Steuerliche Behandlung der Weihnachtsgeschenke und Weihnachtsessen – Vorsicht bei den Neuerungen für Mitarbeiter

Die Bestimmungen im Bereich der Einkommensteuern und der Mehrwertsteuer hinsichtlich der Weihnachtsgeschenke haben sich im Vergleich zu den Vorjahren nicht grundlegend geändert, al­lerdings mit einer Ausnahme: Die Freigrenze für unentgeltliche Zuwendungen an lohnabhängige und diesen gleichgestellte Mitarbeiter war im Vorjahr einmalig von 258,23 Euro auf 3.000 Euro angehoben worden; mit G.V Nr. 48/2023 ist diese Erleichterung im letzten Mai auch für das Jahr 2023 verlängert worden, allerdings beschränkt auf Mitarbeiter, welche zu Lasten lebende Kinder haben. Entsprechend wird man hier eine aufwendige Diversifizierung bei den Mitarbeitern vor­nehmen müssen. Mit G.V. Nr. 5/2023 verlängert worden ist auch die Möglichkeit, Mitarbeitern Benzingutscheine bis zu einem Betrag von 200,00 Euro zu überlassen, wobei sich die beiden Er­leichterungen nicht ausschließen. Hier ein Überblick:

1. Weihnachtsgeschenke an Lohnabhängige und diesen gleichgestellten Mitarbeitern

Grundsatz für IRPEF und IRES

Aufgrund der obgenannten Sonderregelungen (G.V. 48/2023) sind 2023 Ausgaben für Geschenke und Sachentlohnungen an lohnabhängige Mitarbeiter absetzbar und stellen beim Mitarbeiter keine Sachentlohnung dar, wenn im Jahr der Betrag von 3.000,00 (dreitausend) Euro je Mitarbeiter mit zu Lasten lebenden Kindern (258,23 Euro, wenn keine zu Lasten lebenden Kinder gegeben sind) nicht überschritten wird.

Wichtig: Bei Überschreiten dieser Freigrenze ist der gesamte Betrag als Sachentloh­nung steuerpflichtig.

Die Erleichterung gilt übrigens auch für den Lohnabhängigen gleichgestellte Mitarbei­ter (Stichwort „Cococo“, also in erster Linie Verwaltungsräte). Die Freigrenze gilt aus­drücklich auch für Einkaufsgutscheine. Und in diesem Zusammenhang ist daran zu er­innern, dass die Zuwendung mit der Aushändigung des Gutscheines erfolgt, also unab­hängig davon, ob der Mitarbeiter diesen ggf. erst irgendwann im nächsten Jahr auch tatsächlich einlöst.

Wichtig: Die Freigrenze von 3.000 Euro (bzw. von 258,23 Euro) ist auch im heurigen Jahr völlig unabhängig von den möglichen Überlassungen von Benzingutscheinen in Höhe von 200 Euro je Mitarbeiter. Die beiden Erleichterungen sind also kumulierbar und dürfen in Summe einen Betrag von maximal 3.200 Euro erreichen.

Die Ausgaben sind i. S. von Art. 95 EESt voll absetzbar und fallen nicht unter die Ein­schränkung von 5 Promille für freigiebige Zuwendungen an Mitarbeiter, wie sie in Art. 100 EESt festgelegt ist.

Bei Zuwendungen an Verwaltungsräte erinnern wir zudem daran, dass die Vergütungen durch die zuständigen Gesellschaftsorgane beschlossen werden müssen.

Eigenerklä­rung Mitar­beiter

Die Agentur der Einnahmen hat mit Rundschreien Nr. 23/2023 geklärt, dass die lohn­abhängigen und diesen gleichgestellten Mitarbeiter dem Arbeitgeber eine Eigenerklä­rung vorlegen müssen, aus welcher hervorgeht, dass sie zumindest ein zu Lasten leben­des Kind haben, und in der Erklärung muss auch die Steuernummer des Kindes ange­führt werden. Zu Lasten lebend sind übrigens Kinder mit einem steuerpflichtigen Ein­kommen von nicht mehr als 2.840,51 Euro (4.000 Euro, wenn das 24. Lebensjahr noch nicht überschritten worden ist); das Alter ist übrigens mit Bezug auf den 31. Dezember 2023 zu überprüfen.

