Die Neuerung ist in Art. 1 Abs. 81 des am heutigen Tag endgültig genehmigten Haushaltsgesetzes für 2025 enthalten und wird in den nächsten Tagen im Amtsblatt veröffentlicht werden. Da sie gravierende Auswirkungen auf die Gestaltung der Aufwendungen für Unterkunft, Verpflegung und Reisekosten sowie für die Repräsentationsausgaben ab Jahresbeginn haben wird, hier eine Vorabmitteilung: Ab 1. Jänner 2025 (genauer: ab der Steuerperiode, welche nach dem 31. Dezember 2024 beginnt) sind Verpflegungskosten, Unterkunftskosten und Fahrtkosten (Taxi sowie Mietwagenunternehmer mit Fahrer) sowie Repräsentationsausgaben nur noch steuerlich anerkannt, wenn sie mit Bank- oder Postüberweisung oder anderen nachvollziehbaren Zahlungsmitten (z. B. Kreditkarte oder Debitkarte) beglichen worden sind. Umgekehrt: In bar bezahlte Hotel- und Gasthausrechnungen und Belege von Personenbeförderern sind für Steuerzwecke nicht mehr anerkannt. Hier die Details:
Im Rahmen der Unternehmenseinkünfte wird durch Einfügung von Abs. 3-bis in Art. 95 EESt geklärt, dass Aufwendungen für Unterkunft und Verpflegung sowie für Reisespesen, vor allem für Taxi und Mietwagen mit Fahrer (ausgenommen allerdings die öffentlichen Liniendienste) sowie die analytischen Erstattungen solcher Aufwendungen an die lohnabhängigen Mitarbeiter, aber auch an Freiberufler, nur noch dann steuerlich absetzbar sind, wenn sie mit den obgenannten nachvollziehbaren Zahlungsmitteln bezahlt worden sind. Im Umkehrschluss: Eine mit Bargeld bezahlte Gasthausrechnung ist nicht mehr absetzbar, und dies auch dann nicht, wenn sie von einem Mitarbeiter oder Freiberufler im Rahmen einer analytischen Spesenabrechnung zur Erstattung vorgelegt wird. Die Einschränkung gilt zweifelsohne auch für die vorgestreckten Spesen von Verwaltungsräten und anderen sog. freien Mitarbeitern.
Die gleiche Regelung wird auch für Freiberufler durch den neuen Abs. 6-ter in Art. 54 EESt getroffen, wenngleich man dort von Gasthausspesen, Ausgaben für die Verabreichung von Speisen und Getränken sowie von Reisespesen (auch hier mit Ausnahme der Liniendienste) spricht, und zwar einmal für die genannten Ausgaben, wenn sie analytisch dem Auftraggeber weiterbelastet werden, und weiters, wenn sie lohnabhängigen Mitarbeitern oder anderen Freiberuflern erstattet werden; immer wird die Zahlung mit nachvollziehbaren Zahlungsmitteln verlangt.
Und schließlich werden die Regeln über die Besteuerung der Lohneinkünfte in Art. 51 Abs. 5 EESt geändert. Dort wird festgelegt, dass analytische Erstattungen von Ausgaben für die Verpflegung, die Unterkunft und für Reisekosten außerhalb der Gemeinde (immer mit Ausnahme der Liniendienste) nur noch dann nicht der Lohnsteuer und den Sozialabgaben zu unterwerden sind, wenn sie mit den obgenannten Zahlungsmitteln beglichen worden sind.
Die Schlussfolgerung: Ab 1. Jänner 2025 dürfen Unterkunfts-, Verpflegungs- und Reisekosten nur noch mit den eingangs angeführten Zahlungsmitteln bezahlt werden, andernfalls sind sie im Rahmen der Gewinn- oder Überschussermittlung nicht absetzbar und stellen bei den Mitarbeitern, welche die Ausgaben vorgestreckt haben, steuerpflichtige Einkünfte dar.
Unverändert bleibt der bisherige Höchstbetrag für die Abzugsfähigkeit der Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung, und zwar 180,76 Euro pro Tag im Inland bzw. 258,23 Euro im Ausland. Dies gilt sowohl für die unselbstständigen Arbeitnehmer als auch für die gleichgestellten Verhältnisse (z. B. Verwalter).
Die Pflicht der bargeldlosen Zahlungen gilt schließlich auch für alle Repräsentationsausgaben der Unternehmen. Art. 108 EESt wird derart ergänzt, dass Repräsentationsausgaben, unabhängig von den anderen Anforderungen, nur steuerlich absetzbar sind, wenn sie anhand der obgenannten nachvollziehbaren Zahlungsmittel entrichtet werden.
Umgekehrt darf davon ausgegangen werden, dass Werbe- und Sponsorverträge vorerst von den Einschränkungen nicht betroffen sind.
Die Einschränkungen gelten für die ab 1. Jänner 2025 durchgeführten Erstattungen. Leider ist im vorliegenden Gesetzestext keine Übergangsregelung enthalten. Man kann nur hoffen, dass im Verwaltungswege nachträglich noch Kulanzregelungen vorgesehen werden, insbesondere was z. B. die Erstattung von Ausgaben der letzten Wochen im Jahr 2024 im Monat Jänner anbelangt. Solche müssen nach unserem Verständnis noch in die bisherige Regelung fallen. In Zweifelsfällen kann nur empfohlen werden, die Erstattung noch innerhalb 12. Jänner 2025 (verlängertes Kassaprinzip) zu tätigen. Auch sollte zumindest für die ersten Tage des neuen Jahres eine Übergangsregelung gelten, denn es wird kaum möglich sein, alle Mitarbeiter bereits am 2. Jänner mit Kredit- oder Debitkarten auszustatten.
In der Praxis ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eine Debit- oder Kreditkarte, ausgestellt auf ihren Namen, besitzen oder dass diese sich gegebenenfalls eine Prepaid-Karte besorgen. Den Spesenabrechnungen sind also zusätzlich zu den einzelnen Ausgabenbelegen auch die jeweiligen elektronischen Zahlungsbelege beizulegen. Konkret werden folgende Schritte notwendig sein:
- Abstimmung der neuen Regelungen mit Lohnabhängigen und Mitarbeitern,
- Umsetzung der neuen Zahlungsverfahren,
- angemessene Archivierung, um die korrekte Zahlung der jeweiligen Ausgaben nachweisen bzw. überprüfen zu können.
Bleibt noch zu ergänzen, dass die Neuregelung nicht für Spesenerstattungen bei Verwendung des eigenen Fahrzeuges durch den Mitarbeiter gilt, zumal dort ja nur pauschale km-Erstattungen zulässig sind. Übrigens: Auch diese werden mit Jahresbeginn völlig geändert. Darüber werden wir Sie aber im nächsten Jahr getrennt informieren.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Josef Vieider
