Fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2019 – una breve guida

Come noto, la Legge Finanziaria 2018 ha previsto a partire dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emissione della fattura elettronica per tutte le forniture e prestazioni effettuate in Italia e soggette ad IVA (si veda anche la ns. circolare 20/2018). Sono seguiti provvedimenti e circolari dell’Agenzia delle Entrate (Provv. N° 89757, Circolari 8/E del 30 aprile e 13/E del 2 luglio 2018) che hanno chiarito aspetti tecnici e pratici. Da ultima l’Agenzia Entrate ha pubblicato lo scorso 4 ottobre una guida pratica sul tema.

Non è escluso che in conseguenza al mutato quadro politico ed alle istanze di varie parti coinvolte nei nuovi obblighi e adempimenti ci possano essere delle proroghe nell’introduzione del suddetto nuovo obbligo. Al momento però l’Agenzia delle Entrate esclude categoricamente tale ipotesi. Ci sarà invece la massima indulgenza nel primo periodo di introduzione dell’obbligo nel senso che probabilmente verranno sospese le sanzioni: ciò appare ai più una cosa dovuta tenendo conto delle problematiche ancora irrisolte nell’applicazione delle nuove disposizioni.

Con la presente vi forniamo:

• un quadro riassuntivo della situazione normativa attuale con le principali disposizioni ed alcuni nostri consigli per le prossime settimane;
• in allegato un approfondimento ed un riassunto dei dettagli in relazione all’emissione ed all’invio delle fatture, delle modalità di registrazione delle fatture ricevute e sulla detrazione dell’imposta, così come presumibilmente saranno applicabili a partire dal 2019.

1. Panoramica generale

Nel corso di quest’anno vi abbiamo già informato con varie circolari sull’obbligo di emissione delle fatture in formato elettronico. Segue una panoramica sui principali concetti.
- La fattura elettronica non è una fattura che verrà inviata o trasmessa al cliente in formato PDF o JPG, bensì una fattura emessa ed inviata in formato XML.La fattura si considera emessa soltanto se inviata in formato elettronico. La trasmissione delle fatture elettroniche avverrà tramite la piattaforma Web della Agenzia delle Entrate attraverso SDI (sistema di interscambio).
Saranno obbligati ad emettere fatture attive elettroniche tutti i soggetti titolari di partita IVA ad ESCLUSIONE dei soggetti di imposta non stabiliti e non identificati ai fini IVA in Italia;
 che si avvalgono del regime di vantaggio di cui all’art. 27 co.1 e 2 del DL 98/2011;
 che si avvalgono del regime forfetario di cui all’art. 1 co. 54 -89 della L. 190/2014;
 piccoli produttori agricoli ex art. 34, comma 6, DPR n. 633/1972
- Nessun obbligo di fatturazione elettronica né di esterometro vige per i soggetti identificati (direttamente, o a mezzo di rappresentante fiscale) ai fini IVA in Italia. L’obbligo della fatturazione in formato elettronico si applica soltanto alle fatture emesse da società stabilite in Italia o da società estere con stabile organizzazione in Italia. Alle forniture e alle prestazioni ricevute dall'estero, sia all'interno che all'esterno dell'UE, non si applica la disciplina della fatturazione elettronica.
- Le fatture emesse a privati, a clienti non residenti in Italia e a soggetti non identificati ai fini IVA in Italia, nonché a clienti esteri senza rappresentante fiscale in Italia, potranno essere inviate in formato cartaceo (o eventualmente in formato pdf). Tuttavia, le fatture emesse a privati residenti in Italia dovranno essere generate in formato XML e caricate sulla piattaforma SDI dell'Agenzia delle Entrate. Per le fatture emesse a soggetti esteri, questa procedura è facoltativa, ma sicuramente consigliabile, in quanto il caricamento di tali fatture sul portale esonerebbe dall’invio della comunicazione clienti fornitori per le operazioni con l‘estero. Purtroppo non è ancora prevista l’abolizione della comunicazione intrastat. Per quanto riguarda le fatture in entrata, il caricamento sulla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate non è previsto e non comporterebbe alcun vantaggio! A partire dal 2019 dovrà essere presentata la nuova comunicazione dei fornitori per le operazioni con l’estero, il cosidetto „esterometro“.
- Per quanto riguarda l'emissione delle fatture alle pubbliche amministrazioni, le disposizioni vigenti (decreto n. 55/2013) per la cosiddetta "fattura PA" rimangono invariate. Non ci sono quindi variazioni del 1° gennaio 2019!

