Neuerungen bei Rechnungserteilung ab 1. Jänner 2013

- alle in Italien aufgrund der Art. 7 bis 7-septies in Ermangelung der territorialen Voraussetzungen nicht steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen (abgesehen die Finanzdienstleistungen unter Zi. 1 - 4 sowie Zi. 9 in Art. 10 MwStG) an Unternehmen, auf welche die Steuerschuldnerschaft in einem anderen Mitgliedsland der Europäischen Union übergeht, und zwar immer mit dem Hinweis: „Umkehrung der Steuerschuldnerschaft“;

- alle Lieferungen und Leistungen, die territorial als außerhalb der Europäischen Union ausgeführt gelten, und zwar unabhängig davon, ob der Empfänger bzw. Auftraggeber Unternehmer oder Privatperson ist, und immer mit dem Hinweis: „Geschäftsvorfall nicht steuerbar“.

Zur Erinnerung: Bis zum 31. Dezember 2012 galt, dass für in Italien in Ermangelung der territorialen Voraussetzungen nicht steuerbare Umsätze mit Ausnahme der sog. allgemeinen Dienstleistungen an Unternehmen in der EU („nicht steuerbar im Sinne von Art. 7-ter MwStG“) grundsätzlich keine Rechnungen ausgestellt werden mussten. Damit ist jetzt i. W. Schluss. Hier einige Auswirkungen der Neuerung:

- Für Beratungsleistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedsstaaten ist wie bisher die Rechnung als nicht steuerbar im Sinne von Art. 7-ter MwSt auszustellen, allerdings jetzt mit dem Vermerk „Umkehrung der Steuerpflicht“ im Sinne von Art. 7-ter MwStG.

- Bauleistungen eines italienischen Unternehmens an ein deutsches Unternehmen auf einer in Deutschland belegenen Liegenschaft waren bisher nicht zu fakturieren; jetzt hingegen ist eine Rechnung mit dem Hinweis „Umkehrung der Steuerpflicht“ im Sinne von Art. 7-quater MwStG auszustellen. Wäre Auftraggeber der gleichen Leistung in Deutschland eine Privatperson, wäre der italienische Unternehmer selbst zur Registrierung in Deutschland verpflichtet, es erfolgte aber keine Umkehrung der Steuerpflicht auf den Auftraggeber und entsprechend wäre in diesem Fall in Italien keine Rechnung auszustellen.

- Bei Lieferungen und Leistungen außerhalb der Europäischen Union hingegen ist die Umkehrung der Steuerpflicht nicht Voraussetzung für die Rechnungsstellungspflicht, und es ist unabhängig vom Auftraggeber immer eine Rechnung auszustellen. Beispiel: Ein italienisches Unternehmen leistet Bauarbeiten im Auftrag eines privaten Bauherrn in der Schweiz. Es besteht die Pflicht zur Registrierung in der Schweiz. Trotzdem hat der italienische Unternehmer hierfür eine italienische Rechnung „nicht steuerbarer Geschäftsvorfall“ im Sinne von Art. 7-quater MwStG auszustellen.

Auswirkungen: Die im Sinne der Art. 7 bis Art. 7-septies MwStG „nicht steuerbaren“ Lieferungen und Leistungen, die seit 1. Jänner 2013 in Rechnung gestellt werden müssen, zählen nun auch zum Umsatz und haben damit unmittelbare Auswirkungen auf die Schwellen für die Periodizität der MwSt-Abrechnung (400.000 Euro für Dienstleistungsunternehmen und 700.000 Euro für andere Unternehmen), der Intrastat-Meldungen und der „black-list“-Meldungen sowie schließlich für den Zugang zur Ist-Besteuerung („IVA di cassa“). Aufgrund einer eigenen Abänderung von Art. 1 D.L. 749/1983 nicht zu beachten sind diese Lieferungen und Leistungen  hingegen für die Feststellung des Status als „Gewohnheitsexporteur“; damit werden negative Auswirkungen auf die Zulassung zum Einkauf ohne MwSt anhand der sog. Absichtserklärungen (Stichwort „Plafond“) vermieden.

Die wichtigste Auswirkung allerdings ist, dass die Einbeziehung dieser nicht steuerbaren Geschäftsvorfälle in die Umsätze den Zugang zur MwSt-Erstattung erweitert (in diesem Sinne Art. 30 Abs. 3 Buchst. d) MwStG): Wer nur oder hauptsächlich nicht steuerbare Umsätze (z. B. Bauarbeiten im Ausland) durchführt, hat jetzt auch Anrecht auf die MwSt-Erstattung.

Empfehlung: Die Umsetzung der Neuerung wird insbesondere in der Anfangsphase problematisch sein; wir ersuchen Sie daher, auch angesichts der erheblichen Verwaltungsstrafen, sich im Zweifelsfalle mit unserem Büro in Verbindung zu setzen.

