Hinweise zum Jahresende 2024

Nachstehend einige Hinweise für Verwaltung und Buchhaltung zum Jahresende:

1. Fakturierung zum Jahresende:

Bei der Fakturierung und insbesondere beim Vorsteuerabzug auf Eingangsrechnungen sind zum Jahresende wieder einige Besonderheiten zu beachten. Und entgegen allen Reformversprechen der letzten Zeit hat sich auch heuer nichts geändert, und es bleibt weiter kompliziert.

Die geltenden Regelungen über die elektronische Fakturierung und über den Vorsteuerabzug bringen zum Jahresende wieder einige Besonderheiten. Dabei ist insbesondere folgender Grundsatz zu beachten: Als Ausstellungsdatum einer elektronischen Rechnung gilt jenes Datum, zu welchem die Rechnung auf die SdI-Plattform hochgeladen wird. Besonderheiten gelten zum Jahresende aber – wie bereits in den letzten Jahren - mit Bezug auf den Vorsteuerabzug für Eingangsrechnungen.  Nachstehend ein Überblick:

1.1 Ausgangsrechnungen zum Jahresende:

Hier ist zunächst daran zu erinnern, dass Rechnungen für Dienstleistungen spätestens zum Zeitpunkt der Zahlung und Rechnungen für Lieferungen grundsätzlich spätestens bei der Übergabe der Waren auszustellen sind, soweit nicht bereits zuvor die Zahlung erfolgt ist. Dabei gilt seit Einführung der elektronischen Rechnung aber eine Erleichterung: Die Rechnung selbst kann innerhalb der darauffolgenden 12 Tage ausgestellt und versandt werden, muss dann aber getrennt das Datum des Geschäftsvorfalles enthalten; zur Erinnerung: Früher mussten Rechnungen innerhalb von 24.00 Uhr des Tages der Umsatztätigung erstellt werden, nur mit dem wesentlichen Unterschied, dass Verspätungen bei einer entsprechenden Rückdatierung nicht feststellbar waren. Bei Lieferungen, welche allerdings über Begleitdokumente belegt sind, kann auch eine monatliche Sammelrechnung als „aufgeschobene Rechnung“ ausgestellt werden; diese Sammelrechnung, die theoretisch auch nur eine einzige dokumentierte Lieferung betreffen kann, muss spätestens innerhalb des 15. des Folgemonats erfolgen, wobei die MwSt allerdings in der Abrechnung für den Monat der Lieferung zu berücksichtigen ist.

Diese Fristen sind peinlichst zu beachten, zumal die Schonfristen für ausgesetzte und reduzierte Verwaltungsstrafen durchwegs verfallen sind. Darauf hat die Agentur der Einnahmen zuletzt mit Antwort Nr. 528 vom 16. Dezember 2019 aufmerksam gemacht. In der Praxis ergeben sich zum Jahreswechsel folgende Fälle:

- Wird eine Dienstleistung z. B. am 16. Dezember 2024 bezahlt, so muss die Rechnung mit „Datum des Geschäftsvorfalles“ 16.12.2024 ausgestellt werden, und zwar spätestens innerhalb von 12 Tagen ab genanntem Datum, also mit 28.12.2024, und dieses Datum markiert auch die Fälligkeit, zu welcher die Rechnung über die SDI-Plattform verschickt werden muss.

- Die gleichen Fristen gelten auch bei sofortiger Fakturierung von Lieferungen.

- Wird die Rechnung für eine Dienstleistung, welche noch nicht bezahlt ist, aus verwaltungstechnischen Gründen - wie allgemein üblich - mit 31. Dezember 2024 (Ausstellungsdatum 31.12.2024) ausgestellt, so muss sie spätestens innerhalb von 12 Tagen, also innerhalb 12.Jänner 2025 (konkret 13. Jänner 2025 wegen des Feiertages) über die Plattform verschickt werden, und die entsprechende MwSt ist in der Abrechnung für Dezember 2024 zu berücksichtigen.

- Wird eine Rechnung für Lieferungen des Monats Dezember, welche mit Transportdokumenten belegt sind, als „aufgeschobene“ (Sammel-)Rechnung erstellt, so ist als Ausstellungsdatum entweder das Datum der letzten Lieferung anzugeben, oder als Ausstellungsdatum kann auch der Letzte des Monats (in diesem Sinne Antwort Nr.  389 vom 24. Sept. 2019) angeführt werden. Im Sonderfall dieser aufgeschobenen Fakturierung darf der Versand der Rechnung auch erst innerhalb 15. Jänner 2025 erfolgen. Die entsprechende MwSt dieser Sammelrechnung muss ebenfalls in der Abrechnung für Dezember 2024 am 16. Jänner 2025 berücksichtigt werden.

