Archivierung elektronischer Rechnungen – Vorsicht bei abweichendem Geschäftsjahr
Zur Erinnerung: Die einschlägigen Bestimmungen über die elektronische Rechnungserteilung (insbesondere an öffentliche Körperschaften) sehen vor, dass diese Rechnungen nicht nur mittels elektronischer Post versandt, sondern nachträglich auch eigens elektronisch archiviert werden müssen. Und für diese Archivierung gilt folgende Frist: innerhalb von drei Monaten nach Abgabe der entsprechenden Steuererklärung.
Die Frist für die Abgabe der MwSt-Jahreserklärung verfiel in den letzten Jahren jeweils zum 30. September, und entsprechend galt als Termin für die vorgenannte Archivierung der 30. Dezember des jeweiligen Jahres. Heuer hingegen mussten die MwSt-Erklärungen bekanntlich bereits innerhalb 28. Februar 2017 verschickt werden, und so stellte sich die Frage, ob die Archivierung etwa bereits innerhalb 28. Mai 2017 hätte erfolgen müssen.
Die Einnahmenagentur hat hier mit Erlass Nr. 46/E vom 10. April 2017 eine salomonische Entscheidung getroffen: Aus Gründen der Vereinfachung und der Systematik soll für Zwecke der elektronischen Archivierung allein auf die Abgabefrist der Einkommensteuererklärung abgestellt werden. Und entsprechend stellt sie klar: Soweit das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt (und entsprechend die Steuererklärung zum 30. September 2017 verfällt), hat die elektronische Archivierung innerhalb 31. Dezember 2017 zu erfolgen. Bis zu diesem Termin müssen also alle elektronischen Rechnungen des Jahres 2016 auch ordnungsmäßig elektronisch archiviert werden. Bleibt zu ergänzen, dass die Agentur der Einnahmen hier offensichtlich nicht die Bestimmungen von Art. 2963 ZGB beachtet, denn dann wäre die Fälligkeit bereits am 30. Dezember 2017. Uns soll’s so Recht sein!
Wichtig: Aufzupassen ist aber bei abweichenden Geschäftsjahren. Hier kann die neue Auslegung zu Überraschungen führen. Und die Agentur bringt folgendes Beispiel: Bei einem Geschäftsjahr 1.7.2015 – 30.6.2016 war die Einkommenserklärung bis zum 31. März 2017 abg6egeben (bis zum Ende des neunten Monats nach Abschluss des Geschäftsjahres). Hier hat man die elektronische Archivierung für das Jahr 2016 also bereits innerhalb 30. Juni 2017 abzuschließen, und zwar auch mit Bezug auf die MwSt-Unterlagen.
Vereinfachung bei Buchhaltung:
Der genannte Erlass Nr. 46/E enthält aber noch drei interessante Vereinfachungen im Zusammenhang mit der Führung der Buchhaltung, wobei die Agentur der Einnahmen von früheren viel strengeren Auslegungen abweicht:
- Ausdruck von Rechnungen, die man über elektronischer Post erhalten hat:
Rechnungen und Buchungsbelege, die man in digitaler Form erhält, müssen nicht mehr unbedingt auf Papier ausgedruckt werden, um sie nachher z. B. durch einen Dokumentenscanner wieder für die elektronische Archivierung digitalisieren zu müssen. Es genügt die direkte elektronische Archivierung, immer vorausgeschickt, dass dadurch eine getreue Abspeicherung und Wiedergabe gewährleistet sind.
- Nummerierung von Eingangsrechnungen:
Die Nummerierung von Eingangsrechnungen muss nicht zwangsläufig mit der Chronologie des Eingangsprotokolls (Eingangsstempel) übereinstimmen. Im Klartext: Eine am 31. Mai eingegangene Rechnung kann auch vor einer Rechnung registriert werden, die ich nachweislich (Eingangsstempel und Eingangsprotokoll) bereits am 25. Mai erhalten habe.
- Integrierung von Rechnungen für ig Erwerbe oder ig Leistungen.
Die Ergänzung der innergemeinschaftlichen Eingangsrechnungen kann auch über einen getrennten Beleg erfolgen, welcher der vom EU-Lieferanten erhaltenen Rechnung beigelegt wird. Man hat darin die Eckdaten der erhaltenen Rechnung zu vermerken.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Josef Vieider
Herunterladen R-26-03.06.2017 Archivierung elektronischer Rechnungen
