Rundschreiben Nr. 41/2019
Bozen, den 27. Dezember 2019
Die geltenden Regelungen über die elektronische Fakturierung und über den Vorsteuerabzug bringen zum Jahresende einige Besonderheiten. Dabei ist insbesondere folgender Grundsatz zu beachten: Als Ausstellungsdatum einer elektronischen Rechnung gilt jenes Datum, zu welchem die Rechnung auf die SdI-Plattform hochgeladen wird. Nachstehend ein Überblick:
Ausgangsrechnungen zum Jahresende:
Hier ist zunächst daran zu erinnern, dass Rechnungen für Dienstleistungen spätestens zum Zeitpunkt der Zahlung und Rechnungen für Lieferungen grundsätzlich spätestens bei der Übergabe der Waren auszustellen sind, soweit nicht bereits zuvor die Zahlung erfolgt ist. Dabei gilt seit Einführung der elektronischen Rechnung aber eine Erleichterung: Die Rechnung selbst kann innerhalb der darauf folgenden 12 Tage ausgestellt und versandt werden, muss aber getrennt das Datum des Geschäftsvorfalles enthalten; zur Erinnerung: Früher mussten Rechnungen innerhalb von 24.00 Uhr des Tages der Umsatztätigung erstellt werden, nur mit dem wesentlichen Unterschied, dass Verspätungen bei einer entsprechenden Rückdatierung nicht feststellbar waren. Bei Lieferungen, welche allerdings über Begleitdokumente belegt sind, kann auch eine monatliche Sammelrechnung als „aufgeschobene Rechnung“ ausgestellt werden; diese Sammelrechnung, die theoretisch auch nur eine einzige dokumentierte Lieferung betreffen kann, muss spätestens innerhalb des 15. des Folgemonats erfolgen, wobei die MwSt allerdings in der Abrechnung für den Monat der Lieferung zu berücksichtigen ist.
Diese Firsten sind peinlichst zu beachten, zumal die Schonfristen für ausgesetzte und reduzierte Verwaltungsstrafen durchwegs verfallen sind. Darauf hat die Agentur der Einnahmen zuletzt mit Antwort Nr. 528 vom 16. Dezember 2019 aufmerksam gemacht. In der Praxis ergeben sich zum Jahreswechsel folgende Fälle:
- Wurde eine Dienstleistung z. B. am 16. Dezember 2019 bezahlt, so muss die Rechnung mit „Datum des Geschäftsvorfalles“ 16.12.19 ausgestellt werden, und zwar spätestens innerhalb von 12 Tagen ab genanntem Datum, also mit 28.12.19, und dieses Datum markiert auch die Fälligkeit, zu welcher die Rechnung über die SDI-Plattform verschickt werden muss.
- Die gleichen Fristen gelten auch bei sofortiger Fakturierung von Lieferungen.
- Wird die Rechnung für eine Dienstleistung, welche noch nicht bezahlt ist, aus verwaltungs- technischen Gründen - wie allgemein üblich - mit 31. Dezember 2019 (Ausstellungsdatum 31.12.2019) ausgestellt, so muss sie spätestens innerhalb von 12 Tagen, also innerhalb 12.Jänner 2020 über die Plattform verschickt werden, und die entsprechende MwSt ist im Dezember zu berücksichtigen.
Hinweis: Wegen des Feiertages verschiebt sich die Fälligkeit auf Montag, den 13. Jänner 2020. - Wird eine Rechnung für Lieferungen des Monats Dezember, welche mit Transportdokumenten belegt sind, als „aufgeschobene“ (Sammel-)Rechnung erstellt, so ist als Ausstellungsdatum entweder das Datum der letzten Lieferung anzugeben, oder als Ausstellungsdatum kann auch der Letzte des Monats (in diesem Sinne Antwort Nr. 389 vom 24. Sept. 2019) angeführt wer- den. Im Sonderfall dieser aufgeschobenen Fakturierung darf der Versand der Rechnung auch erst innerhalb 15. Jänner 2020 erfolgen. Die entsprechende MwSt dieser Sammelrechnung muss ebenfalls in der Abrechnung für Dezember am 16. Jänner 2020 berücksichtigt werden.
Eingangsrechnungen und Vorsteuerabzug zum Jahreswechsel:
Hier ist daran zu erinnern, dass zum Jahresende die laut EuGH-Rechtsprechung vorgesehene jährliche Datumssperre der MwSt-Jahreserklärung zu beachten ist, die aufgrund der elektronischen Fakturierung nun genau überprüfbar ist. Daraus folgt:
- Eine Rechnung mit Ausstellungsdatum 2019, die vom Lieferanten erst 2020 über das SDI- Portal verschickt worden ist und welche daher erst 2020 eintrifft, darf erst 2020 im Register der Eingangsrechnungen verbucht werden, und die Vorsteuer ist erst 2020 absetzbar. Achtung: Es ist nicht zulässig, für eine am 2. Jänner 2020 verschickte Rechnung die Vorsteuer noch in der Dezemberabrechnung abzuziehen, auch wenn die Lieferung oder Leistung noch im Dezember erfolgt sind.
Beispiel 1: Rechnungserteilung am 30.12.19 und Eingang der Rechnung am 30.12.19: Abzug der Vorsteuer im Dezember 2019
Beispiel 2: Rechnungserteilung am 30.12.19 und Eingang der Rechnung über das SDI-Portal am 03.01.20: Vorsteuerabzug im Jänner 2020. - Umständlicher ist aber der nächste Fall: Für eine Rechnung mit Ausstellungsdatum 2019, die auch noch 2019 korrekt elektronisch eintrifft, aber aus verwaltungstechnischen Gründen (z. B. weil sie noch vom Einkauf überprüft werden muss) erst im Jänner oder Februar 2020 aufgezeichnet wird, darf die Vorsteuer nicht im Monat der Aufzeichnung (z. B. Jänner oder Februar) abgezogen werden, sondern einzig in der MwSt-Jahreserklärung für 2019 (bis April 2020). Bei Monatsabrechnern ist daher in der Praxis eine 13. MwSt-Abrechnung vorzunehmen. Abhängig von der Software kann es notwendig sein, für diese Rechnungen ein eigenes MwSt- Register anzulegen, um eine klare Trennung bei der MwSt-Abrechnung zu erreichen. Auf jeden Fall führen diese Rechnungen zu einer Abweichung zwischen der Monatsabrechnung Dezember und der MwSt-Jahreserklärung.
- Wird die Aufzeichnung einer 2019 ausgestellten und versandten Rechnung aus irgendwelchen Gründen erst nach Abgabe der MwSt-Jahreserklärung im April 2020 verbucht, so ist die Vorsteuer aufgrund des Neutralitätsgrundsatzes der MwSt zwar nicht verloren, es ist allerdings notwendig, für das Jahr 2019 eine neue MwSt-Jahreserklärung abzugeben und in dieser die entsprechende Vorsteuer einzurechnen.
Für die zum Jahresende erhaltenen Rechnungen ergeben sich somit folgende Fälle:
Ausschlaggebend ist in diesem Zusammenhang nicht das auf der Rechnung angeführte Datum, sondern das Ausstellungsdatum, das sich aus der Versendung an die SdI-Plattform ergibt und das eigentliche Rechnungsdatum darstellt.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Josef Vieider