1.2 Eingangsrechnungen und Vorsteuerabzug zum Jahreswechsel: 

Hier ist daran zu erinnern, dass zum Jahresende die vorgesehene jährliche Datumssperreder MwSt-Jahreserklärung zu beachten ist, die aufgrund der elektronischen Fakturierung genau überprüfbar ist. Daraus folgt:

- Eine Rechnung mit Ausstellungsdatum 2024, die vom Lieferanten erst 2025 über das SDI-Portal verschickt wird und welche daher erst 2025 eintrifft, darf erst 2025 im Register der Eingangsrechnungen verbucht werden, und die Vorsteuer ist erst 2025 absetzbar. Es ist demnach nicht zulässig, für eine am 2. Jänner 2025 verschickte Rechnung die Vorsteuer noch in der Dezemberabrechnung abzuziehen, auch wenn die Lieferung oder Leistung noch im Dezember erfolgt sind und auch wenn der Aussteller die MwSt noch mit der Dezemberabrechnung einzahlen muss.

Beispiel 1: Rechnungserteilung am 31.12.2024 und Eingang der Rechnung am 31.12.2024: Abzug der Vorsteuer im Dezember 2024

Beispiel 2: Rechnungserteilung am 31.12.2024 und Eingang der Rechnung über das SDI-Portal am 3. Jänner 2025: Vorsteuerabzug im Jänner 2025

- Umständlicher ist aber der nächste Fall: Für eine Rechnung mit Ausstellungsdatum 2024, die auch noch 2024 korrekt elektronisch eintrifft, aber aus verwaltungstechnischen Gründen (z. B., weil sie noch vom Einkauf überprüft werden muss) erst im Jänner oder Februar 2025 aufgezeichnet wird, darf die Vorsteuer nicht im Monat der Aufzeichnung (z. B. Jänner oder Februar) abgezogen werden, sondern einzig in der MwSt-Jahreserklärung für 2024.

Bei Monatsabrechnern ist daher in der Praxis eine 13. MwSt-Abrechnung zu erstellen. Abhängig von der Software kann es notwendig sein, für diese Rechnungen ein eigenes MwSt-Register anzulegen, um eine klare Trennung bei der MwSt-Abrechnung zu erreichen. Auf jeden Fall führen diese Rechnungen zu einer Abweichung zwischen der Monatsabrechnung Dezember und der MwSt-Jahreserklärung.

- Wird die Aufzeichnung einer 2024 ausgestellten und versandten Rechnung aus irgendwelchen Gründen erst nach Abgabe der MwSt-Jahreserklärung für 2024 im April 2025 verbucht, so ist die Vorsteuer aufgrund des Neutralitätsgrundsatzes der MwSt zwar nicht verloren, es ist allerdings notwendig, für das Jahr 2024 eine neue MwSt-Jahreserklärung abzugeben und in dieser die entsprechende Vorsteuer einzurechnen. Dies bereitet insbesondere dann Probleme, wenn die MwSt-Erklärung frühzeitig in den ersten Februartagen wegen eines zurückzufordernden Guthabens abgegeben wird und dann nachträglich nochmals korrigiert, werden muss.

Für die zum Jahresende erhaltenen Rechnungen ergeben sich somit für Monatsabrechner folgende Fälle:

Ausschlaggebend ist in diesem Zusammenhang nicht das auf der Rechnung angeführte Datum, sondern das Ausstellungsdatum, das sich aus der Versendung an die SdI-Plattform ergibt und das eigentliche Rechnungsdatum darstellt.

Wichtig: Zum Jahresende sollte unbedingt geprüft werden, dass alle bis zum 31. Dezember 2024 eingegangenen Rechnungen auch noch in der Abrechnung für Dezember 2024 verbucht werden, denn ansonsten ist die Vorsteuer (siehe Fall 2 oben) erst in der MwSt-Jahreserklärung für 2024 im April 2025 absetzbar!

Gleichzeitig sollten wichtige Lieferanten eingeladen werden, ihre Dezember-Rechnungen nicht erst am Silverstertag zu versenden, sondern vielleicht einige Tage vorher, um noch den Erhalt im Jahr 2024 und den Vorsteuerabzug im Monat Dezember zu ermöglichen.