Steuer- und MwSt-Nummer des Kunden

Wichtig erscheint die Unterscheidung, die der Rechnungsaussteller mit Bezug auf die Verwendung der erworbenen Güter oder Leistungen durch den in Italien ansässigen Kunden zu treffen hat: Nur wenn der Erwerb in Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit erfolgt, darf die MwSt-Nummer angegeben werden. Andernfalls ist die Steuernummer des Kunden anzuführen. Zumindest nach geltender Rechtslage ist es u. E. aber nicht zulässig, im Falle der irrtümlichen Angabe der MwSt-Nummer bei der Lieferung von Gütern, die privat verwendet werden, eine Mithaftung des Lieferanten für die Mehrwertsteuer abzuleiten; schlimmstenfalls könnte hier ein Formfehler unterstellt werden.

- Fortführung der Nummerierung des Jahres 2012 (z. B. letzte Rechnung am 31.12.12 Nr. 6888; 1. Rechnung am 2. Jänner 2013 Nr. 6889);

- Rückstellung der Nummerierung auf 1 auch im Jahr 2013 und Weiterführung dieser Nummerierung ohne weitere Unterbrechung auch in den Folgejahren;

- Neustart mit der Nummer 1 im Jahr 2013 und abermals Neustart mit der Nummer 1 in den Folgejahren, wo wie bisher üblich;

- Neuerstart mit der Nummer 1 im Jahr 2013, wobei diese Nummer mit der Jahreszahl ergänzt wird (z. B. 1-2013 oder 2013/1 usw.).

Wechselkurse

Geändert werden auch die Regelungen in Art. 13 MwStG zu den Umrechnungskursen: Man hat bei Auslandswährungen (z. B. Schweizer Franken) den Wechselkurs des Tages der Umsatztätigung zu verwenden, soweit dieser Kurs in der Rechnung angeführt ist. Wird er nicht angeführt, so zählt hingegen der Umrechnungskurs zum Ausstellungdatum der Rechnung. Fehlt für den betreffenden Tag der Wechselkurs, so ist jener des unmittelbar vorhergehenden Arbeitstages zu verwenden. Alternativ kann der Steuerpflichtige wahlweise den von der EZB veröffentlichten Kurs verwenden; eine entsprechende Option ist dann allerdings für alle Umsätze des betreffenden Jahres bindend.

Auch für innerstaatliche Lieferungen in Italien durch hier nicht ansässige Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten, die aber in Italien für Zwecke der MwSt direkt registriert sind oder hier einen Fiskalvertreter bestellt haben, ist ab 1. Jänner 2013 nicht mehr die Ausstellung einer Eigenrechnung vorgesehen, sondern die Ergänzung der erhaltenen Rechnung um die italienische Mehrwertsteuer.

Die Eigenrechnung bleibt allerdings unverändert aufrecht für die Erwerbsbesteuerung von hier steuerpflichtigen Umsätzen, die von Steuerpflichtigen außerhalb der Europäischen Union (z. B. von einem Schweizer Unternehmen) erbracht werden. Die Vereinheitlichung wirkt sich auch auf die entsprechenden Fristen aus. Nachstehend ein Überblick über die Neuerungen seit 1. Jänner 2013:

Hinweis: Immer dort, wo noch tatsächlich eine Eigenrechnung auszustellen ist, muss diese die klare Bezeichnung „Eigenrechnung“, bzw. „autofattura“ tragen.

Zu diesem Zweck gilt bei den Lieferungen und den Erwerben von Gegenständen seit 1. Jänner 2013 als Zeitpunkt der Umsatzerbringung einheitlich der Beginn der Beförderung oder Versendung. Dies bewirkt insbesondere bei innergemeinschaftlichen Erwerben, dass hier nicht mehr der Zeitpunkt der  Übergabe in Italien ausschlaggebend ist, sondern jener der Versendung im anderen EU-Mitgliedsstaat. Die bisherigen Ausnahmen in Hinblick auf Verzögerungen des Zeitpunktes der Übergabe der Waren (z. B. bei Trödelverträgen) bleiben aber aufrecht.

Die allgemeinen Dienstleistungen (Art. 7-ter MwStG) an bzw. durch nicht ansässige gewerbliche Auftraggeber (B2B) gelten unverändert dann als getätigt, wenn sie abgeschlossen sind. Und im völligen Gegensatz zu den Lieferungen gilt hier auch weiterhin, dass durch eine Zahlung vor Abschluss die Vorverlegung des Datums der Umsatztätigung erfolgt, umgekehrt aber die vorzeitige Rechnungserteilung keine Vorverlegung bewirkt. Fortdauernde Leistungen hingegen gelten zum Datum der Fälligkeit des Entgelts bzw. bei Leistungsdauer über einem Jahr spätestens zum Jahresende (nicht monatlich wie bei den Dauerlieferungen) als getätigt. Hier erfolgt keine Änderung.

Dienstleistungen, verschieden von jenen laut Art. 7-ter MwStG, hingegen gelten nach den allgemeinen innerstaatlichen Bestimmungen dann als getätigt, wenn sie bezahlt oder (soweit früher) in Rechnung gestellt werden.

