Fakturierung zum Jahresende – Gutschriften bei Insolvenzverfahren – Erweitertes Kassaprinzip

Bei der Fakturierung und insbesondere beim Vorsteuerabzug auf Eingangsrechnungen sind zum Jahresende wieder einige Besonderheiten zu beachten. Diese haben sich im Vergleich zum Vorjahr zwar nicht verändert, die genaue Beachtung stellt trotzdem immer wieder eine Herausforderung für die Buchhaltung dar. Erinnern möchten wir Sie zudem an die Besonderheiten zum erweiterten Kassaprinzip.

1. Fakturierung zum Jahresende:

Die geltenden Regelungen über die elektronische Fakturierung und über den Vorsteuerabzug bringen zum Jahresende wieder einige Besonderheiten. Dabei ist insbesondere folgender Grundsatz zu beachten: Als Ausstellungsdatum einer elektronischen Rechnung gilt jenes Datum, zu welchem die Rechnung auf die SdI-Plattform hochgeladen wird. Besonderheiten gelten zum Jahresende aber – wie bereits in den letzten Jahren - mit Bezug auf den Vorsteuerabzug für Eingangsrechnungen. Nachstehend ein Überblick:

Ausgangsrechnungen zum Jahresende:

Die Regelungen haben sich im Vergleich zum Vorjahr nicht geändert; zu beachten ist allerdings, dass seit 1. Juli 2022 auch Unternehmen und Freiberufler mit Pauschalsystem zur elektronischen Rechnung verpflichtet sind und daher die nachstehenden Termine erstmals peinlichst zu beachten haben. Hier ist zunächst daran zu erinnern, dass Rechnungen für Dienstleistungen spätestens zum Zeitpunkt der Zahlung und Rechnungen für Lieferungen grundsätzlich spätestens bei der Übergabe der Waren auszustellen sind, soweit nicht bereits zuvor die Zahlung erfolgt ist. Dabei gilt seit Einführung der elektronischen Rechnung aber eine Erleichterung: Die Rechnung selbst kann innerhalb der darauffolgenden 12 Tage ausgestellt und versandt werden, muss dann aber getrennt das Datum des Geschäftsvorfalles enthalten; zur Erinnerung: Früher mussten Rechnungen innerhalb von 24.00 Uhr des Tages der Umsatztätigung erstellt werden, nur mit dem wesentlichen Unterschied, dass Verspätungen bei einer entsprechenden Rückdatierung nicht feststellbar waren. Bei Lieferungen, welche allerdings über Begleitdokumente belegt sind, kann auch eine monatliche Sammelrechnung als „aufgeschobene Rechnung“ ausgestellt werden; diese Sammelrechnung, die theoretisch auch nur eine einzige dokumentierte Lieferung betreffen kann, muss spätestens innerhalb des 15. des Folgemonats erfolgen, wobei die MwSt allerdings in der Abrechnung für den Monat der Lieferung zu berücksichtigen ist.

Diese Fristen sind peinlichst zu beachten, zumal die Schonfristen für ausgesetzte und reduzierte Verwaltungsstrafen durchwegs verfallen sind. Darauf hat die Agentur der Einnahmen zuletzt mit Antwort Nr. 528 vom 16. Dezember 2019 aufmerksam gemacht. In der Praxis ergeben sich zum Jahreswechsel folgende Fälle:

• Wurde eine Dienstleistung z. B. am 16. Dezember 2022 bezahlt, so muss die Rechnung mit „Datum des Geschäftsvorfalles“ 16.12.2022 ausgestellt werden, und zwar spätestens innerhalb von 12 Tagen ab genanntem Datum, also mit 28.12.22, und dieses Datum markiert auch die Fälligkeit, zu welcher die Rechnung über die SDI-Plattform verschickt werden muss.
• Die gleichen Fristen gelten auch bei sofortiger Fakturierung von Lieferungen.
• Wird die Rechnung für eine Dienstleistung, welche noch nicht bezahlt ist, aus verwaltungstechnischen Gründen - wie allgemein üblich - mit 31. Dezember 2022 (Ausstellungsdatum 31.12.2022) ausgestellt, so muss sie spätestens innerhalb von 12 Tagen, also innerhalb 12.Jänner 2023 über die Plattform verschickt werden, und die entsprechende MwSt ist im Dezember 2021 zu berücksichtigen.
• Wird eine Rechnung für Lieferungen des Monats Dezember, welche mit Transportdokumenten belegt sind, als „aufgeschobene“ (Sammel-)Rechnung erstellt, so ist als Ausstellungsdatum entweder das Datum der letzten Lieferung anzugeben, oder als Ausstellungsdatum kann auch der Letzte des Monats (in diesem Sinne Antwort Nr. 389 vom 24. Sept. 2019) angeführt werden. Im Sonderfall dieser aufgeschobenen Fakturierung darf der Versand der Rechnung auch erst innerhalb 15. Jänner 2023 erfolgen. Die entsprechende MwSt dieser Sammelrechnung muss ebenfalls in der Abrechnung für Dezember am 16. Jänner 2023 berücksichtigt werden.