Reverse charge Ausland

Bei Rechnungen, welche im Sinne des Reverse Charge zu ergänzen sind, zählt das Eingangsdatum der Rechnung, und hier gelten keine Sonderregelungen zum Jahreswechsel: Demnach gilt die allgemeine Bestimmung laut Art. 47 G.V. 331/1993, wonach solche Rechnungen spätestens innerhalb des 15. des auf den Erhalt folgenden Monats (aber immer mit Bezug auf den Monat des Erhalts) zu ergänzen und zu verbuchen sind. Alle im Dezember 2024 erhaltenen Rechnungen sind also in der MwSt-Abrechnung für Dezember 2024 zu berücksichtigen; im Jänner erhaltene Rechnungen fließen in die Abrechnung für Jänner 2025 ein.

2. Ausstellung von Gutschriften mit MwSt für uneinbringliche Forderungen

Wir erinnern daran, dass sich die Bestimmungen über die Ausstellung von Gutschriften auf uneinbringliche Forderungen durch die G.V. Nr. 73/2021 mit Wirkung 26. Mai 2021 grundlegend geändert haben, und die Agentur der Einnahmen hat diese Reform kurz vor Jahresende mit Rundschreiben Nr. 20/2021 vom 29. Dezember 2021 erläutert.

Die Reform gilt nur für ab 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren. Für zuvor eröffnete Verfahren gilt, dass Gutschriften mit MwSt im Sinne von Art. 26 MwStG bei Insolvenzverfahren i. d. R. ab dem Datum des endgültigen Abschlusses des Verfahrens ausgestellt werden dürfen. Letzter Termin für die Ausstellung solcher Gutschriften ist die Fälligkeit der MwSt-Jahreserklärung jenes Jahres, in welchem das Recht zur Ausstellung der Gutschrift eingetreten ist. Soweit also im Jahr 2024 Konkursverfahren abgeschlossen worden sind, dürfen noch bis zum 30. April 2025 die entsprechenden Gutschriften erstellt werden.

Für ab dem 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren hingegen gilt die neue Regelung. Hier darf eine Gutschrift für die MwSt bereits bei Eröffnung des Konkursverfahrens ausgestellt werden. Die Berichtigung der Steuer muss nicht von der Masseverwaltung berücksichtigt werden. Der Gläubiger muss allerdings peinlichst die Steuerperiode beachten, in welcher der Anspruch auf die Berichtigung entsteht. Hier entsprechend die relevanten Bezugsdaten für ab 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren:

- Datum des Urteils über die Eröffnung eines Konkursverfahrens,

- Datum der Verordnung über die Zulassung zu einem gerichtlichen Vergleichsverfahren („concordato preventivo“),

- Datum der Verordnung über ein kontrolliertes Liquidationsverfahren (bei Genossenschaften),

- Datum der Homoligierung eines Umschuldungsverfahrens (Art. 182-bis RD Nr. 267/1942),

- Datum der Veröffentlichung im Handelsregister des geprüften Umschuldungsplanes bei Verfahren im Sinne von Art. 67 Abs. 3 Buchst. d RD Nr. 267/1942 bzw.

- Datum der Verordnung über ein Verfahren zur außerordentlichen Verwaltung bei Großunternehmen.

Aus der Auflistung ist ersichtlich, dass bei Konkursverfahren, gerichtlichen Vergleichsverfahren und der außerordentlichen Verwaltung von Großunternehmen sowie bei kontrollierten Liquidationsverfahren der Zeitpunkt der Gutschrift auf die Eröffnung des jeweiligen Verfahrens vorverlegt worden ist.

Aber Vorsicht: Bei den oben aufgezeigten Umschuldungsverfahren und auch bei individuellen gerichtlichen Eintreibungsverfahren wird weiterhin auf die Beendigung des Verfahrens bzw. auf den erfolglosen Ausgang des Eintreibungsverfahrens abgestellt.

Dort, wo der Zeitpunkt vorverlegt worden ist, darf für ab dem 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren bereits im Monat der Eröffnung die Gutschrift ausgestellt werden; für im Jahr 2023 eröffnete Verfahren, musste die Gutschrift spätestens bis zum 30. April 2024 ausgestellt werden; für im Jahr 2024 eröffnete Verfahren hat man Zeit bis zum 30. April 2025. Versäumt man es aber, bis dahin die Gutschrift mit MwSt auszustellen, ist die Steuer unwiderruflich verloren (dies hat die Agentur zuletzt mit Antwort Nr. 88 vom 8. April 2024 bestätigt).

