Mit dem sog. „Gesetzbuch zur Unternehmenskrise“ (Art. 377 GvD. 14/2019) ist die Verpflichtung laut Art. 2381 ZGB zur periodischen Berichterstattung der beauftragten Geschäftsführer, wie sie zuvor nur für die Aktiengesellschaften vorgesehen war, auch auf die GmbHs ausgedehnt worden, und zwar durch eine entsprechende Änderung von Art. 2475 Abs. 6 ZGB. Die Neuerung ist in der Fachpresse bislang kaum diskutiert worden, wahrscheinlich auch deshalb, weil das vorgenannte Gesetzeswerk infolge der Coronakrise zunächst ausgesetzt worden ist und erst mit 15. Juli 2022 wirklich in Kraft getreten ist, wobei es Zweifel gibt, ob die Aussetzung auch die gegenständliche Berichterstattungspflicht überhaupt betroffen hat. Der Dachverband der Aktiengesellschaften „Assonime“ hat mit Rundschreiben Nr. 19/2019 erste Hinweise zur Neuerung gegeben. Seitdem ist es um die Verpflichtung allerdings still geworden. Hier trotzdem einige Hinweise:
Bekanntlich verlangt Art. 2381 ZGB, dass beauftragte Geschäftsführer (sog. „amministratori delegati“) oder auch beauftragte Organe (z. B. Vollzugsausschuss im Rahmen des Verwaltungsrates) in Aktiengesellschaften zumindest alle 6 Monate dem Verwaltungsrat und dem Überwachungsrat bzw. dem Einzelüberwacher
- über den allgemeinen Geschäftsverlauf berichten, und zwar
- auch mit einer Vorausschau auf die zukünftige Entwicklung des Unternehmens sowie
- mit Informationen über die wichtigsten Geschäftsvorfälle in der Gesellschaft selbst und in etwaigen beherrschten Unternehmen.
In den Satzungen können übrigens auch kürzere Intervalle für diese obligatorische Berichtserstattung vorgesehen werden, z. B. auf Quartalsebene.
Mit der eingangs aufgezeigten Neuerung wurde diese Verpflichtung nun auch auf die Gesellschaften mit beschränkter Haftung erweitert, allerdings mit einigen Besonderheiten. Zum besseren Verständnis muss zunächst daran erinnert werden, dass GmbHs grundsätzlich wie folgt verwaltet werden können:
a) durch einen Verwaltungsrat als Kollegialorgan, wie er typisch für die Aktiengesellschaft ist;
b) durch mehrere Verwalter, welche mit Einzelunterschrift ihren Verpflichtungen nachgehen,
c) durch mehrere Verwalter, welche gemeinsam ihre Aufgaben erfüllen und ggf. nur für bestimmte Geschäfte gemeinsam und für andere vielleicht auch nur mit Einzelunterschrift zeichnen, oder
d) durch einen Alleinverwalter.
In der Praxis sind vor allem ein kollegialer Verwaltungsrat oder ein Alleinverwalter üblich.
Vor diesem Hintergrund ist festzustellen, dass beauftragte Geschäftsführer auch in GmbHs in den folgenden Fällen verpflichtet sind, zumindest alle sechs Monate dem Verwaltungsrat und dem Überwachungsrat bzw. dem Einzelüberwacher die oben aufgelisteten Informationen zu liefern:
a) wenn ein Verwaltungsrat als Kollegialorgan (mit einem Präsidenten und weiteren Mitgliedern) bestellt worden ist und einzelnen oder allen Verwaltungsräten besondere Befugnisse übertragen worden sind. In diesem Fall besteht eine Berichterstattungspflicht an den Verwaltungsrat und an den Überwachungsrat bzw. an den Einzelüberwacher nur dann, wenn die Gesellschaft auch einen Überwachungsrat oder einen Einzelüberwacher bestellt hat. Fehlt ein solcher oder ist nur ein Abschlussprüfer („revisore legale“) ernannt, bleibt die Berichterstattungspflicht freiwillig;
b) wenn hingegen nicht ein kollegialer Verwaltungsrat bestellt worden ist, sondern mehrere Verwalter namhaft gemacht worden sind, die einzeln und/oder gemeinsam agieren, und diesen auch besondere Befugnisse übertragen werden, so sind diese auf jeden Fall zur (zumindest) semestralen Berichterstattung verpflichtet, und zwar unabhängig von der Bestellung eines Überwachungsrates oder Einzelüberwachers. Diese strengere Auslegung kann man wohl damit erklären, dass bei einzeln agierenden Verwaltern ein Informationsaustausch notwendig ist, damit – in einfachen Worten – die eine Hand weiß, was die andere tut;
c) die Pflicht zur Berichterstattung besteht in der GmbH zudem auch für einen Alleinverwalter, aber nur dann, wenn auch ein Überwachungsrat oder Einzelüberwacher bestellt worden sind, und in diesem Fall muss der Alleinverwalter diesem Kontrollorgan berichten und nicht etwa der Gesellschafterversammlung. Auch in diesem Fall bewirkt die Bestellung eines Abschlussprüfers („revisore legale“) keine Berichterstattungspflicht.
Die neue Berichterstattungspflicht wird insbesondere in kleineren und mittelständischen Unternehmen auf familiärer Basis als unnütze bürokratische Mehrbelastung angesehen werden. Aber Vorsicht: Gerade der Umstand, dass die Verpflichtung mit dem Gesetzbuch zur Unternehmenskrise eingeführt worden ist, lässt den Schluss zu, dass immer dann, wenn ein Unternehmen in Schieflage gerät, Masseverwalter und Gerichtsbarkeit gerade auf diese formellen Aspekte achten werden, und sollte dann festgestellt werden, dass der periodischen Berichterstattungspflicht nicht nachgekommen worden ist, könnte dies ein willkommener Anlass für persönliche Haftungsklagen gegen beauftragte Geschäftsführer und – soweit bestellt – Überwachungsräte sein. Es ist also anzuraten, die Vorschrift ernst zu nehmen!
In diesem Sinne kann nur empfohlen werden, zwei Mal im Jahr fest im Verwaltungsrat den Tagesordnungspunkt „Berichterstattung der beauftragten Geschäftsführer im Sinne von Art. 2381 ZGB“ einzuplanen, soweit die einschlägigen Voraussetzungen, wie oben aufgezeigt, gegeben sind. Der Bericht selbst muss kein eigenes Dokument sein, sondern kann auch nur über die Niederschrift zur jeweiligen Sitzung des Verwaltungsrates erfasst werden. Und je angespannter die wirtschaftliche und finanzielle Situation eines Unternehmens sind, desto detaillierter sollte im Protokoll über die Entwicklung und über geplante Maßnahmen berichtet werden, primär zum Schutz der Verwaltungsräte selbst.
Umgekehrt wäre es auch möglich, auf eine Sitzung des Verwaltungsrates zu verzichten und einen Bericht zu erstellen, welcher nur über E-Mail oder PEC den anderen Verwaltern und dem Überwachungsrat bzw. dem Einzelüberwacher übermittelt wird. Gerade in kritischen Situationen dürfte ein solches Vorgehen aber nicht angebracht sein.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen wie immer gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Josef Vieider