- Le disposizioni sulla fatturazione elettronica si applicano alle vendite documentate da fatture. Non si applicano invece alle operazioni documentate da scontrini o ricevute fiscali. Le disposizioni in materia di fatturazione elettronica non si applicano nemmeno alle cosidette fatture-ricevute fiscali. Si precisa che le imprese del turismo (alberghi, ristoranti) e gran parte delle imprese artigiane in generale devono emettere le ricevute fiscali; nel caso però in cui il cliente intenda detrarre l’IVA, deve essere emessa una fattura fiscale. Ormai è diventata prassi che per motivi di semplificazione generalmente vengano emesse fatture "ordinarie" laddove la fattura-ricevuta fiscale sarebbe effettivamente sufficiente. Un ritorno alla fattura-ricevuta- fiscale consentirebbe quindi ad intere categorie di aggirare il nuovo obbligo.

- Le fatture elettroniche possono essere ricevute tramite un codice destinatario oppure tramite l'indirizzo PEC. Il codice destinatario o l’indirizzo PEC non dovranno essere necessariamente comunicati al fornitore. È sufficiente indicare tale indirizzo direttamente sul portale "fatture e corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. La fattura elettronica verrà automaticamente trasmessa all'indirizzo corretto in base al numero di partita IVA. Nel caso in cui si debbano comunicare delle modifiche dell’indirizzo, queste potranno essere effettuate esclusivamente sul portale e non dovranno essere comunicate ad ogni fornitori.

- L'amministrazione finanziaria ritiene che il vantaggio economico della fatturazione elettronica stà soprattutto nella riduzione dei costi di stampa. Tali risparmi vengono compensati, almeno a breve termine, dall'aumento degli oneri amministrativi per la creazione, la spedizione e la conservazione della fattura elettronica. L'innovazione rappresenterà senza dubbio un vantaggio immediato per l'amministrazione finanziaria, che dal 1° gennaio 2019 sarà in grado di visualizzare tutte le operazioni direttamente sul proprio sistema informatico.

2. Cosa fare nelle prossime settimane?

Di seguito riportiamo alcuni consigli pratici per arrivare preparati al 1° gennaio 2019:

1. In primo luogo occorre verificare se la vostra impresa è obbligata ad emettere fatture elettroniche. Consigliamo quindi di verificare la possibilità di emettere "fatture- ricevute-fiscali"; questo eviterebbe di dover adempiere ai nuovi obblighi, almeno per quanto riguarda le fatture emesse. La nuova disposizione rimarebbe in essere per le sole fatture ricevute.
2. La necessità principale è che tutte le imprese ed i liberi professionisti, ad esclusione dei regimi agevolati indicati precedentemente, si registrino al più presto sul portale "Fatture e corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate, indicando un indirizzo PEC o un codice destinatario. Questo indirizzo o codice potra essere modificato in qualsiasi momento. Le fatture elettroniche verrranno assegnate correttamente e automaticamente al numero di partita IVA grazie a questa operazione. Se si dispone di accesso tramite Entratel o Fisconline è possibile effettuare la registrazione autonomamente. Nei prossimi giorni vi invieremo una delega, mediante la quale potremo, a richiesta, registrare la vostra impresa sulla piattaforma; allo stesso tempo, tale registrazione varrà anche quale opzione per la conservazione automatica delle fatture direttamente sulla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate.
3. Riteniamo quindi che non vi sia alcuna necessità di comunicare a tutti i fornitori il codice destinatario, come avviene attualmente. Una volta attribuito correttamente il codice alla partita IVA, la piattaforma SDI assegnerá automaticamente la fattura al codice destinatario o all'indirizzo PEC indicato. Si prega pertanto di comunicare ai vostri fornitori di indicare l'indirizzo standard composto da sette zeri "0000000" nelle fatture emesse alla Vostra impresa.
4. Si consiglia di optare sul sito dell‘ Agenzia delle Entrate Sezione "Fatture e corrispettivi", nel momento della registrazione, anche per la conservazione come già indicato al punto 2); se in futuro vi fosse la necessità di conservare tramite un provider esterno, la suddetta opzione non costituirà ostacolo. Al contrario però, un'opzione successiva comporterá l’obbligo di conservazione delle fatture sul portale soltanto a partire dalla data di presentazione dell‘opzione, con la conseguenza che le fatture elettroniche emesse e/o ricevute antecedenti dovranno essere conservate elettronicamente per conto proprio.
5. Se dovete emettere un elevato numero di fatture elettroniche, vi raccomandiamo di richiedere alla Vostra softwarehouse l’aggiunta di un modulo specifico al Vostro programma di contabilità per la fatturazione elettronica in modo da automatizzare la generazione e l'invio delle fatture in formato XML; se non fosse possibile, Vi consigliamo di contattare al più presto il nostro ufficio in modo da poter decidere insieme come gestire l’intero processo di emissione e conservazione delle fatture.
6. A nostro avviso, non è assolutamente necessario (come viene spesso consigliato) il controllo degli archivi anagrafici dei vostri clienti in modo da avere dati anagrafici completi al 1° gennaio 2019. Riteniamo infatti che la maggior parte dei vostri clienti registrerà l’indirizzo sul portale "Fatture e corrispettivi" nelle prossime settimane. È importante però che venga memorizzato il numero di partita IVA corretto e per i clienti privati residenti in Italia, invece, il codice fiscale in modo che la fattura possa transitare correttamente dallo SDI.
7. Per quel che riguarda le fatture emesse, a partire dal 1° gennaio 2019 sarà semprepossibile inserire l'indirizzo di consegna "0000000" per le operazioni B2B e B2C. Se il cliente non si fosse ancora registrato sul portale "Fatture e corrispettivi", la fattura tornerà indietro ma si considererà emessa correttamente e sarà necessario inviare al cliente la fattura in formato pdf, dichiarando che il formato digitale potrà essere scaricato dall'"area riservata" del portale dell'Agenzia delle Entrate e richiedendo poi che Vi venga comunicato il "codice destinatario" per le fatture future o chiedendo al cliente di provvedere alla registrazione dell‘indirizzo direttamente sul portale "Fatture e corrispettivi".
8. Vi consigliamo infine di aprire un codice QR per la Vostra posizione IVA (si veda la nostra circolare n. 27/2018) in modo da poter comunicare al fornitore tramite una applicazione tutti i dati necessari per l'emissione delle fatture nel più breve tempo possibile. Ciò sarà particolarmente utile per le fatture emesse dalle stazioni di servizio.

Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti. Distinti saluti.

Josef Vieider

Note sulla fatturazione dal 1° gennaio 2019

1. L‘emissione e l‘invio delle fatture elettroniche

1. L‘emissione e l‘invio delle fatture elettroniche

Seguono alcune indicazioni sull'emissione e l'invio delle fatture a partire dal 1° gennaio 2019:

1.1 Formato delle fatture

Dal 1° gennaio 2019 sarà assolutamente necessario disporre di un PC con collegamento internet e del relativo software per la fatturazione. La fattura elettronica dovrá essere generata in formato XML. XML è l'acronimo di Extensible Markup Language che vuol dire linguaggio di codifica estensibile.