Eingangsrechnungen und Vorsteuerabzug zum Jahreswechsel:

Hier ist daran zu erinnern, dass zum Jahresende die vorgesehene jährliche Datumssperre der MwSt-Jahreserklärung zu beachten ist, die aufgrund der elektronischen Fakturierung genau überprüfbar ist. Daraus folgt:

• Eine Rechnung mit Ausstellungsdatum 2022, die vom Lieferanten erst 2023 über das SDI-Portal verschickt worden ist und welche daher erst 2023 eintrifft, darf erst 2023 im Register der Eingangsrechnungen verbucht werden, und die Vorsteuer ist erst 2023 absetzbar. Es ist demnach nicht zulässig, für eine am 2. Jänner 2023 verschickte Rechnung die Vorsteuer noch in der Dezemberabrechnung abzuziehen, auch wenn die Lieferung oder Leistung noch im Dezember erfolgt sind und auch wenn der Aussteller die MwSt noch mit der Dezemberabrechnung einzahlen muss.
  Beispiel 1: Rechnungserteilung am 30.12.2022 und Eingang der Rechnung am 30.12.2022: Abzug der Vorsteuer im Dezember 2022
  Beispiel 2: Rechnungserteilung am 30.12.2022 und Eingang der Rechnung über das SDI-Portal am 3. Jänner 2023: Vorsteuerabzug im Jänner 2023
• Umständlicher ist aber der nächste Fall: Für eine Rechnung mit Ausstellungsdatum 2022, die auch noch 2022 korrekt elektronisch eintrifft, aber aus verwaltungstechnischen Gründen (z. B., weil sie noch vom Einkauf überprüft werden muss) erst im Jänner oder Februar 2023 aufgezeichnet wird, darf die Vorsteuer nicht im Monat der Aufzeichnung (z. B. Jänner oder Februar) abgezogen werden, sondern einzig in der MwSt-Jahreserklärung für 2022.
  Bei Monatsabrechnern ist daher in der Praxis eine 13. MwSt-Abrechnung zu erstellen. Abhängig von der Software kann es notwendig sein, für diese Rechnungen ein eigenes MwSt-Register anzulegen, um eine klare Trennung bei der MwSt-Abrechnung zu erreichen. Auf jeden Fall führen diese Rechnungen zu einer Abweichung zwischen der Monatsabrechnung Dezember und der MwSt-Jahreserklärung.
• Wird die Aufzeichnung einer 2022 ausgestellten und versandten Rechnung aus irgendwelchen Gründen erst nach Abgabe der MwSt-Jahreserklärung für 2022 im April 2023 verbucht, so ist die Vorsteuer aufgrund des Neutralitätsgrundsatzes der MwSt zwar nicht verloren, es ist allerdings notwendig, für das Jahr 2022 eine neue MwSt-Jahreserklärung abzugeben und in dieser die entsprechende Vorsteuer einzurechnen. Dies bereitet insbesondere dann Probleme, wenn die MwSt-Erklärung frühzeitig in den ersten Februartagen wegen eines zurückzufordernden Guthabens abgegeben wird und dann nachträglich nochmals korrigiert werden muss.
  Für die zum Jahresende erhaltenen Rechnungen ergeben sich somit für Monatsabrechner folgende Fälle:

Ausschlaggebend ist in diesem Zusammenhang nicht das auf der Rechnung angeführte Datum, sondern das Ausstellungsdatum, das sich aus der Versendung an die SdI-Plattform ergibt und das eigentliche Rechnungsdatum darstellt.

