Il 28 febbraio 2023 scade il termine per alternativamente stampare la contabilità 2021 oppure per conservarla digitalmente a norma, e in quest’ultimo caso per apporre sia la firma digitale che la marca temporale, per rendere la documentazione digitale immodificabile. Nel senso delle ultime semplificazioni ci si può chiedere se la conservazione digitale a norma abbia ancora un senso, ma attenzione: le fatture elettroniche devono in ogni caso essere conservate digitalmente secondo le norme ed in tale caso ci si può avvalere gratuitamente del servizio dell’Agenzia delle Entrate.
Come giá comunicatovi, il decreto semplificazioni (DL 73/2022) ha disposto che tutta la documentazione contabile inserita su supporto elettronico vale come regolarmente tenuta e conservata se, in caso di verifica risulta regolarmente aggiornata e se a richiesta possa essere stampata in presenza dei verificatori in tempi rapidi. Ciò vale esplicitamente anche se la conservazione è sì su supporto elettronico, ma non sono state rispettate le regole per la conservazione elettronica, in quanto non è stato nominato il responsabile per la conservazione sostitutiva a norma, non è stato redatto il manuale della conservazione elettronica e non sono stati apposti firma digitale e marca temporale. L’Agenzia Entrate non si è espressa ufficialmente sulle novità introdotte con il citato decreto semplificazioni, ma l’interpretazione delle disposizioni non lascia dubbi e non dà spazio ad interpretazioni più restrittive.
Come già detto, le semplificazioni non valgono però per la conservazione digitale delle fatture elettroniche. Queste come noto sono inviate sulla piattaforma SDI e quindi sono già nella disponibilità dell’Agenzia Entrate. Ciononostante, devono comunque essere conservate elettronicamente a norma, a nulla valendo la stampa su carta in caso di verifica/richiesta. A tale scopo l’Agenzia stessa offre la conservazione elettronica delle fatture gratuitamente a norma di legge: presupposto necessario è la stipula di una convenzione con l’Agenzia stessa.
Suggerimento
- dal solo punto di vista fiscale allo stato attuale non è più consigliabile una conservazione digitale della contabilità: si corre il rischio di incorrere in errori e contestazioni e si irrigidisce il sistema contabile. È più conveniente una semplice archiviazione su supporto elettronico e in caso di verifica procedere ad una semplice stampa su carta, come previsto dal decreto semplificazioni citato sopra.
- indipendentemente dal tipo di conservazione della contabilità in generale – se in base alle stringenti norme sulla conservazione digitale dell’AgID o meno – conviene sfruttare per la conservazione delle fatture elettroniche il servizio dell’Agenzia Entrate. Si evitano così potenziali errori di tipo formale/procedurale nella procedura di conservazione stessa. In realtá si tratta di informazioni e documenti giá noti all’Agenzia che comunque non potrebbero essere più modificati.
Negli ultimi giorni abbiamo verificato tutte le posizioni dei nostri clienti e nei pochi casi in cui non vi era già una convenzione con l’Agenzia Entrate vi abbiamo contattati o vi contatteremo.
Restiamo a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti.
Cordiali saluti
Dott. Josef Vieider