Le fatture elettroniche potranno essere generate ai sensi delle norme di attuazione con i seguenti strumenti resi disponibili gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate:
- una procedura web, con la quale si potrà generare la fattura direttamente online;
- una applicazione per i dispositivi mobili

- e per rendere disponibile il servizio anche in aree remote, l'agenzia delle entrate metterà a disposizione un software gratuito che potrà essere installato direttamente sul PC. Raccomandazione: è consigliabile implementare il programma di contabilità esistente, integrandolo con un modulo specifico per la fatturazione elettronica.

A maggio Vi abbiamo inviato una circolare indicando i requisiti tecnico-operativi delle fatture elettroniche, così come pubblicati nell’ allegato A) del Provvedimento del 30 aprile 2018. Se non avete ancora contattato la vostra softwarehouse per trovare la miglior soluzione, Vi invitiamo a farlo al più presto.

Va sottolineato inoltre, che i programmi resi disponibili dall'Agenzia delle Entrate sono limitati, ad esempio non consentono di indicare in fattura il logo dell'emittente e modificare la strutturazione del testo.
Nota bene: nei casi in cui l’emissione della fattura elettronica è obbligatoria ma non viene emessa e inviata in formato XML, è di fatto considerata non emessa con tutte le conseguenze a carico dell‘emittente e del destinatario che non potrà detrarsi la relativa imposta.

1.2 Contenuto delle fatture

Il contenuto della fattura elettronica resta invariato rispetto alla fattura cartacea con un'unica eccezione:

Sulla fattura deve sempre essere indicato l'indirizzo telematico del cliente. La regola sarà:
- per le fatture B2B, il campo "codice destinatario" dovrà essere sempre compilato eventualmente con il corrispondente codice a 7 cifre ricevuto dal cliente o con il codice convenzionale "0000000" (7 zeri). Potrà sempre essere indicato l'indirizzo PEC per forniture e servizi alle imprese e ai professionisti (B2B).
- per le fatture ai non residenti dovrá essere indicato il codice "XXXXXXX".
- per le vendite a privati ed enti non commerciali, il campo dovrá essere compilato con "0000000". Ciò vale anche per i soggetti minimi e forfettari e piccoli agricoltori, tutti casi nei quali la fattura non viene trasmessa tramite SDI. Si ricorda che per le persone fisiche e gli enti non commerciali si dovrà indicare anche il codice fiscale del destinatario della fattura.
Se si intende creare la fattura elettronica per conto proprio, sarà essenziale la verifica del proprio software che dovrà garantire una corretta conversione della fattura nel formato richiesto.

1.3 Data di emissione

La data di emissione effetiva sarà quella indicata in fattura. Nota bene: la fattura non si considererá emessa fino a quando non sarà trasmessa tramite SDI. Visto che l’intero processo di trasmisisone della fattura sará tracciato, le sanzioni amministrative potranno essere per la fatturazione tardiva potranno essere facilmente comminate. Non saranno comunque applicate se la fattura verrà caricata sul portale il giorno stesso della cessione o, in caso di fatturazione differita, entro l'ultimo giorno del mese o al più tardi entro il 15° giorno del mese successivo. Vi preghiamo quindi di prestare attenzione alla data di trasmissione delle fattura e di tener presente che le fatture dovranno essere presenti sul portale entro i termini indicati! In questo contesto, la recente guida dell'Agenzia delle Entrate ha confermato esplicitamente che sará possibile emettere ed inviare materialmente le fatture entro il 15 del mese successivo grazie alla fatturazione differita includendole nella liquidazione IVA del mese precedente.

