Nachtrag Geschäftsbücher – Ausstellung von MwSt-Gutschriften – erweitertes Kassaprinzip zum Jahresende
Nachstehend einige Hinweise für die Buchhaltung zum Jahreswechsel:
- Nachtrag Geschäftsbücher für 2015 innerhalb 30. Dezember 2016
Zur Erinnerung: Gesellschaften und Einzelunternehmen haben nach den einschlägigen handelsrechtlichen und den steuerlichen Vorschriften die buchhalterischen Aufzeichnungen und das Inventarbuch (gilt für Unternehmen mit doppelter Buchhaltung) spätestens innerhalb von drei Monaten nach Abgabefrist der entsprechenden Steuererklärung auszudrucken. Nachdem für die Steuerperiode 2015 die Abgabefrist der Steuererklärung am 30. September 2016 verfallen ist, muss der Ausdruck der Aufzeichnungen bei einer mit dem Kalenderjahr übereinstimmenden Steuerperiode also spätestens zum 30. Dezember 2016 erfolgen. Ein Ausdruck kann hingegen unterbleiben, wenn eine elektronische Archivierung der Buchhaltung im Sinne der einschlägigen Bestimmungen (mit Zeitstempel!) erfolgt.
Allgemein gilt für Einkommensteuerzwecke, dass die Verbuchung der Geschäftsvorfälle innerhalb von 60 Tagen erfolgen muss, und für Zwecke der Mehrwertsteuer sind die Aufzeichnungen auf jeden Fall innerhalb der Frist für die periodische MwSt-Abrechnung nachzutragen; der Ausdruck der Geschäftsvorfälle auf Papier kann hingegen auch nur einmal im Jahr innerhalb der oben genannten Frist vorgenommen werden. Bei einer Steuerperiode, die mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, stehen also folgende Verpflichtungen an: MwSt-Register, Journalbuch, das Buch der abzuschreibenden Güter und das Inventarbuch sind innerhalb 30. Dezember 2016 zu drucken.
Im Detail gilt für das Buch der abzuschreibenden Güter, dass es bei händischer Führung innerhalb 30.09.16 nachzutragen war; bei Führung über EDV (Regelfall) hingegen gilt die vorgenannte Frist des 30. Dezember 2016. Aus dem Buch müssen mit Bezug auf die abgeschriebenen Güter das Anschaffungsjahr, die historischen Anschaffungskosten, etwaige Auf- und Abwertungen, der Abschreibungsfond, der Abschreibungssatz und die jährliche Abschreibung sowie etwaige Verkäufe bzw. Ausbuchungen des Geschäftsjahres hervorgehen.
- Das Inventar ist laut Art. 2217 ZGB jährlich abzufassen und muss die Angabe aller aktiven und passiven Posten des Unternehmensvermögens enthalten. Die genaue Auflistung des Anlagevermögens, der unfertigen Leistungen und Bestände sowie der Forderungen und Verbindlichkeiten kann auch durch Verweise auf getrennte Aufstellungen, so z. B. auf das Abschreibungsbuch beim Anlagevermögen oder auf die Kundenbuchhaltung erfolgen. Diese Aufstellungen müssen aber verfügbar sein und im Falle einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können. Zumindest sollte aber eine Saldenliste eingedruckt werden, aus welcher die Überleitung zu etwaigen Detaillisten hervorgeht. Das Inventar schließt mit dem Jahresabschluss. Es wird also verlangt, dass nach den vorgenannten Auflistungen die Bilanz sowie die GuV-Rechnung und bei Kapitalgesellschaften der Anhang in das Inventarbuch eingedruckt werden. Das Inventar ist dann auf jeden Fall mit dem entsprechenden Datum (letztes Datum 30.12.2016) zu versehen und vom Unternehmer oder vom gesetzlichen Vertreter (bei Gesellschaften) zu unterzeichnen.
Wir erinnern auch weiters daran, dass beim Ausdruck von Journalbuch und Inventarbuch die Stempelmarken nach den einschlägigen Bestimmungen angebracht werden müssen, und zwar:
- 32,00 Euro je 100 Seiten für Einzelunternehmen, Personengesellschaften, Genossenschaften und Konsortien sowie
- 16,00 Euro für Kapitalgesellschaften.