Dazu auch die Anleitungen im Rundschreiben Nr. 20/E vom 29. Dezember 2021: Wer die Gutschrift für ein 2024 eröffnetes Verfahren bereits ausgestellt hat, muss sie in der jeweiligen Abrechnungsperiode verbuchen, wer sie hingegen in den ersten 4 Monaten 2025 ausstellt, kann die MwSt alternativ in der jeweiligen Monats- oder Quartalsabrechnung oder aber auch erst in der MwSt-Jahreserklärung für 2025 im April 2026 in Abzug bringen.

Und noch eine wichtige Klarstellung ist im vorgenannten Rundschreiben enthalten: Für die Ausstellung einer Gutschrift mit MwSt ist es nicht mehr notwendig, dass sich der Gläubiger selbst in das Konkursverfahren eingelassen hat (sog. „insinuazione al passivo“); bekanntlich ist insbesondere bei aussichtslosen Verfahren diese Einlassung aus Kostenüberlegungen oft unterblieben, mit der Folge, dass die Agentur der Einnahmen es als unzulässig erklärt hat, in diesen Fällen Gutschriften für die verlorene MwSt auszustellen.

Diese restriktive Auslegung wird nun von der Agentur selbst als überholt erklärt; es darf angenommen werden, dass die Lockerung auch für Verfahren gilt, die vor dem 26. Mai 2021 eröffnet worden sind.

Übrigens: Zu den Fristen dieser Gutschriften gibt es die Auslegung der Vereinigung der italienischen Wirtschafts- und Steuerberater (AIDC) mit Empfehlung Nr. 222 vom September 2023: Eine Gutschrift kann auch nach Ablauf eines Jahres ab Umsatztätigung ausgestellt werden, wenn Hintergrund für die Gutschrift nicht nur eine spätere Willensübereinkunft zwischen den Parteien ist, sondern ein (auch nur potenzielles) Streitverfahren, das im Wege eines Vergleichs geschlichtet wird. Liegt also eine solche Vergleichsvereinbarung vor, so ist diese Grundlage für eine Gutschrift mit Mehrwertsteuer auch nach Ablauf der Jahresfrist.

3. Erweitertes Kassaprinzip und Geschäftsführervergütungen 2024 (Zahlung innerhalb 12. Jänner 2025 – Achtung keine Verlängerung wegen Feiertag!)

Die Vergütungen an Lohnabhängige und diesen
Vergütungen gleichgestellte Einkünfte für das Jahr 2024 müssen bis spätestens 12. Jänner 2025ausgezahlt
werden, um sie noch der Steuerperiode 2024 zuordnen sowie in den entsprechenden
Lohnsteuerbescheinigungen (CU) und Steuererklärungen (ehemals Vordr. 770) für 2024
erfassen zu können. Die Vergütungen für freie Mitarbeit, insbesondere jene an
die Mitglieder des Verwaltungsrates,
sind für Steuerzwecke als Aufwendungen noch im Jahr 2024 abzugsfähig, wenn sie
bis zum 12. Jänner 2025, ausgezahlt
werden. Es bleibt daran zu erinnern, dass dieses erweiterte Kassaprinzip für Verwaltungsräte
mit eigener MwSt-Position nicht gilt: Verwaltungsräte, welche die Vergütungen
in Rechnung stellen, mussten innerhalb 31.
Dezember 2024 bezahlt werden, damit der Abzug noch im Geschäftsjahr
zulässig ist.

An dieser Stelle nochmals zur Erinnerung:
Vergütungen an Verwaltungsräte von Gesellschaften müssen mit einem Beschluss
der Gesellschafterversammlung festgelegt worden sein!

Wichtig: Die Agentur der Einnahmen hat in der Vergangenheit mehrfach bestätigt, dass das verlängerte Kassaprinzip infolge von Feiertagen NICHT verlängert wird. Entsprechend wird es i. d. R. notwendig sein, die aufgezeigten Zahlungen am Freitag, den 10. Jänner 2025 durchzuführen. Bitte dies bei der Planung der Weihnachtsferien berücksichtigen!

4. Fakturierung gemischte Nutzung Fahrzeuge

Soweit Lohnabhängigen und freien Mitarbeitern Pkws gegen Entgelt (Mietvertrag) zur gemischten Nutzung überlassen werden, müssen hierfür Sachentlohnungen berechnet werden. Und in diesem Zusammenhang erinnern wir daran, dass die entsprechende Rechnung spätestens innerhalb 31.12.2024 ausgestellt werden muss. Was die Zahlung anbelangt, so darf in Ermangelung amtlicher Anweisungen davon ausgegangen werden, dass auch hier das erweiterte Kassaprinzip gilt.