Nota bene: allo stato attuale, per evitare sanzioni amministrative, le fatture elettroniche dovranno essere emesse non solo entro le 24.00 ore del giorno in cui è stata effettuata la prestazione, ma dovranno anche essere effettivamente inviate!
Il 1° luglio 2019 entreranno tra l‘altro in vigore delle modifiche e la legge IVA dovrà essere adattata alle nuove innovazioni tecnologiche. Secondo le bozze, l'articolo 21 della legge IVA dovrà essere modificato in modo tale che le fatture verranno emesse ed inviate entro 10 giorni dalla realizzazione del fatturato. Rimane tuttavia valido il principio secondo cui la fattura non si considererá emessa fino alla trasmissione. La fattura dovrá quindi indicare chiaramente che la data di emissione e la data in cui l'operazione è stata effettuata sono diverse, in ogni caso va indicata la data in cui l'operazione è stata effettuata (Art. 226, paragrafo 7, della direttiva IVA).

Ciò significa che, in caso di fatturazione immediata, la fattura per una consegna effettuata il 25 gennaio 2019 potrá essere emessa e trasmessa entro il 4 febbraio. Tuttavia, oltre alla data di trasmissione della fattura (04.02), sará necessario indicare anche la data in cui è stato generato il ricavo (25.01). Questa novità è particolarmente importante per le fatture relative agli acconti, in quanto la ricevuta di pagamento potrebbe non essere visibile fino al ricevimento degli estratti conto bancari.

Fino ad allora, si potra solo sperare nella clemenza dell’Amministrazione Finanziaria.

1.4 La trasmissione delle fatture elettroniche tra imprese (B2B)

La fattura emessa in formato XML non verrà inviata direttamente al cliente, ma dovrá prima essere caricata e trasmessa tramite SDI. I contribuenti che hanno accesso a Entratel, Fisconline o Spid potranno caricare la fattura XML sul portale tramite l‘applicazione „FATTURAe“.
La fattura elettronica potrá essere inviata con le seguenti modalità:

• posta elettronica certificata (PEC),
• servizi informatici messi a disposizione dell ́Agenzia delle Entrate
• procedura online webservice
• sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP
Per queste ultime due modalità di spedizione, utilizzate principalmente da operatori professionali e Dottori Commercialisti, è richiesto il previo accreditamento presso l'Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica non potrà essere inviata semplicemente tramite la posta elettronica ordinaria, ma dovrà transitare tramite lo SDI "sistema di interscambio".
Nota bene: se la fattura non transita tramite SDI, è considerata non emessa.

La Piattaforma verificherà la correttezza della fattura prima dell'inoltro, in particolare controllerá la correttezza del contenuto minimo richiesto come l’indirizzo telematico (o il codice SDI a 7 cifre, quale può essere il numero convenzionale "0000000" oppure l'indirizzo PEC). Se durante questo controllo verranno rilevati errori, la fattura verrá scartata. L'emittente della fattura riceverà un messaggio di errore dal sistema, e avrà esattamente 5 giorni di calendario (non giorni lavorativi!) per corregerla e reinviarla corretamente allo SDI. Quando si effettuerá la correzione, il numero e la data della fattura non dovranno essere modificati. Se il termine non verrà rispettato, la fattura si considererà non emessa e dovrà essere riemessa. Se la fattura sarà formalmente corretta, dopo la trasmissione l'emittente riceverà una conferma con ricevuta di consegna.

Lo stato di trasmissione di una fattura potrà essere controllato in qualsiasi momento nella sezione "Consultazione - Monitoraggio di file trasmessi" sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Lo stato di ogni singola fattura verrà visualizzato in una tabella, che consigliamo di monitorare quotidianamente.
Oltre ai messaggi di scarto più comuni, lo SDI invierá anche altre comunicazioni, ad esempio di trasmissione non riuscita, perché ad esempio la casella di posta PEC del destinatario era piena o il server era spento al momento dell’invio. In questo caso, la fattura dovrá essere inviata al cliente in formato analogico (su carta o file Pdf) e al contempo il cliente dovrà essere informato che la fattura è stata correttamente trasmessa dallo SDI e la copia sarà disponibile nella sua area riservata. Per l'emittente, ciò significherá che la fattura è stata emessa correttamente; il destinatario della fattura, invece, si potrà detrarre l'IVA solo dopo aver scaricato la fattura dal sistema.