Ausschlaggebend ist in diesem Zusammenhang nicht das auf der Rechnung angeführte Datum, sondern das Ausstellungsdatum, das sich aus der Versendung an die SdI-Plattform ergibt und das eigentliche Rechnungsdatum darstellt.

Reverse charge Ausland

Bei Rechnungen, welche im Sinne des Reverse Charge zu ergänzen sind, zählt das Eingangsdatum der Rechnung, und hier gelten keine Sonderregelungen zum Jahreswechsel: Demnach gilt die allgemeine Bestimmung laut Art. 47 G.V. 331/1993, wonach solche Rechnungen spätestens innerhalb des 15. des auf den Erhalt folgenden Monats (aber immer mit Bezug auf den Monat des Erhalts) zu ergänzen und zu verbuchen sind. Alle im Dezember 2022 erhaltenen Rechnungen sind also in der MwSt-Abrechnung für Dezember 2022 zu berücksichtigen; im Jänner erhaltene Rechnungen fließen in die Abrechnung für Jänner 2023 ein.

Fakturierung gemischte Nutzung Fahrzeuge

Soweit Lohnabhängigen und freien Mitarbeitern Pkws gegen Entgelt (Mietvertrag) zur gemischten Nutzung überlassen werden, müssen hierfür Sachentlohnungen berechnet werden. Und in diesem Zusammenhang erinnern wir daran, dass die entsprechende Rechnung spätestens innerhalb 31.12.2022 ausgestellt werden muss. Was die Zahlung anbelangt, so darf in Ermangelung amtlicher Anweisungen davon ausgegangen werden, dass auch hier das erweiterte Kassaprinzip gilt (also Zahlung bis zum 12. Jänner 2023).

2. Ausstellung von Gutschriften mit MwSt für uneinbringliche Forderungen

Wir erinnern daran, dass sich die Bestimmungen über die Ausstellung von Gutschriften auf uneinbringliche Forderungen durch die G.V. Nr. 73/2021 mit Wirkung 26. Mai 2021 grundlegend geändert haben, und die Agentur der Einnahmen hat diese Reform kurz vor Jahresende mit Rundschreiben Nr. 20/2021 vom 29. Dezember 2021 erläutert.

Die Reform gilt nur für ab 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren. Für zuvor eröffnete Verfahren gilt, dass Gutschriften mit MwSt im Sinne von Art. 26 MwStG bei Insolvenzverfahren i. d. R. ab dem Datum des endgültigen Abschlusses des Verfahrens ausgestellt werden dürfen. Letzter Termin für die Ausstellung solcher Gutschriften ist die Fälligkeit der MwSt-Jahreserklärung jenes Jahres, in welchem das Recht zur Ausstellung der Gutschrift eingetreten ist. Soweit also im Jahr 2022 Konkursverfahren abgeschlossen worden sind, dürfen noch bis zum 30. April 2023 die entsprechenden Gutschriften erstellt werden.

Für ab dem 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren hingegen gilt die neue Regelung. Hier darf eine Gutschrift für die MwSt bereits bei Eröffnung des Konkursverfahrens ausgestellt werden. Die Berichtigung der Steuer muss nicht von der Masseverwaltung berücksichtigt werden. Der Gläubiger muss allerdings peinlichst die Steuerperiode beachten, in welcher der Anspruch auf die Berichtigung entsteht. Hier entsprechend die relevanten Bezugsdaten für ab 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren:

• Datum des Urteils über die Eröffnung eines Konkursverfahrens,
• Datum der Verordnung über die Zulassung zu einem gerichtlichen Vergleichsverfahren („concordato preventivo“),
• Datum der Verordnung über ein kontrolliertes Liquidationsverfahren (bei Genossenschaften),
• Datum der Homoligierung eines Umschuldungsverfahrens (Art. 182-bis RD Nr. 267/1942),
• Datum der Veröffentlichung im Handelsregister des geprüften Umschuldungsplanes bei Verfahren im Sinne von Art. 67 Abs. 3 Buchst. d RD Nr. 267/1942 bzw.
• Datum der Verordnung über ein Verfahren zur außerordentlichen Verwaltung bei Großunternehmen.

