Elektronische Rechnungserteilung an Private ab 9. Jänner 2017 möglich
Ab Jänner 2017 stellt die Agentur der Einnahmen ihr Portal zur Erstellung und Versendung elektronischer Rechnungen auch für Rechnungen an Private zur Verfügung. Zu diesem Zweck wird das derzeitige Rechnungsformat „FatturaPA“ erweitert und trägt dann die Bezeichnung „FatturaPA1“. Um die Umstellung zu ermöglichen, wird das System in der Zeit vom 1. bis zum 8. Jänner 2017 blockiert sein, und ab 9. Jänner 2017 gilt auch für die Rechnungserteilung an öffentliche Körperschaften nur mehr das neue Rechnungsformat, das dann aber auch die elektronische Fakturierung gegenüber Privaten zulässt.
Umstellungen bringt dies für all jene öffentlichen Körperschaften, die elektronische Rechnungen bereits mittels automatischer Prozeduren registrieren; sie werden innerhalb 9. Jänner ihre Software aktualisieren müssen, damit die neuen Formate angenommen werden.
Eine Umstellung auf die elektronische Fakturierung im XLM-Format und den Versand über das Sdl-System an Private wird insbesondere für jene Unternehmen sinnvoll sein, die bereits einen Großteil ihres Umsatzes mit öffentlichen Körperschaften machen und die sich durch eine einheitliche Fakturierung getrennte Nummerierungen und Aufzeichnungen ersparen können.
Ansonsten besteht der Vorteil des neuen Systems i. W. darin, dass eine Rechnung mit sicherem Datum übermittelt werden kann und dass die Rechnung für den Empfänger die Eigenschaften einer „elektronischen Rechnung“ hat, sprich, er muss sie nicht mehr ausdrucken, sondern kann sie unmittelbar elektronisch registrieren und archivieren.
Beschränkt auf den Versand kann festgestellt werden, dass eine Versendung mit sicherem Datum bei B2B-Geschäften inzwischen auch durch den Versand einer Rechnung über die zertifizierte elektronische Post (PEC) mit Zeitstempel erreicht werden kann, und dort können Rechnungen auch als pdf-Dateien oder in einem anderen Format verschickt werden. Aber Vorsicht: Ein nicht mit dem Standard einer „elektronischen Rechnung“ (im Wesentlichen geht es darum, dass die Rechnung nachträglich nicht mehr verändert werden kann) erstelltes Dokument gilt – auch wenn es mittels elektronischer Post versandt wird -, nicht als elektronische Rechnung. Infolge muss die Rechnung vom Rechnungsempfänger auf Papier ausgedruckt und nach den allgemeinen Bestimmungen registriert und abgelegt werden.
In diesem Zusammenhang ist auch daran zu erinnern, dass im Sinne einer Auslegung der Agentur der Einnahmen mit Rundschreiben Nr. 18/E vom 24. Juni 2014 es – im Unterschied zu früheren Anleitungen - nicht mehr notwendig ist, zwecks Versands von Rechnungen mittels elektronischer Post im Vorfeld die Zustimmung des Rechnungsempfängers einzuholen. Zumal der Versand über die PEC-Adresse den Charakter eines Einschreibens hat, kann hier die Zustimmung u. E. sicher unterbleiben; bei Versand an eine normale E-Mail-Adresse hingegen ist eine Abstimmung im Vorfeld hingegen weiterhin zu empfehlen, um Missverständnisse (z. B. Versand an eine ungenutzte Adresse) zu vermeiden.
Und noch ein Hinweis: Die elektronische Rechnung gilt laut geltenden MwSt-Bestimmungen erst dann als ausgestellt, wenn sie auf elektronischem Wege auch versandt worden ist und dies entsprechend belegt wird. Daraus folgt, dass die Rechnungen spätestens am Tag der Umsatztätigung nicht nur ausgestellt, sondern auch zu versenden sind.
Sollten Sie an dem neuen Verfahren interessiert sein, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.
Option für die elektronische Archivierung:
Ab 1. Jänner 2017 wäre es auch möglich, alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen sowie die Tageseinnahmen unmittelbar mittels elektronischer Post dem Fiskus zu melden. Der Fiskus übernimmt dann i. W. die Archivierung für den Steuerpflichtigen. Im Gegenzug werden für diese Offenlegung eine Verkürzung der Verjährungsfristen um 2 Jahre, eine beschleunigte Erstattung von MwSt-Guthaben innerhalb von 3 Monaten und Erleichterungen bei den periodischen Meldepflichten zuerkannt.
Es ist hierfür eine eigene Option notwendig, die für einen Zeitraum von 5 Jahren verbindlich ist. Um bereits ab 2017 diese Leistungen in Anspruch nehmen zu können, wäre ursprünglich die Option innerhalb 31.12.16 notwendig gewesen. Mit einer Verfügung vom 1. Dezember 2016 wurde die Frist allerdings auf den 31. März 2017 verlängert.
Derzeit kann aus unserer Sicht eine Option für diese Archivierung nicht empfohlen werden, da für etwaige fehlerhafte Versendungen drakonische Strafen drohen und insbesondere in der Einführungsphase gewisse Fehler unvermeidbar sind. Aus unserer Sicht sollte abgewartet werden, bis sich das System etabliert hat. Wir werden Sie informieren, sobald nähere Details vorliegen.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Josef Vieider
Herunterladen R-43-03.12.2016 elektronische Rechnungserteilung
