail Box bzw. die unterlassene oder verspätete Meldung an das Handelsregister sind keine spezifischen Verwaltungsstrafen vorgesehen. Es erfolgt nur eine indirekte Ahndung: Wer ab dem 1. Juli 2013 als Einzelunternehmer anderweitige Meldungen an das Handelsregister einreicht (z. B. Adressenänderung oder Meldung einer zusätzlichen Tätigkeit) und dann noch keine PEC-Adresse beim Handelsregister gemeldet hat, dem wird diese Meldung ausgesetzt, und zwar solange, als er nicht die PEC-Adresse nachgereicht hat, auf jeden Fall aber für einen Mindestzeitraum von 45 Tagen. Wird innerhalb dieser Frist die PEC-Adresse nicht nachgemeldet, gilt die ausgesetzte Meldung als nicht vorgelegt.
In diesem Zusammenhang weisen wir nochmals darauf hin (siehe auch unser Rundschreiben Nr. 22/2011), dass Versendungen von Nachrichten über die PEC-Adresse (soweit Absender und Versender eine PEC-Adresse haben) den Charakter eines Einschreibens mit Rückantwort haben. Aber Vorsicht: Dieser Versendungsnachweis gilt nicht, wenn über eine PEC-Adresse Nachrichten an „normale“ E-Mail-Adressen verschickt werden oder umgekehrt wenn über eine „normale“ E-Mail-Adresse Nachrichten an PEC-Adressen verschickt werden.
Falls Sie als Einzelunternehmer die PEC-Adresse noch nicht eingerichtet haben, bitten wir Sie, sich umgehend mit unserem Büro in Verbindung zu setzen.
Allgemeiner Hinweis an alle Inhaber einer zertifizierten E-Mail-Box:
Eine Nachricht auf die zertifizierte E-Mail Box (PEC) gilt als versendet und erhalten (!), unabhängig davon, ob sie vom Empfänger geöffnet und gelesen wird. Wir empfehlen Ihnen daher ausdrücklich, eine Liste Ihrer zertifizierten E-Mail Boxen anzulegen und diese mit periodischer Regelmäßigkeit auf Posteingänge zu überprüfen. Hilfreich kann es auch sein, wenn Sie sich mit Ihrem Softwarehaus eine Lösung einrichten, wonach Sie auf Ihrer „normalen“ E-Mail-Adresse oder auf Ihrem Handy benachrichtigt werden, sobald Post auf der zertifizierten Box eingeht.
Für weitere Informationen und Unterlagen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Josef Vieider
Herunterladen R-24-24.06.2013 PEC Einzelunternehmer
