Innerhalb Montag, den 11. Dezember 2023, ist für Kapitalgesellschaften und juristische Personen des Privatrechts sowie für sog. Trusts dem Handelsregister der jeweilige wirtschaftliche Eigentümer zwecks Eintragung in das sog. Transparenzregister zu melden. Die Verpflichtung geht aus der Umsetzung der IV. und V. EU-Geldwäsche-Richtlinie (EU-Richtlinien Nr. 2015/849 und Nr. 843/2018) hervor. Das Register soll die Sorgfaltspflicht der Banken, Versicherungen, Notare und der anderen Freiberufler erleichtern, welche aufgrund der erwähnten Geldwäschebestimmungen zur Legitimitätsprüfung der Kunden und Mandanten verpflichtet sind. Im Amtsblatt vom 9. Oktober 2023 wurde das Ministerialdekret veröffentlicht, mit dem die Funktionsbereitschaft des Registers auch in Italien festgestellt worden ist. Ab dem 10. Oktober 2023 haben die verpflichteten Rechtssubjekte nun 60 Tage Zeit, um die Daten dem Handelsregister zu melden, und der letzte Termin fällt - wegen der Feiertage – wie erwähnt auf den 11. Dezember 2023. Nachstehend ein Überblick über die anstehende Verpflichtung:
1. Meldepflichtige Unternehmen
Die Verpflichtung, den wirtschaftlichen Eigentümer zu melden, betrifft:
a) Unternehmen mit Rechtspersönlichkeit, also Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaften auf Aktien, Genossenschaften, Gesellschaften zur wechselseitigen Unterstützung, Konsortialgesellschaften); im Umkehrschluss: Personengesellschaften und Einzelunternehmen sind nicht betroffen;
b) juristischen Personen des Privatrechts, welche in dem vom Land bzw. Regierungskommissariat geführten Register eingetragen sind (anerkannte Vereine, Stiftungen und dgl.) sowie
c) Trusts, welche steuerrechtlich relevante Rechtswirkungen entfalten, und ähnliche Einrichtungen; für diese dritte Gruppe wird ein Sonderregister bei der Handelskammer eingerichtet.
2. Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers
Als wirtschaftlicher Eigentümer gelten grundsätzlich die natürliche Person oder die natürlichen Personen, die letztendlich direkte oder indirekte Eigentümer einer Gesellschaft oder Körperschaft sind oder welche diesbezüglich die Kontrolle ausüben. Abhängig von der Rechtsform werden unterschiedliche Verfahren zur Bestimmung des wirtschaftlichen Eigentümers vorgesehen:
2.1 Bei Kapitalgesellschaften zählt als wirtschaftlicher Eigentümer jede natürliche Person (oder die Personen), die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25% des Gesellschaftskapitals hält, mehr als 25% der Stimmrechte beherrscht oder auf vergleichbare Weise die Kontrolle über das Unternehmen ausübt (z. B. aufgrund vertraglicher Vereinbarungen, welche den wesentlichen Einfluss und die Beherrschung ermöglichen). Konkret handelt es sich um die natürliche Person (oder die natürlichen Personen), welche mindestens eine der folgenden Eigenschaften besitzt:
- direktes Eigentum von mehr als 25% des Gesellschaftskapitals,
- indirektes Eigentum von mehr als 25% des Gesellschaftskapitals, wenn das Eigentum über Tochtergesellschaften, Treuhandgesellschaften oder über Vermittler gehalten wird.
Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, wird der wirtschaftliche Eigentümer unter Berücksichtigung folgender Anforderungen in der nachstehenden Reihenfolge ermittelt:
- Kontrolle über eine Mehrheit oder eine anderweitig beherrschende Anzahl von Stimmen in der ordentlichen Gesellschafterversammlung,
- das Bestehen besonderer vertraglicher Vereinbarungen, welche die Ausübung eines wesentlichen Einflusses ermöglichen.
Ist eine Zuordnung auch nach diesen Kriterien nicht möglich, ist der wirtschaftliche Eigentümer die natürliche Person (oder natürlichen Personen) mit Verwaltungs- oder Geschäftsführungsbefugnissen.
Sonderregelungen bestehen u. a. bei Fruchtgenuss und Miteigentum auf Gesellschaftsanteilen: - Bekanntlich steht dem Fruchtnießer das Stimmrecht zu, soweit mit dem nackten Eigentümer nichts anders vereinbart worden ist. Die anderen Verwaltungsrechte in Verbindung mit den Aktien und Anteilen stehen beiden zu. Entsprechend empfehlen die Anleitungen, sowohl den Fruchtnießer als auch den nackten Eigentümer zu melden, wenn die Beteiligung mehr als 25 % des Gesellschaftskapitals ausmacht.