Aus der Auflistung ist ersichtlich, dass bei Konkursverfahren, gerichtlichen Vergleichsverfahren und der außerordentlichen Verwaltung von Großunternehmen sowie bei kontrollierten Liquidationsverfahren der Zeitpunkt der Gutschrift auf die Eröffnung des jeweiligen Verfahrens vorverlegt worden ist. Aber Vorsicht: Bei den oben aufgezeigten Umschuldungsverfahren und auch bei individuellen gerichtlichen Eintreibungsverfahren wird weiterhin auf die Beendigung des Verfahrens bzw. auf den erfolglosen Ausgang des Eintreibungsverfahrens abgestellt.

Dort, wo der Zeitpunkt vorverlegt worden ist, darf für ab dem 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren bereits im Monat der Eröffnung die Gutschrift ausgestellt werden; für im Jahr 2022 eröffnete Verfahren hat man noch bis zum 30. April 2023 Zeit. Versäumt man es aber, bis dahin die Gutschrift mit MwSt auszustellen, ist die Steuer unwiderruflich verloren.

Dazu auch die Anleitungen im Rundschreiben Nr. 20/E vom 29. Dezember 2021: Wer die Gutschrift für ein 2022 eröffnetes Verfahren bereits ausgestellt hat, muss sie in der jeweiligen Abrechnungsperiode verbuchen, wer sie hingegen in den ersten 4 Monaten 2023 ausstellt, kann die MwSt alternativ in der jeweiligen Monats- oder Quartalsabrechnung oder aber auch erst in der MwSt-Jahreserklärung für 2023 im April 2024 in Abzug bringen.

Und noch eine wichtige Klarstellung ist im vorgenannten Rundschreiben enthalten: Für die Ausstellung einer Gutschrift mit MwSt ist es nicht mehr notwendig, dass sich der Gläubiger selbst in das Konkursverfahren eingelassen hat (sog. „insinuazione al passivo“); bekanntlich ist insbesondere bei aussichtslosen Verfahren diese Einlassung aus Kostenüberlegungen oft unterblieben, mit der Folge, dass die Agentur der Einnahmen es als unzulässig erklärt hat, in diesen Fällen Gutschriften für die verlorene MwSt auszustellen. Diese restriktive Auslegung wird nun von der Agentur selbst als überholt erklärt; es darf angenommen werden, dass die Lockerung auch für Verfahren gilt, die vor dem 26. Mai 2021 eröffnet worden sind.

3. Erweitertes Kassaprinzip und Geschäftsführervergütungen 2022 (Zahlung innerhalb 12. Jänner 2023)

Die Vergütungen an Lohnabhängige und diesen Vergütungen gleichgestellte Einkünfte für das Jahr 2022 müssen bis spätestens 12. Jänner 2023 ausgezahlt werden, um sie noch der Steuerperiode 2022 zuordnen sowie in den entsprechenden Lohnsteuerbescheinigungen (CU) und Steuererklärungen (ehemals Vordr. 770) für 2022 erfassen zu können. Die Vergütungen für freie Mitarbeit, insbesondere jene an die Mitglieder des Verwaltungsrates, sind für Steuerzwecke als Aufwendungen noch im Jahr 2022 abzugsfähig, wenn sie bis zum 12. Jänner 2023, ausgezahlt werden. Es bleibt daran zu erinnern, dass dieses erweiterte Kassaprinzip für Verwaltungsräte mit eigener MwSt-Position nicht gilt: Verwaltungsräte, welche die Vergütungen in Rechnung stellen, mussten innerhalb 31. Dezember 2022 bezahlt werden, damit der Abzug noch im Geschäftsjahr zulässig ist. In diesem Zusammenhang ergibt sich heuer eine Besonderheit: Auch die nicht steuerbaren Erstattungen von Strom- und Gasrechnungen u. ä. (siehe hierzu unsere vorhergehenden Mitteilungen) im Höchstbetrag von 3.000 Euro an Mitarbeiter und Lohnabhängige können noch bis zum 12. Jänner 2023 ausgezahlt werden.

An dieser Stelle auch nochmals zur Erinnerung: Vergütungen an Verwaltungsräte von Gesellschaften müssen mit einem Beschluss der Gesellschafterversammlung festgelegt worden sein!

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Josef Vieider