La registrazione dell'indirizzo telematico non è obbligatoria. Essa servirà a fornire al "postino" SDI l'indirizzo telematico al quale dovranno essere inviate le fatture elettroniche. Questo indirizzo verrà quindi utilizzato automaticamente dallo SDI, indipendentemente dalle informazioni contenute nella fattura elettronica e dalle informazioni fornite al fornitore in precedenza. Sarà quindi possibile modificare in qualsiasi momento l'indirizzo telematico su questo portale, ad esempio se si imposterá un nuovo software di trasmissione o un nuovo fornitore, o se si indicherá un altro incaricato a ricevere le fatture.

Segue una panoramica delle singole fasi di trasmissione:

1. In primo luogo, lo SDI controllerá il numero di partita IVA del destinatario della fattura per verificare se ha registrato un indirizzo elettronico sulla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso, la fattura verrà inviata automaticamente a questo indirizzo.
2. Se non è stata effettuata la registrazione, si fa riferimento all'indirizzo indicato nella casella "codice destinatario" e la fattura verrà inviata a tale indirizzo.
3. La casella "codice destinatario" dovrà essere sempre compilata almeno con il codice convenzionale "0000000" (sette zeri) o, per le fatture elettroniche estere, con il codice convenzionale "xxxxxxx" (sette X). Se verrà indicato il codice "0000000", la SDI controllerà che i campi indirizzo PEC siano compilati e trasmetterà la fattura. Se verrà indicato il codice "xxxxxxx", tuttavia, non ci sarà alcuna trasmissione in quanto la spedizione verrà effettuata a clienti esteri per i quali non è prevista la trasmissione elettronica ma soltanto la conservazione sul portale. Nel caso di clienti privati nazionali, deve essere indicato il codice fiscale e la trasmissione avverrà direttamente nell’area riservata.
4. Se la fattura verrà accettata e trasmessa, il mittente riceverà una conferma ("ricevuta di recapito") indicante l'indirizzo, la data e l'ora di trasmissione.
5. Se l'indirizzo PEC menzionato dovesse mancare o se la casella PEC corrispondente fosse piena o il canale web non attivo, la fattura elettronica sarà archiviata nell'area riservata del destinatario sul portale dell'Agenzia delle Entrate (fatture e corrispettivi). Nello stesso momento l'emittente della fattura verrà informato che lo SDI non è stato in grado di consegnare la fattura elettronica. In questo caso, la fattura si considererà emessa. Il fornitore sarà tenuto ad informare il cliente che la fattura è depositata nell'area personale del portale dell'Agenzia delle Entrate e che la fattura sará disponibile nel propria area riservata. L’emittente sarà obbligato a trasmettere in formato analogico una copia al destinatario. Il cliente, d'altra parte, può dedurre l‘IVA non appena accede alla suddetta piattaforma e scarica la fattura.

1.5 La trasmissione delle fatture a clienti privati (B2C) e all'estero

Anche le fatture ordinarie a soggetti privati o esteri dovranno transitare tramite SDI. Contemporaneamente, le fatture stesse potranno essere trasmesse al cliente in formato cartaceo o in formato PDF. Ricordiamo che nel caso in cui le fatture vengono trasmesse a persone fisiche si dovrà indicare il codice fiscale al posto della partita IVA.

1.6 Creazione del codice QR e registrazione al portale "Fatture e corrispettivi

Come già comunicato, il contribuente avrà la possibilità di memorizzare il proprio codice fiscale e i dati anagrafici per la fatturazione nel proprio codice QR code tramite un‘applicazione per poter comunicare tali dati al fornitore; ciò sarà particolarmente utile per la fatturazione elettronica presso le stazioni di servizio al fine di facilitare il processo di fatturazione.