5. Verjährungsfristen

Der Grundsatz lautet: Für 2018 waren die diversen Steuererklärungen im Jahr 2019 abzugeben, und mit 31. Dezember 2024 verjähren etwaige Verfehlungen im Jahr 2018. Hier aber die Ausnahmen:

- Wurde für das Geschäftsjahr nachträglich eine Ergänzungsmeldung abgegeben, unabhängig ob zugunsten oder zulasten des Steuerzahlers, so laufen die Verjährungsfristen ab dem Abgabedatum dieser Meldung.

- Trotz mehrerer gegenteiligen Urteile ist die Agentur der Einnahmen zudem immer noch der Auffassung, dass sie für die Zustellung von Bescheiden eine verlängerte Frist von 85 Tagen hätte und somit bis zum 26. März 2025 Feststellungsbescheide für 2018 erlassen könnte.

- Wurde für die Steuerperiode keine Erklärung abgegeben, so verlängern sich automatisch die Verjährungsfristen: Mit Jahresende verjährt in diesem Fall erst die Steuerperiode 2016, und das Jahr 2018 wird ohne Steuererklärung erst zum 31.12.2026 verjähren.

- Soweit dem Steuerpflichtigen in den letzten Monaten des Jahres ein Abfindungsvorschlag für das Jahr 2018 zugestellt wird, verlängern sich die Verjährungsfristen um 120 Tage.

- Unternehmen und Freiberufler, welche die Verpflichtung eingegangen sind, alle Zahlungen über 500 Euro ausschließlich über Banküberweisungen und Kreditkarten zu leisten sowie die Geschäftsvorfälle über elektronische Rechnungen und Belege mit elektronischer Archivierung abzuwickeln und die Tageseinnahmen elektronisch der Einnahmenagentur mitzuteilen, haben Anrecht auf eine Verkürzung der Verjährungsfristen um 2 Jahre. Verlangt wird, dass das Vorhandensein der vorgenannten Voraussetzungen eigens in der Steuererklärung im Vordruck RS mitgeteilt wird.

- Steuerpflichtige, welche den ISA-Kennzahlen unterliegen und dort zumindest die Note 8 erhielten, kommen in den Genuss einer Verkürzung der Verjährungsfrist von 1 Jahr; mit Jahresende verjährt also grundsätzlich das Steuerjahr 2019.

6. Versand der Absichtserklärungen für Einkauf ohne Mehrwertsteuer

Nachhaltige Exporteure können bekanntlich unter Aussetzung der Mehrwertsteuer Lieferungen und Leistungen einkaufen. Notwendig ist hierfür die Übermittlung einer sog. Absichtserklärung vor Durchführung des entsprechenden Umsatzes. Wer also diesen Status beibehalten will, muss dem jeweiligen Lieferanten möglichst frühzeitig eine solche Erklärung schicken.

7. Verminderte Quellensteuer für Vertreter

Vertreter und Vermittler, welche im Jahr 2025 in den Genuss einer verminderten Quellensteuer (23% auf 20% anstatt auf 50%) kommen wollen, weil sie selbst Mitarbeiter beschäftigen, müssen innerhalb Jahresende einen entsprechenden Antrag an ihren Auftraggeber stellen. Hier ist aber daran zu erinnern, dass in den Vorjahren eingereichte Anträge weiterhin aufrecht bleiben, soweit die Voraussetzungen weiterhin bestehen.

8. Frist für säumige Steuerzahler: 31. Dezember 2024

Etwaige verfallene Steuerzahlungen der Steuerperiode 2022 können noch bis zum 31. Dezember 2024 nachgeholt werden, sollen strafrechtliche Folgen der Nichtzahlung unterbleiben. Die entsprechenden Fristen sind bekanntlich mit D.Lgs. Nr. 87/2024 im letzten Sommer verlängert worden. Konkret geht es um MwSt-Schulden aus dem Jahr 2022 von mehr als 250.000 Euro und um Steuereinbehalte des genannten Jahres von mehr als 150.000 Euro, die bei Nichtzahlung innerhalb Jahresende auch mit Haft zwischen 6 Monaten und 2 Jahren geahndet werden können. Soweit die notwendigen Mittel fehlen, sollte innerhalb genannter Frist zumindest 1/20 der Steuerschuld entrichtet werden, um strafrechtliche Konsequenzen abzuwenden.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Josef Vieider