Zu diesem Zweck können entweder Stempelwerte geklebt werden, wobei diese aber nach den einschlägigen Bestimmungen innerhalb 30.12.2016 angekauft werden sollten, oder es kann innerhalb genannter Frist die Einzahlung mittels Vordruck F23 (Steuerschlüssel 458R) erfolgen, wobei in den Büchern nur die Kenndaten der Einzahlung übernommen werden.
Es bleibt daran zu erinnern, dass die Seiten fortlaufend nummeriert werden müssen. Es ist jenes Jahr anzugeben, auf welches sich die Buchhaltung bezieht, und nicht jenes, in welches der Druck erfolgt. Entsprechend ist beim Ausdruck von Journal und Inventarbuch für das Jahr 2015 folgende Nummerierung zu verwenden: 2015/0001, 2015/0002 usw.; bei abweichendem Geschäftsjahr ist stets das erste Jahr anzugeben.
Hinweis: Bei der Aktualisierung des Inventarbuches sind wir Ihnen wie auch in den Vorjahren gerne behilflich.
Elektronische Archivierung:
Ein Ausdruck auf Papier ist, wie eingangs erwähnt, nicht notwendig, wenn die Aufzeichnungen elektronisch archiviert werden. Die elektronische Archivierung wird mit der digitalen Unterschrift und dem sogenannten Zeitstempel abgeschlossen. In diesem Zusammenhang ist daran zu erinnern, dass mit DM vom 17. Juni 2014 die Pflicht zur 15-tätigen Archivierung durch eine jährliche Archivierungspflicht ersetzt worden ist. Zudem wurde die Verpflichtung abgeschafft, einen digitalen Abdruck des Archivs der Einnahmenagentur zu übermitteln. Die jährliche elektronische Archivierung für das Jahr 2015 muss nach vorherrschender Doktrin ebenfalls innerhalb 30. Dezember 2016 erfolgen.
- MwSt-Gutschriften bei uneinbringlichen Forderungen:
Durch das Haushaltsgesetz für 2016 wurden die Ausstellungen von MwSt-Gutschriften neu geregelt. Zunächst ist es stets zulässig, Gutschriften für Lieferungen und Leistungen auszustellen, wenn die entsprechende Forderung trotz individueller Eintreibungsverfahren nicht mehr einbringlich ist. In diesem Sinne gilt ein Eintreibungsverfahren als erfolglos, wenn
- im Falle von Drittpfändungen aus dem amtlichen Pfändungsprotokoll hervorgeht, dass keine pfändbaren Güter oder Forderungen vorliegen;
- im Falle von Mobiliarpfändungen aus dem genannten Pfändungsprotokoll hervorgeht, dass keine Güter bestehen oder dass der Zutritt nicht möglich ist oder der Schuldner überhaupt nicht auffindbar ist;
- im Falle von drei erfolglosen Versteigerungen der gepfändeten Güter auf eine Fortführung wegen zu hoher Kosten verzichtet wird.
Neu geregelt wurde auch die Ausstellung von Gutschriften bei Verträgen für fortwährende oder periodische Lieferungen und Leistungen: Werden solche Verträge aufgrund der Nichterfüllung des Auftraggebers oder Erwerbers aufgelöst, so darf für jene Lieferungen und Leistungen, aufgrund welcher es zur Vertragsauflösung gekommen ist, umgehend eine Gutschrift ausgestellt werden.
Schließlich ist es im Sinne von Art. 26 Abs. 10 MwStG möglich, dass bei Lieferungen und Leistungen, die dem sog. Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, bei Minderungen des Umsatzes auch der Leistungsempfänger oder der Erwerber der Waren eine Gutschrift ausstellen darf.