Übrigens: Im Unterschied zu den Steuerabsetzbeträgen können beide Elternteile ge­trennt die vollen Freigrenzen geltend machen. Beispiel: Bei einem Ehepaar mit einem zu Lasten lebenden Kind steht beiden Elternteilen die Freigrenze von 3.000 Euro zu. Nach derzeitigen Informationen werden die obgenannten Angaben zu den Kindern vom Arbeitgeber in den Vordruck CU für das Jahr 2023 übertragen werden müssen; es ist also zu empfehlen, bei diesen Eigenerklärungen die notwendige Sorgfalt walten zu las­sen.

Mehrwert­steuer

Keine Änderungen ergeben sich bei der Mehrwertsteuer: Für Güter, die nicht Gegen­stand der eigenen Tätigkeit sind, kann die MwSt. beim Ankauf, unabhängig von der Höhe der Kosten, nicht abgezogen werden (dies gilt also auch für geringwertige Le­bensmittel, wie Weinflaschen usw.), weil nach Auffassung der Finanzverwaltung hier die betriebliche Zweckmäßigkeit fehlt.

Für Güter, die Gegenstand der eigenen Tätigkeit sind, kann die MwSt. hingegen abge­zogen werden, und in diesem Fall muss bei der Verschenkung der Güter auf jeden Fall die MwSt. berechnet werden, wobei die 3 nachstehend aufgezeigten Verfahren an­wendbar sind: Rechnung mit Abwälzung der MwSt., Eigenrechnung oder Register der Geschenke.

Alternativ kann auch bei Verschenkungen von Gütern, die Gegenstand der eigenen Tä­tigkeit sind, auf den Vorsteuerabzug beim Ankauf verzichtet werden; in diesem Fall ist die unentgeltliche Weitergabe an die Lohnabhängigen für die MwSt. irrelevant.

Durch die Gleichstellung der freien Mitarbeiter mit den Lohnabhängigen gilt die auf­gezeigte Regelung auch für Geschenke an Personen mit fortwährender geregelter Mit­arbeit, insbesondere also an Mitglieder des Verwaltungsrates.

IRAP

Für Zwecke der IRAP gelten diese Geschenke als Personalkosten und sind somit nicht absetzbar. Bei Unternehmen, welche die IRAP nach Bilanzdaten ermitteln, hingegen stellt sich die Frage, ob die Ausgaben ihrer Natur nach tatsächlich als Personalkosten auszuweisen sind. Werden sie z. B. unter B.14 als sonstige Betriebsausgaben klassifi­ziert, sind sie absetzbar.

Nachstehend auch die restlichen Bestimmungen zu den Weihnachtsgeschenken, wo aber keine wesentlichen Änderungen im Vergleich zum Vorjahr zu vermerken sind:

2. Weihnachtsgeschenke an Kunden durch Unternehmen

Grundsatz: Weihnacht-geschenke sind Reprä­sentations­ausgaben

Weihnachtsgeschenke, ausgenommen jene an die Lohnabhängigen, gelten grundsätz­lich als Repräsentationsspesen und unterliegen somit auch den entsprechenden Ein­schränkungen. Damit die Ausgaben in den Grenzen der Repräsentationsausgaben ab­setzbar sind, müssen sie also die einschlägigen Anforderungen dieser Ausgabenart erfüllen. Daraus folgt:

- Wesentlich ist, dass es sich um unentgeltliche Lieferungen und Leistungen handelt. - Die Aufwendungen müssen für Promotionszwecke bzw. zur Verkaufsförderung oder für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit getätigt werden.

- Sie müssen zudem vernünftigerweise – zumindest potentielle – wirtschaftliche Vor­teile für das Unternehmen erwarten lassen oder in Übereinstimmung mit den Gebräu­chen im jeweiligen Geschäftsbereich stehen.

- Schließlich wird unter formellen Aspekten verlangt, dass die Kosten tatsächlich an­gefallen und belegt sind.

Umgekehrt: Als Repräsentationsausgaben nicht anerkannt sind Ausgaben, die betrieb­lich nicht zuordenbar oder eigentlich nicht abzugsfähig sind, wie solche im Interesse der Gesellschafter oder von Angehörigen.

2.1. Behandlung für Zwecke der Mehrwertsteuer

Grundsatz

Für Zwecke der Mehrwertsteuer ist zu unterscheiden zwischen Fremdgütern, die nicht Gegenstand der eigenen Produktion bzw. der eigenen Handelstätigkeit sind, und um­gekehrt: Gütern, die Gegenstand der eigenen Herstellung oder des eigenen Handels des Unternehmens darstellen

2.1.1 Fremdgüter

Güter, die nicht Ge­gen-stand der eigenen Tätigkeit sind

Für Fremdgüter gilt im Sinne von Art. 19-bis1 Buchst. h) DPR 633/1972: Die MwSt. ist absetzbar, wenn die Stückkosten den Betrag von Euro 50,00 nicht übersteigen. Wird die Schwelle überschritten, ist die Vorsteuer nicht mehr absetzbar!

