Entgegen der allgemeinen Jubelstimmung bei der Finanzverwaltung hat die elektronische Rechnungsstellung in der Praxis nach wie vor gewaltige Tücken. Eine davon betrifft die verzögerte Rechnungserteilung, zumal die Rechnungsformulare erst ab 1. Juli 2019 derart angepasst werden sollen, dass Ausstellungsdatum und Datum des Geschäftsvorfalles getrennt ausweisbar sind. Zur Erinnerung: Für Lieferungen, die durch Transportdokumente belegt sind, dürfen die Rechnungen bekanntlich bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt werden, müssen aber in der MwSt-Abrechnung des Monats der Umsatztätigung berücksichtigt werden. Und diese Möglichkeit der verzögerten Rechnungserteilung gilt ab 2019 auch für Dienstleistungen.
Gerade um solche Rechnungen noch in die Monatsabrechnung der Umsatztätigung einzubeziehen, war die Praxis in der Vergangenheit folgende: Vielfach wurden in den ersten Wochen des Folgemonats noch Rechnungen mit dem Datum des Vormonats ausgestellt. So wurden z. B. in den ersten Februartagen die Rechnungen noch mit Datum 31.01. ausgestellt und dann verschickt.
Dadurch vermied man in der MwSt-Abrechnung für Jänner eine Vorwegnahme von Februarrechnungen und umgekehrt in der Abrechnung für Februar das Herausrechnen von Rechnungen mit Umsätzen des Vormonats. Diese Handhabung ist im Zeitalter der elektronischen Fakturierung aber verpönt, da die Rechnung bekanntlich erst dann als ausgestellt gilt, wenn sie auch verschickt, sprich auf das SDI-Portal hochgeladen wird. Erst ab 1. Juli 2019 sollen die elektronischen Rechnungen derart gestaltet sein, dass getrennt Ausstellungsdatum und Datum des Geschäftsvorfalls angegeben werden können. Dann sollte es auch technisch unproblematisch sein, für die MwSt-Abrechnung jeweils die Rechnungen mit Umsatztätigung in der Abrechnungsperiode herauszufiltern, unabhängig von effektiven Ausstellungsdatum.
Derzeit ist in den Rechnungen aber nur ein Datumsfeld vorgesehen, und in diesem Feld sind bei sofortiger Fakturierung das Datum des Geschäftsvorfalls und bei verzögerter Rechnungserteilung das Ausstellungsdatum anzugeben, während getrennt im Feld 2.1.8 die Daten der Transport- oder Leistungsdokumente mitgeteilt werden müssen. Anhand dieser Daten ist das Anrecht auf die verzögerte Rechnungserteilung nachzuweisen und müssen zudem diese Rechnungen herausgefiltert werden, um sie der richtigen Abrechnungsperiode zuzuordnen. Ohne EDV-Unterstützung bei größeren Unternehmen wahrscheinlich ein Ding der Unmöglichkeit!
Gleichzeitig gilt aber für das erste Halbjahr 2019: Es werden keine Strafen verhängt, wenn Rechnungen zwar verspätet, aber innerhalb des Termins für die periodische MwSt-Abrechnung ausgestellt und (!) verschickt werden.
Lösungsvorschlag für die Praxis:
Vor diesem Hintergrund bietet sich für die Übergangsperiode bis Ende Juni 2019 folgende praktische Lösung an: Wer bis Ende Juni mit der bisherigen Praxis fortfährt und z. B. Rechnungen für Lieferungen des Monats Jänner auch noch in den ersten zwei Februarwochen mit Datum 31.01.19 ausstellt und spätestens bis zum 15. Februar 2019 (letzter Termin für die sog. „verzögerte Rechnungserteilung“) verschickt, sollte keine Verwaltungsstrafen fürchten müssen.
Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger:
Der Rechnungsempfänger kann, soweit er die Rechnung innerhalb 16. Februar 2019 vom Portal herunterlädt, die entsprechende Vorsteuer noch in der Mwst-Abrechnung für den Monat Jänner geltend machen, soweit es sich um einen Geschäftsvorfall des Monats Jänner handelt. Nicht zulässig wird es sein, Rechnungen, die man anfangs Februar erhält, auch noch mit Datum 31.
Jänner 2019 im Register der Eingangsrechnungen zu verbuchen. Die Software sollte aber eine Unterscheidung zwischen Registrierungsdatum (z. B. 4. Febr. 2019) und Abrechnungsperiode für die MwSt (also Jänner 2019, wenn Übergabe der Ware im Monat Jänner) vorsehen. Vereinfachend wirkt sich aus, dass seit heuer Eingangsrechnungen nicht mehr fortlaufend nummeriert werden müssen. Sollte Ihre Software diese Unterscheidung der Eingangsrechnungen noch nicht unterstützten, kann die MwSt-Abrechnung auch händisch berichtigt werden, sprich, in der Abrechnung für Jänner am 16.02.19 wird händisch die Vorsteuer für anfangs Februar verbuchte Eingangsrechnungen mit Umsatztätigung Jänner 2019 in Abzug gebracht, mit entsprechender Berichtigung dann auch wiederum der MwSt-Abrechnung für den Monat Februar im März mit umgekehrten Vorzeichen.
Will man diesen zusätzlichen Verwaltungsaufwand vermeiden, ist es auch kein Problem, wenn solche Rechnungen für Geschäftsvorfälle des Monats Jänner auch für Zwecke der MwSt-abrechnung erst im Registrierungsmonat Februar berücksichtigt werden.
Noch ein letzter Hinweis für Rechnungen des Jahres 2018: Sollte eine elektronische Rechnung für Lieferungen des Jahres 2018 erst anfangs Februar über das SDI-Portal erhalten werden, so darf diese Vorsteuer erst im Februar 2019 abgezogen werden, nicht aber bereits in der Abrechnung für Jänner 2019, wie es bei Rechnungen für Umsätze des Monats Jänner zulässig ist! Dies geht aus jüngsten Klarstellungen der Agentur der Einnahmen hervor.
Übrigens: Wird die MwSt aus einer Rechnung für Lieferungen im Jahr 2018 nicht in der MwSt Abrechnung der Periode des Erhalts (z. B. Februar 2019) abgezogen, so darf sie nach derzeitiger Auslegung erst wieder in der MwSt-Jahreserklärung für 2019 im April 2020 verrechnet werden.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Josef Vieider