Für allgemeine innergemeinschaftliche Dienstleistungen (Art. 7-ter MwStG) sind innerhalb des 15. des Folgemonats nach Abschluss der Dienstleistungen die Rechnungen auszustellen. Zudem wurde die Möglichkeit eingeführt, für diese Dienstleistungen auch Sammelrechnungen innerhalb 15. des Folgemonats auszustellen. In der Praxis wird für allgemeine ig. Dienstleistungen die verzögerte Rechnungserteilung wie bei den Lieferungen zuerkannt.

Für spezifische internationale oder innergemeinschaftliche Leistungen hingegen gelten weiterhin die Fristen laut den allgemeinen Bestimmungen wie für die innerstaatlichen Leistungen; hier kommt also keine Verlängerung von 15 Tagen zur Anwendung.

Empfehlung: Nach Möglichkeit sollten die Rechnungen im Monat der Umsatztätigung bzw. des Erhalts verbucht werden.

Und noch ein Hinweis: Erhaltene Rechnungen für allgemeine Dienstleistungen (Art. 7-ter) bewirken keine Vorverlegung des Zeitpunktes der Umsatztätigung, bevor sie nicht bezahlt sind. Nach einer vorsichtigen Auslegung können sie also erst dann ergänzt und verbucht werden, sobald sie auch bezahlt sind; ebenfalls ist für solche Rechnungen aus Drittländern erst bei Zahlung die Eigenrechnung auszustellen und zu verbuchen.

Eine tatsächliche Vereinfachung, insbesondere für den Detailhandel und für das Gastgewerbe, dürfte die vereinfachte Rechnung für geringfügige Umsätze darstellen:

Vereinfachung für Rechnungen bis zu 100 Euro

- Anstatt des Namens des Kunden und seiner Anschrift reicht es aus, nur dessen MwSt-Nummer oder  Steuernummer in der Rechnung anzuführen.

- Auch ist es nicht erforderlich, die MwSt-Grundlage und die MwSt getrennt auszuweisen; es reicht die Angabe des gesamten Rechnungsbetrages nebst MwSt-Satz, so dass es dem Steuerpflichtigen möglich ist, die MwSt selbst herauszurechnen.

- Zudem reicht eine allgemeine Beschreibung der Lieferung oder Leistung.

Damit ähnelt die vereinfachte Rechnung i. W. dem erweiterten Kassenbeleg („scontrino parlante“). Die Vereinfachung findet allerdings auf innergemeinschaftliche Lieferungen und auf Dienstleistungen mit Umkehrung der Steuerschuld an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedsländern nicht Anwendung; in diesem Sinne können aber z. B. vereinfachte Rechnungen an solche EU-Unternehmen für gastgewerbliche Leistungen in Italien ausgestellt werden, da dort keine Umkehrung der Steuerschuld erfolgt.

Die Schwelle von 100,00 Euro könnte übrigens mit etwaigen Durchführungsbestimmungen bis auf 400,00 Euro erhöht werden.

Durch die Richtlinie soll die Verwendung der sog. elektronischen Rechnung erleichtert werden.

Wichtig: Es ist keine schriftliche Zustimmung erforderlich; man kann bei schlüssigem Verhalten von einer Zustimmung ausgehen (z. B. wenn die Rechnung ohne Widerspruch angenommen und gezahlt wird). Da, wie nachstehend noch aufgezeigt, für das Vorliegen einer elektronischen Rechnung auch deren elektronische Aufbewahrung notwendig ist, muss empfohlen werden, eine schriftliche Vereinbarung über die Annahme der elektronischen Rechnungserteilung zu verlangen.

- die Echtheit der Herkunft,

- die Unversehrtheit des Inhalts sowie

- die Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungszeit gewährleistet werden.

Die Echtheit und die Unversehrtheit müssen durch den Aussteller garantiert werden, und diese können wahlweise durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder auch durch den elektronischen Datenaustausch EDI (Electronic Data Interchange) erzielt werden. Dies kann aber auch durch innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung herstellen. Gemeint ist hier eine Betriebssoftware (ERP-System), welche die eindeutige und lückenlose Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte der jeweiligen Geschäftsabläufe zulässt. Darin besteht die eigentliche Neuerung der Richtlinie. Fraglich ist nur, ob die Versendung einer Rechnung in einfachem PDF-Format mittels ordentlicher E-Mail überhaupt noch zulässig ist, zumal weder die eindeutige Herkunft, noch die Unversehrtheit nachgewiesen werden können. Noch geklärt werden muss, ob als Mindestvoraussetzung das besondere Format PDF/a und die zertifizierte Mail-Adresse (PEC) genügen. Auch ohne digitale Signatur sind so nämlich Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit gewährleistet. Man erhofft sich dazu baldige praktische Anleitungen.

Wichtig: Die elektronische Rechnung gilt (erst) in dem Moment als ausgestellt, in welchem sie tatsächlich verschickt wird.