Soweit das genannte Limit nicht überschritten wird, kann die Mehrwertsteuer auch auf Lebensmitteln und Getränke (Schaumweine, Panettone usw.), welche im aufge­zeigten Wege als Repräsentationsausgaben einzuordnen sind, abgezogen werden. Zu erinnern bleibt noch daran, dass beim Einkauf von Geschenkkörben und ähnlichen Konfektionen nicht auf die Stückkosten des einzelnen Gutes, sondern auf jene der gesamten Packung zu achten ist. Die unentgeltliche Lieferung von Fremdgütern an Kunden und Geschäftspartner im Rahmen der Repräsentationsausgaben ist für Zwecke der MwSt. irrelevant, d. h., für diese Lieferungen sind keine Rechnung, keine Steuerquittung oder kein Kassenbeleg auszustellen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Stückkosten unter oder über 50,00 Euro liegen. Die Ausstellung eines Lieferscheines oder eines ähnlichen Dokuments, um nachzuweisen, an wen die Güter gegangen sind, ist aber trotzdem zu empfehlen, damit allgemein die Eigenschaft als Repräsentationsausgabe und die betriebliche Zweckmäßigkeit der Ausgaben nachgewiesen werden können.

2.1.2. Güter, die Gegenstand der eigenen Tätigkeit sind

Güter, die Gegenstand der eigenen Tätigkeit sind

Bei Gütern, die Gegenstand der eigenen Tätigkeit sind, ist die Schwelle von 50,00 Euro für Zwecke der MwSt. beim Einkauf hingegen absolut irrelevant. Hier gilt: Der Unternehmer zieht beim Ankauf die MwSt. ab und muss dann die unentgeltliche Wei­tergabe der MwSt. unterwerfen, außer er verzichtet freiwillig beim Ankauf auf den Vorsteuerabzug; in diesem letzten Fall ist die unentgeltliche Lieferung für die MwSt. nicht zu berücksichtigen. Nachstehend die 2 Fälle:

1. Beim Ankauf wird die Vorsteuer abgezogen: In diesem Fall muss die unentgelt­liche Lieferung der MwSt. unterworfen werden. In der Praxis kann hierfür

1. Eine Rechnung ausgestellt werden mit Abwälzung der MwSt. an den Beschenkten. Das MwStG verlangt diese Abwälzung der Steuer auf den Beschenkten nicht, und sie wird auch kaum durchgeführt. Es macht in der Tat keinen guten Eindruck, für ein Weihnachtsgeschenk dem Kunden eine Rechnung für die MwSt. zu schicken.
2. In der Regel wird daher auf die Abwälzung der MwSt. an den Beschenkten ver­zichtet werden; in diesem Fall ist eine Eigenrechnung, auch in Form einer Sammel­rechnung, auszustellen, oder es wird
3. ein „Register der Geschenke“ geführt, in welchem Tag für Tag die unentgeltlichen Lieferungen verzeichnet werden.

Soweit man die Eigenrechnung wählt, sind auch Lieferscheine auszustellen, außer es wird die unmittelbare Rechnungserteilung (Fakturierung am gleichen Tag) vorgenom­men.

Hinweis: Auch die Eigenrechnungen für Geschenke sind i. d. R als elektronische Rechnungen zu erstellen und auf das SDI-Portal zu laden. Im Sinne von Rundschrei­ben Nr. 14/E vom 17. Juni 2019 sind auch in den Feldern für den Rechnungsempfän­ger die Daten des Ausstellers anzugeben. Und wichtig: Diese Eigenrechnungen sind nur im Register der Ausgangsrechnungen einzutragen! Steuerpflichtige, die bereits die ab 1. Jänner 2021 obligatorischen Umstellungen für die elektronischen Rechnun­gen vorgenommen haben, müssen für diese Eigenrechnungen den Schlüssel TD27 verwenden.

Unabhängig ob Abwälzung der MwSt. oder ob Eigenrechnung oder Geschenkregister gilt im Sinne von Art. 13 MwStG, dass bei Geschenken nicht der Marktwert der Güter der MwSt. zu unterwerfen ist, sondern die MwSt. ist auf Grundlage der Anschaffungs­kosten der verschenkten Güter zu berechnen.

