Am 28. Februar 2023 verfällt die Frist, um die Buchhaltungsunterlagen des Jahres 2021 entweder auszudrucken oder digital zu archivieren, wobei im Falle der digitalen Archivierung bis zu diesem Datum nicht nur der digitale Zeitstempel anzubringen ist, sondern auch die digitale Unterschrift gesetzt werden muss, wodurch eine spätere Abänderung der abgespeicherten Daten ausgeschlossen werden soll. Im Lichte der jüngsten Erleichterungen stellt sich aber die Frage, ob eine solche digitale Archivierung nach den geltenden strengen Bestimmungen noch Sinn macht. Aber Vorsicht: Elektronische Rechnungen müssen auf jeden Fall digital verwahrt werden; damit kann man aber unentgeltlich die Agentur der Einnahmen beauftragen.
Wie mitgeteilt, ist nämlich mit der sog. Vereinfachungsverordnung vom letzten August (G.V. 73/2022) verfügt worden, dass alle Buchhaltungsunterlagen, die EDV-gestützt geführt werden, in jedem Fall auch ohne Ausdruck auf Papier als ordnungsgemäß geführt und verwahrt gelten, wenn sie bei einer Prüfung oder bei Zutritt der Prüfer auf dem EDV-System aktualisiert sind und auf Verlangen der Prüfer und in deren Anwesenheit umgehend ausgedruckt werden können. Dies gilt ausdrücklich auch dann, wenn die Verwahrung nur digital erfolgt, die einschlägigen Regeln zur digitalen Verwahrung aber nicht eingehalten werden, sprich kein Verantwortlicher für die digitale Archivierung bestellt worden ist, das einschlägige Verwahrungshandbuch nicht erstellt worden ist oder Zeitstempel und digitale Unterschrift fehlen. Die Agentur der Einnahmen selbst hat sich zu den aufgezeigten Neuerungen bis dato zwar nicht geäußert; der Wortlaut der obgenannten Vereinfachungsverordnung ist aber relativ klar, so dass kaum Spielraum für eine nachträgliche restriktive Auslegung durch die Finanzverwaltung besteht.
Wie oben angeführt, gelten die Erleichterungen der Vereinfachungsverordnung nicht für elektronische Rechnungen. Diese müssen bekanntlich über die digitale Plattform SdI versandt oder erhalten werden und sind dem Steueramt eigentlich bereits bekannt. Trotzdem müssen sie auf jeden Fall digital nach den einschlägigen strengen Vorschriften verwahrt werden, und da hilft auch kein Ausdruck in Papierform im Zuge einer Kontrolle. Die Einnahmeagentur bietet aber unentgeltlich die digitale Verwahrung dieser Unterlagen nach geltendem Recht an. Voraussetzung ist nur, dass mit der Agentur eine einschlägige Vereinbarung getroffen wird.
Empfehlungen:
- Rein aus steuerrechtlicher Sicht kann eine digitale Archivierung der Buchhaltungsunterlagen nach den einschlägigen gestrengen Bestimmungen kaum mehr empfohlen werden; man schränkt sich dadurch nur selbst unnötig ein und riskiert Beanstandungen wegen irgendwelcher formellen oder technischen Fehler. Da ist es vorteilhafter, eine einfache digitale Verwahrung (ohne Zeitstempel, ohne digitale Unterschrift usw.) vorzunehmen und im Kontrollfall den Prüfern den Ausdruck der Unterlagen in Papierform vorzuschlagen, wie in der obgenannten Vereinfachungsverordnung vorgesehen.
- Unabhängig davon, ob man die restliche Buchhaltung nach den gestrengen Vorschriften der AgID digital verwahrt oder nicht, ist es zu empfehlen, für die elektronischen Rechnungen den unentgeltlichen Archivierungsdienst der Agentur der Einnahmen zu beanspruchen. Man vermeidet dadurch, dass irgendwelche Formfehler bei der Archivierungsprozedur (Bestellung des Archivierungsverantwortlichen, Erstellung des Handbuches usw.) unterlaufen. Und ganz ehrlich: Die Agentur hat die Informationen ohnehin schon; hier sind auch bei einer eigenen Archivierung keine nachträglichen Änderungen mehr möglich! Wir haben in den letzten Tagen alle Kundenpositionen überprüft, und in den wenigen Fällen, wo noch keine Vereinbarung mit der Agentur vorliegt, werden wir uns bei Ihnen umgehend melden.
Für weitere Informationen stehen wir gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Josef Vieider