- Bei Miteigentum mit einem beherrschenden Miteigentümer (z. B. Miteigentum 40%/30%/30%) ist dieser zu melden; bei Miteigentum mit gleichwertigen Eigentümern (z. B. Quote im ungeteilten Eigentum von 3 Geschwistern) sind alle Miteigentümer zu melden, immer sofern in Summe die Schwelle von 25% überschritten wird.
2.2 Bei sonstigen juristischen Personen des Privatrechts hingegen wird bei der Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers aufdie natürliche Person (oder die natürlichen Personen) abgestellt, die mindestens eine der folgenden Funktionen innehat:
- Gründer, falls am Leben,
- Begünstigter oder
- Inhaber von Vertretungs-, Geschäftsführungs- und Verwaltungsbefugnissen.
Die Gründer, die Begünstigten und die Inhaber von Vertretungs-, Geschäftsführungs- und Verwaltungsbefugnissen gelten als wirtschaftliche Eigentümer der juristischen Person und müssen daher dem Handelsregister gemeldet werden. Umgekehrt ist laut Unioncamere davon auszugehen, dass die natürliche Person, die zwar das Amt eines Verwalters einnehmen, selbst aber keine Leitungsbefugnisse innerhaben und auch nicht Gründer oder Begünstigte der juristischen Person sind, nicht als wirtschaftliche Eigentümer zu melden sind.
2.3 Bei Trusts und ähnlichen Rechtsvereinbarungen hingegen ist der wirtschaftliche Eigentümerdie natürliche Person, die eine der folgenden Rollen innehat:
- Treugeber,
- Treuhänder,
- Überwachungsorgan,
- Begünstigter oder
- Person, die den Trust oder die in den Trust über direktes oder indirektes Eigentum oder auf andere Weise zugeführten Vermögenswerte kontrolliert.
3. Meldepflichtiger
Die Meldung des oder der wirtschaftlichen Eigentümer muss vom gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft (in der Regel der Vorsitzende des Verwaltungsrates oder der Alleinverwalter) oder der juristischen Person unter der eigenen Verantwortung durchgeführt werden. Es handelt sich dabei um eine Eigenerklärung, die im Falle von Falsch- oder unvollständiger Erklärung strafrechtlich geahndet wird.
4. Zu meldende Daten
Die meldepflichtigen Informationen des wirtschaftlichen Eigentümers sind im Wesentlichen folgende: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeit und Steuernummer. Bei den Gesellschaften sind die Firma, der Rechts- und der Verwaltungssitz, die PEC-Adresse, die Höhe der Beteiligung des wirtschaftlichen Eigentümers oder die Form der Kontrolle oder der gesetzlichen Vertretung anzugeben.
5. Verfahren zur Abgabe der Meldung
Die Meldung selbst ist nur mit elektronischer Post und digitaler Unterschrift über den Vordruck „TE“ zu erstellen und zu verschicken. Man benötigt dazu ein „Telemaco“-Konto (eine Plattform der Handelskammern), die digitale Unterschrift, die Software „Dire“ für die digitale Erstellung und Versendung des vorgenannten Vordrucks (oder eine andere Marktlösung), die vom Webservice der Handelskammern unentgeltlich bereitgestellt wird, und schließlich eine zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC). Die digitale Signierung muss vom gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft selbst durchgeführt werden, und es ist nicht etwa die Delegierung an einen Wirtschaftsberater möglich. Die elektronische Erstellung und Versendung hingegen können auch von einem Steuerberater oder einer anderen befugten Person vorgenommen werden. Die Handelskammer Bozen hat einen eigenen Leitfaden zum Ausfüllen der Meldung erstellt, welchen wir diesem Rundschreiben beilegen.
Hinweis: Wir bitten rechtzeitig zu überprüfen, dass die gesetzlichen Vertreter der meldepflichtigen Gesellschaften und Körperschaften über eine aktive digitale Unterschrift verfügen. Bei Abfassung und nachfolgendem Versand der Meldung sind wir gerne behilflich!