2. Verzicht auf Vorsteuerabzug: Alternativ kann der Unternehmer auch bei Gütern der eigenen Herstellung oder bei eigenen Handelsgütern beim Ankauf auf den Abzug der Vorsteuer verzichten, und in diesem Fall ist die unentgeltliche Lieferung der Güter für die MwSt. irrelevant (d. h. Verzicht auf Rechnung, Eigenrechnung oder Ge­schenkregister), gleich wie bei den Fremdgütern.

2.2. Behandlung für Zwecke der Einkommensteuern

Einkommensteuern

Im Sinne von Art. 108 Abs. EESt gelten Geschenke, wie eingangs aufgezeigt, in der Regel als Repräsentationsausgaben und sind unter Beachtung der entsprechenden Bestimmungen absetzbar. Daraus folgt:

- Weihnachtsgeschenke mit einem Stückwert von nicht über 50,00 Euro sind zur Gänze absetzbar und sie zählen auch nicht zur Berechnung der Schwellenwerte der Repräsentationsspesen.

- Wird dieser Stückwert von 50.00 Euro überschritten, ist die Absetzbarkeit hingegen nur innerhalb der Schwellenwerte für die Repräsentationsausgaben gegeben. In die­sem Zusammenhang ist daran zu erinnern, dass im Sinne von Art. 9 D.Lgs. 147/2015 für die Absetzbarkeit der Repräsentationsausgaben die nachstehenden Obergrenzen gelten, immer mit Bezug auf die Umsatzerlöse (Positionen A.1 und A.5 der GuV-Rechnung):

- 1,5 Prozent für Umsätze bis zu 10 Mio. Euro,

- 0,6 Prozent für Umsätze bis zu 50 Mio. Euro und

- 0,4 Prozent für Umsätze von mehr als 50 Mio. Euro.

Für die Bemessung des Stückwertes von 50,00 Euro sind die Nebenkosten heranzu­ziehen, dies betrifft insbesondere die nicht absetzbare MwSt., aber auch etwaige Transport- und Verpackungskosten. Zudem dürfen z. B. bei Geschenkkörben nicht die Kosten der einzelnen Güter (Weinflasche, Kaffeepackung usw.) herangezogen werden, sondern es ist das Geschenk in seiner Gesamtheit zu sehen; dieser Grundsatz gilt übrigens auch für die MwSt.

IRAP

Repräsentationsausgaben sind für Zwecke der IRAP seit 2008 zumindest für Kapital­gesellschaften unbeschränkt absetzbar, zumal nur mehr auf die Werte in der GuV ab­gestellt wird, also ohne Berücksichtigung der steuerlichen Mehr-Weniger-Rechnung. Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen gilt die gleiche Regelung, soweit die Option für diese Abrechnungsform für Zwecke der IRAP getroffen worden ist. Andernfalls sind die Spesen zur Gänze nicht absetzbar.

3. Weihnachtsgeschenke durch Freiberufler

Regeln für Freiberufler

Die Bestimmungen im Bereich der MwSt. sind i. W. identisch mit jenen für Unter­nehmen, außer dass hier grundsätzlich die Güter nicht Gegenstand der eigenen Tätig­keit sind. Entsprechend ist die MwSt. absetzbar, soweit die Stückkosten den Betrag von 50,00 Euro nicht übersteigen.

Vorsicht: Im Sinne von Art. 2 Abs. 2 Zi. 4 MwStG gilt, dass immer dann, wenn die Vorsteuer beim Einkauf abgezogen wird, die unentgeltliche Weitergabe der MwSt. unterworfen wird. Dies hat zur Folge, dass Freiberufler bei Schenkungen immer Aus­gangsrechnungen ausstellen müssen oder Eigenrechnungen erstellen müssen oder aber das Register der Geschenke führen müssen, außer sie verzichten freiwillig auf den Abzug der Vorsteuer.

Daher folgende Empfehlung: Für Freiberufler ist angebracht, auch beim Ankauf von  Gütern mit Stückkosten innerhalb 50,00 Euro immer auf den Vorsteuerabzug zu ver­zichten, um nicht den nachfolgenden Schenkungsvorgang der MwSt. unterwerfen zu  müssen.

Für Zwecke der Einkommensteuern fallen die Weihnachtsgeschenke auch bei Freibe­ruflern unter die Repräsentationsausgaben; es sind aber folgende Unterschiede zu den Unternehmen zu beachten: Die Obergrenze für absetzbare Repräsentationsausgaben beträgt 1% der Einnahmen; zudem gilt auch für Weihnachtsgeschenke das Kassaprin­zip, d. h., die Ausgaben sind nur absetzbar, soweit sie auch bezahlt worden sind. Soweit Freiberufler ihren Lohnabhängigen Weihnachtsgeschenke überlassen, sind diese für Einkommensteuerzwecke nach vorherrschender Rechtsauffassung zur Gänze als Personalausgaben absetzbar; die MwSt. hingegen ist wie bei Unternehmen zur Gänze nicht absetzbar.