Zudem gilt:
- Konkurs: Eine Gutschrift der MwSt ist erst und nur soweit möglich, als der Forderungsverlust durch den genehmigten Aufteilungsplan (nach Abschluss des Konkursverfahrens) belegt ist. Daraus folgt, dass die Gutschrift erst möglich ist, wenn die Einspruchsfrist gegen den Aufteilungsplan verfallen ist bzw. (in Ermangelung eines solchen Aufteilungsplanes) sobald die Frist für einen Einspruch gegen den Abschluss des Verfahrens verfallen ist.
- Zwangsliquidierung: Auch hier gilt als Termin das Inkrafttreten des Aufteilungsplanes.
- Vergleich im Konkurs: Homologierung (Genehmigung durch das Konkursgericht) des Vergleichs.
- Gerichtlicher Vergleich (Art. 160 ff. KG): Der Vergleich muss durch das Gericht genehmigt sein, und zudem muss der Gläubiger seinen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen sein. In diesem Moment wird der Vergleich endgültig, und es ist eine Gutschrift für die uneinbringliche MwSt möglich.
- Umstrukturierung der Schuldpositionen (Art. 182-bis RD 267/1942): Sobald Sicherheit über die Uneinbringlichkeit vorliegt.
Und in diesem Zusammenhang ist daran zu erinnern, dass im Sinne von Art. 19, Abs. 1, MwStG für die Gutschriften die gleiche Regelung wie für die Eingangsrechnungen gilt: Die berichtigte Mehrwertsteuer muss gleich wie die Vorsteuer auf Eingangsrechnungen spätestens in der MwSt-Jahreserklärung für das zweite Folgejahr auf die Steuerperiode erfolgen, in welcher der Anspruch auf den Abzug eingetreten ist. Daraus folgt: In der MwSt-Jahreserklärung für das Jahr 2016 können noch Gutschriften für uneinbringliche Forderungen eingebucht werden, für welche im Jahr 2014 die oben aufgezeigten Fälle eingetreten sind. Danach ist das Anrecht auf den Vorsteuerabzug unwiederbringlich verloren!
Hinweis: Bitte überprüfen Sie, ob innerhalb 31. Dezember 2016 noch Gutschriften im Sinne der aufgezeigten Bestimmungen ausgestellt werden können, damit zumindest die MwSt verrechnet werden kann, wenn schon der Rest der Forderung nicht mehr einbringlich ist.
Übrigens: Die mit dem Finanzgesetz für 2016 eingeführte Regelung, wonach ab 2017 bereits bei Konkurseröffnung eine Gutschrift für die nicht einbringliche MwSt zulässig wäre, ist mit dem Haushaltsgesetz für 2017 wieder versenkt worden.
- Erweitertes Kassaprinzip und Geschäftsführervergütungen 2016:
Die Vergütungen an Lohnabhängige und diesen gleichgestellte Einkünfte für das Jahr 2016 müssen bis spätestens 12. Jänner 2017 ausgezahlt werden, um sie noch der Steuerperiode 2016 zuordnen sowie in den entsprechenden Lohnsteuerbescheinigungen (CU) und Steuererklärungen (Vordr. 770) für 2016 erfassen zu können. Die Vergütungen für freie Mitarbeit, insbesondere jene an die Mitglieder des Verwaltungsrates, sind für Steuerzwecke als Aufwendung noch im Jahr 2016 abzugsfähig, wenn sie bis 12. Jänner 2017 ausgezahlt werden. Es bleibt daran zu erinnern, dass das erweiterte Kassaprinzip für Verwaltungsräte mit eigener MwSt-Position nicht gilt: Verwaltungsräte, welche die Vergütungen in Rechnung stellen, müssen innerhalb 31. Dezember 2016 bezahlt werden, damit der Abzug noch im Geschäftsjahr zulässig ist.
Für die steuerliche Absetzbarkeit der Geschäftsführervergütungen ist es zudem notwendig, dass ein entsprechender Beschluss der Gesellschafterversammlung vorliegt. Im Extremfall wäre auch noch ein entsprechender Beschluss innerhalb Jahresende zu erstellen!
Für weitere Informationen und Unterlagen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Josef Vieider
Herunterladen R-49-28.12.2016 Buchhaltung Jahresende
