La novità è contenuta nell’art. 1, comma 81, della Legge Finanziaria 2025 approvata sabato 28 dicembre, e verrà pubblicata nei prossimi giorni sulla Gazzetta Ufficiale. Le conseguenze sono rilevanti e per tale motivo vi forniamo una prima informativa. A partire dal 1° gennaio 2025 – o meglio, a partire dal periodo di imposta che inizia dopo il 31 dicembre 2024 – le spese di trasferta (ristoranti, alberghi, taxi e simili) e le spese di rappresentanza (ad es. per inviti a pranzo di clienti) sono riconosciute fiscalmente soltanto se pagate tramite metodo tracciabile: bonifico bancario, carta di credito o debito, bancomat. Di converso, le spese pagate in contanti non sono rilevanti ai fini fiscali. Di seguito i dettagli.
Nell’ambito del reddito di impresa è stato aggiunto il comma 3-bis all’art 95 del TUIR, il quale stabilisce che le spese per vitto e alloggio, nonché per spese di viaggio, in particolare per taxi e noleggio auto con conducente (esclusi i trasporti di linea pubblici), ma anche i rimborsi analitici i dipendenti per spese analoghe, così come ai professionisti, sono deducibili dal reddito soltanto se sostenute con i suddetti metodi tracciabili. Quindi una fattura di un ristorante pagata in contanti non sarà più deducibile, nemmeno se presentata per il rimborso analitico da parte del dipendente (o da un professionista). Tale limitazione vale anche per i rimborsi spese degli amministratori di società e altri collaboratori coordinati e continuativi.
Le stesse regole valgono anche per i redditi di lavoro autonomo/per i professionisti: in questo senso è stato introdotto il comma 6-ter all’art. 54 del TUIR. Analogamente che per i redditi di impresa, le spese di cui sopra che vengono addebitate ai mandanti/clienti oppure che vengono rimborsate a dipendenti o altri professionisti devono essere pagate con metodi tracciabili, a pena di indeducibilità.
Infine, vengono modificate le norme sulla tassazione dei redditi da lavoro dipendente nell’art. 51, comma. Si stabilisce che i rimborsi per spese di vitto, alloggio e trasferta al di fuori del Comune (sempre esclusi i trasporti di linea pubblici) non sono tassabili, ovvero da assoggettare a ritenute e contributi, soltanto se pagati con le più volte citate modalità di pagamento tracciabili.
Ricapitolando: a partire (di norma) dal 1° gennaio 2025 le citate spese di trasferta dovranno essere pagate esclusivamente tramite mezzi di pagamento tracciabili, altrimenti ai fini fiscali non potranno essere portate in detrazione. Peraltro, rimangono invariati i limiti per le spese di vitto e alloggio in trasferta (180,76 Euro/giorno per trasferte in Italia, 258,23 Euro/giorno per l’estero); e ciò vale sia per i dipendenti che per gli equiparati (ad es. gli amministratori).
L’obbligo di pagamento tramite metodi tracciabili vale anche per le spese di rappresentanza in genere – restando invariati tutti gli altri presupposti e limiti – ed in questo senso è stato integrato l’art. 108 del TUIR. Al contrario, per le spese di pubblicità e sponsorizzazione non dovrebbero valere le limitazioni di cui sopra.
Come detto, la nuova norma vale per i rimborsi a partire dal periodo di imposta che inizia dopo il 31 dicembre 2024. Purtroppo, la legge non prevede norme transitorie, per cui si spera che venga applicata una certa tolleranza, in particolare per i rimborsi relativi alle ultime settimane/mesi del 2024, ai quali secondo la logica si dovrebbero applicare le vecchie norme. Uguale tolleranza dovrebbe essere applicata per i primi periodi del 2025, in quanto non sarà possibile dotare tutti i dipendenti di carte di credito o debito in pochi giorni (se non ne sono muniti).
Nella pratica sarà importante che i dipendenti dispongano perlomeno di una propria carta di credito o debito, o che si procurino una carta prepagata, con le quali sostengano le spese che si faranno rimborsare: ai rimborsi spese andrà quindi allegata anche la ricevuta di pagamento con la carta. In concreto si dovrá procedere come segue:
- Spiegare e concordare con dipendenti e collaboratori le nuove modalità di pagamento;
- Mettere in pratica le nuove procedure;
- Adottare un’archiviazione adeguata, per potere documentare e comprovare le corrette modalità di pagamento delle spese.
Resta da ricordare che le suddette limitazioni non si applicano ai rimborsi chilometrici ai dipendenti, in quanto trattasi di rimborsi a forfait. Peraltro, anche detti rimborsi chilometrici sono oggetto di modifiche che entrano in vigore con il nuovo anno e delle quali vi informeremo con una separata circolare.
Restiamo a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti o richieste di ulteriori informazioni.
Distinti saluti
Josef Vieider
