In den nächsten Monaten sollen die derzeitigen PEC-Adressen „europäisch“ werden. Das bedeutet, dass es zukünftig möglich sein wird, in der gesamten europäischen Union rechtsgültige PEC-Mails zu versenden. In diesem Zuge müssen alle derzeitigen PEC-Adressen auf den neuen europäischen Standard „Registered Electronic Mail (REM)“ gebracht werden, der offensichtlich eine höhere Sicherheit gewährleisten soll.
Allerdings: Die hierfür notwendige Durchführungsverordnung ist in Italien, das im Unterschied zu anderen Ländern bereits seit rund 20 Jahren die PEC-Adressen kennt, bis dato nicht veröffentlicht worden. Entsprechend darf auch bezweifelt werden, ob der in den letzten Monaten in der Fachpresse kolportierte Termin für die Umstellung, nämlich der 30. April 2024, noch eingehalten werden kann. Die Durchführungsverordnung wird eine Fälligkeit festlegen müssen, und nach heutiger Rechtslage gilt, dass bei unterlassener Umstellung nach dieser Fälligkeit mit den traditionellen PEC-Postfächern versandte Meldungen nicht mehr die rechtlichen Eigenschaften einer zertifizierten Nachricht haben werden.
Zwecks Umstellung empfehlen wir, sich unmittelbar mit dem jeweiligen Postfachanbieter (Aruba, Legalmail usw.) in Verbindung zu setzen. Diese stellen i. d. R. bildhafte Anleitungen zur Verfügung, nach welchen die Umstellung durchgeführt werden kann. Die Schritte zur Umstellung unterscheiden sich je nach Postfachanbieter (Aruba, Legalmail usw.), laufen jedoch bei allen Anbietern ähnlich ab. Der Prozess wird dabei immer durch Einstieg ins jeweilige Postfach gestartet. Im ersten Schritt muss die Identität des Inhabers bzw. gesetzlichen Vertreters mittels einer der gängigen Identifizierungsmöglichkeiten (SPID, digitale Unterschrift, CIE, CNS) überprüft werden. Anschließend muss die Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels APP / SMS verpflichtend aktiviert werden. Wichtig: Nach Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung funktioniert die Einrichtung in einem externen E-Mail-Programm wie z.B. Outlook oder iPhone Mails nur mehr durch Generierung einer speziellen App Passworts, welches jedoch von Zeit zu Zeit (z.B. bei Aruba 90 Tage) erneuert werden muss.
Empfehlung: Bitte beachten Sie, dass Zugriff und Speicherung durch das neue System gravierende Änderungen erfahren können. Bitte lassen Sie sich von Ihrem Postfachanbieter über diese Sachverhalte im Vorfeld informieren. Und vor allem sollte man sich keinem Zeitdruck aussetzen, denn derzeit sind unsere traditionellen PEC-Adressen noch voll funktionstüchtig, und sie werden es auch bis zur Fälligkeit, welche in der obgenannten Durchführungsbestimmung festzulegen sein wird, bleiben.
In diesem Sinne ist es i. d. R. ratsam, mit der Umstellung das Inkrafttreten der Durchführungsbestimmungen abzuwarten und vor allem mit dem Postfachanbieter Zugriff und Speicherung im Vorfeld genau zu klären.
Wir werden Sie umgehend informieren, sobald die Verordnung veröffentlicht wird.
Mit freundlichen Grüßen
Josef Vieider