4. Weihnachtsessen:

Grundsatz

Ein Weihnachtsessen stellt nicht eine unentgeltliche Lieferung, sondern eine unent­geltliche Leistung dar. Die steuerliche Behandlung ist unterschiedlich, je nachdem, ob das Weihnachtsessen nur für Mitarbeiter oder auch für Dritte gegeben wird.

Weih­nachtsessen nur für Mit­arbeiter

Im Sinne des Rundschreibens Nr. 34/E2009 handelt es sich bei Weihnachtsessen, die ausschließlich für lohnabhängige Mitarbeiter organisiert werden, nicht um Repräsen­tationsausgaben. Daraus folgt:

- Einkommensteuern: Die Ausgaben sind zunächst im Ausmaß von 75% absetzbar, wobei allerdings im Sinne von Art. 100 EESt zusätzlich eine Obergrenze von 0,5% der gesamten Personalkosten gilt.

- MwSt.: Die MwSt. ist zur Gänze nicht absetzbar, weil nach Maßgabe der Finanz­verwaltung hier die betriebliche Zweckmäßigkeit fehlt.

- IRAP: Die Ausgaben sind absetzbar, soweit die IRAP aufgrund der Bilanzwerte zu ermittelt wird.

Weih­nachtsessen nicht nur für Mitar­beiter

Soweit am Weihnachtsessen nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Dritte, vor allem potenzielle Kunden, teilnehmen, werden die entsprechenden Ausgaben hingegen als Repräsentationsausgaben eingeordnet, mit der Folge, dass

- die MwSt. zwar ebenfalls nicht absetzbar ist,

- die Ausgaben für Einkommensteuerzwecke zunächst in Höhe von 75% und dann aber im Rahmen der Schwellen für die Repräsentationsspesen absetzbar sind. Entsprechend lohnt sich der Nachweis, dass zum Weihnachtsessen neben den Mitar­beitern auch Geschäftspartner usw. des Unternehmens eingeladen werden!

5. Gutscheine:

In letzter Zeit wird es zusehends üblich, als Weihnachtsgeschenk auch Gutscheine zu verschenken, z. B. für den Einkauf von Sportartikeln oder für ein Wochenende in einem Wellnesshotel. Hierzu gilt:

MwSt.-Aus­wirkungen

Die Agentur der Einnahmen hat mit Entscheid Nr. 21/E vom 22. Februar 2011 fest­gestellt, dass diese Gutscheine nicht als Wertpapiere angesehen werden können, die Güter oder Leistungen vertreten. Infolge geschieht durch die Ausstellung des Gut­scheines keine Vorverlegung des Zeitpunktes der Umsatztätigung. Entsprechend sind der Verkauf der Gutscheine und auch deren Weitergabe an Mitarbeiter oder Kun-den/Lieferanten außerhalb des Anwendungsbereichs der MwSt. im Sinne von Art. 2 Abs. 3 Buchst. a) DPR 633/1972. Für seit 1. Jänner 2019 ausgestellte Gutscheine (D.Lgs. 141/2018) gilt die aufgezeigte Klassifizierung allerdings nur noch für sog. multiple Gutscheineine, bei welchen im Moment der Ausstellung nicht absehbar ist, welcher MwSt-Satz zur Anwendung kommt, weil für den Gutschein z. B. Güter mit einem MwSt-Satz von 4%, 10% oder 22% in einem Kaufhaus eingekauft werden können. Steht hingegen die zukünftige Behandlung für MwSt-Zwecke bereits bei Ausstellung fest (z. B. Gutschein für ein Festessen – MwSt 10%), so gilt der Umsatz im Moment der Zahlung als getätigt, und es müssen hierfür umgehend eine Rechnung oder ein Steuerbeleg ausgestellt werden. Bei „multiplen“ Gutscheinen hingegen er­folgt die Umsatztätigung für Zwecke der Mehrwertsteuer erst, sobald die Gutscheine auch tatsächlich eingelöst werden.

Auswirkun­gen für Ein­kommen­steuern

Die aktuellen Bestimmungen im Bereich der Einkommensteuern wurden bereits unter Punkt 1) dieses Rundschreibens erläutert.

Für weitere Informationen stehen wir gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Josef Vieider