Zuständig ist übrigens jenes Handelsregister, in dessen Einzugsgebiet das Unternehmen und die juristische Person des Privatrechts ihren Sitz haben bzw. wo der Trust gegründet wurde. Nur im Fall von Trusts (oder ähnlichen Einrichtungen) mit Sitz in Italien, die jedoch im Ausland gegründet wurden, ist die Handelskammer in Rom (Clearingstelle) zuständig. Bei treuhänderischen Aufträgen ist jene Provinz zuständig, in der die Treuhandgesellschaft, auf die sich der Auftrag bezieht, ihren Sitz hat.
Für die Meldung des wirtschaftlichen Eigentümers ist keine Stempelsteuer geschuldet. Geschuldet sind hingegen die Sekretariatsgebühren, die laut MD vom 20. April 2023 30 € betragen. Es sei daran erinnert, dass die Zahlung der Sekretariatsgebühren Voraussetzung für die Zulässigkeit des Antrags ist
Wie oben erwähnt, erfolgt die Meldung grundsätzlich als Eigenerklärung, und es sind keine Unterlagen zum Nachweis des wirtschaftlichen Eigentums zu hinterlegen. Diese Dokumentation muss aber von den Verwaltern sorgfältig aufbewahrt werden, damit sie diese den Ämtern des Handelsregisters auf Anfrage übermitteln können.
6. Termin für erste Meldung und spätere Änderungen
Wie eingangs aufgezeigt, ist der letzte Termin für die erste Meldung Montag, der 11. Dezember 2023.
Unternehmen, welche nach dem 6. Oktober 2023 gegründet werden, müssen der Verpflichtung innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Eintragung in die jeweiligen Register, oder im Falle von Trusts und ähnlichen Rechtseinrichtungen, nach ihrer Gründung, nachkommen.
Bei jeder zukünftigen Änderung des wirtschaftlichen Eigentümers (beispielsweise infolge des Eintritts eines neuen Gesellschafters mit einer Beteiligung am Gesellschaftskapital von über 25%; bei Ernennung eines neuen Verwalters einer juristischen Person des Privatrechts; Änderung der Begünstigten des Trusts usw.) muss ein neuer elektronischer Vordruck TE an das Amt des zuständigen Handelsregisters übermittelt werden. Bei Änderung des wirtschaftlichen Eigentümers beträgt die Einreichfrist für die aktualisierte Meldung 30 Tage ab Datum der Urkunde. Muss die Urkunde, welche die Änderung bewirkt, veröffentlicht werden und ist die sogenannte Eintragung mit rechtsbegründendem oder teils rechtsbegründendem Charakter vorgesehen, läuft die Frist von 30 Tagen ab erfolgter Eintragung im Register.
Unabhängig von jeder Änderung müssen die bereits genannten Gesellschaften, juristischen Personen des Privatrechts sowie die Trusts und ähnlichen Einrichtungen ihre wirtschaftlichen Eigentümer periodisch melden, auch wenn im Vergleich zur vorhergehenden Meldung keine Änderungen eingetreten sind. Die Meldung muss innerhalb von 12 Monaten ab der letzten Meldung durchgeführt werden. Unternehmen können die Meldung unter Beachtung der Höchstfrist von zwölf Monaten ab der letzten Meldung auch gleichzeitig mit der jährlichen Hinterlegung des Jahresabschlusses im zuständigen Handelsregister vornehmen.
7. Strafen
Die Nichtangabe des wirtschaftlichen Eigentümers innerhalb der aufgezeigten Fristen wird mit einer Verwaltungsstrafe zwischen 103 Euro und 1.032 Euro geahndet, wobei sie auf ein Drittel reduziert wird, wenn die Meldung innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der ursprünglichen Frist erfolgt.
8. Einsichtnahme
Das vom Handelsregister geführte Transparenzregister ist grundsätzlich
öffentlich und berechtigt auch Dritte (gegen Entrichtung einer entsprechenden
Gebühr) zur Einsichtnahme. Soweit der wirtschaftliche Eigentümer gewichtige
Gründe nennen kann (Angst vor Entführung, Erpressung usw.), ist es allerdings
auch möglich, die Einsichtnahme Dritter zu beschränken. Wie diese Umstände zu
begründen sind, wird sicher in den nächsten Wochen geklärt werden.
Hinweis: Wir empfehlen, die hier vom Gesetz gebotenen Möglichkeiten
auszuschöpfen.
Für weitere Informationen stehen wir gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Josef Vieider
Anlagen:
- Leitfaden der Handelskammer Bozen zum Ausfüllen des Meldevordrucks