Per consentirVi di trasmettere le fatture elettroniche senza problemi, consigliate ai Vostri clienti di registrarsi immediatamente sul portale "Fatture e corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate e di inserire un indirizzo PEC o un codice destinatario consentendo l’abbinamento con la partita IVA garantendo così che le fatture elettroniche inviate verranno assegnate automaticamente e correttamente tramite il numero di partita IVA.

In assenza di registrazione, il sistema salverá la fattura nell'area personale del cliente. L'emittente della fattura riceverà una notifica di non recapitabilità della fattura e dovrà quindi inviare la fattura al cliente in forma analogica.

1.7 Contabilizzazione delle fattture emesse

Non sono previste disposizioni particolari per la contabilizzazione delle fatture emesse.

1.8 Fattura elettronica e imposta di bollo

Premettendo che nessun timbro potrà essere apposto sulle fatture elettroniche, per quelle soggette ad imposta di bollo dovrà essere indicato nel campo „dati bollo“ la dicitura „SI“. Il decreto (art. 6 DM 17.6.2014) stabilisce che l'imposta di bollo dovrá essere pagata a posteriori entro 120 giorni dalla fine dell'esercizio, vale a dire di norma entro il 30 aprile dell'anno successivo. Il pagamento dovrà essere effettuato utilizzando il modulo F24 e il codice di pagamento "2501". Il mancato pagamento sarà punito con una sanzione amministrativa pari al doppio dell‘imposta di bollo dovuta.

2. Fatture in entrata

Di seguito sono riportate le principali disposizioni relative alle fatture in entrata. Affinché le fatture elettroniche emesse a partire dal 1° gennaio 2019 possano beneficiare della detrazione dell'IVA, la fattura dovrá essere correttamente ricevuta e scaricata (!) per vie elettroniche.

2.1 Contabilizzazione delle fatture in entrata

Le fatture in entrata ricevute tramite PEC oppure tramite il sistema FTP dovranno prima essere scaricate, anche se la fattura è stata inviata in formato Pdf. La fattura in formato XML è solitamente illeggibile e dovrà quindi essere convertita. Nota bene: se il Vostro software non esegue automaticamente la conversione, vi consigliamo di scaricare il software gratuito da http://www.assosoftware.it/assoinvoice, che converte le fatture elettroniche in un file PDF. Non esistono regole particolari per la registrazione di queste fatture.

La numerazione e la registrazione delle fatture in entrata dovrebbe essere notevolmente semplificata. Il formato XML delle fatture elettroniche non potrà essere modificato e quindi nessun protocollo di registrazione potrá essere apposto sulla fattura ricevuta.
La numerazione progressiva non dovrebbe più essere necessaria in futuro. È sufficiente che il numero di identificazione del file sia annotato nel registro delle fatture d’acquisto oppure che venga applicata un'altra soluzione che consenta una chiara connessione tra la fattura e la registrazione. Chiarimenti in merito sono già stati forniti nella risposta a una richiesta di informazioni (n. 34 dell'11 ottobre 2018). Si trattava di una soluzione per SAP, che assegnava un protocollo di input e dei corrispondenti numeri VIM per tutti i documenti ricevuti (Vendor invoice management). Questo numero VIM consente una chiara connessione tra la fattura in entrata e la registrazione, anche in assenza di una numerazione completa.

Raccomandazione: poiché le fatture elettroniche non sono numerate in modo progressivo, si raccomanda di tenere un registro separato delle fatture in entrata. In questo modo sará possibile tenere un registro separato per le fatture estere e per le bolle doganali, nonché per le fatture/ricevute fiscali, per le quali si dovrà continuare a mantenera una numerazione come in precedenza.

2.2 Detrazione dell‘IVA

Come in passato, l'IVA sulle fatture in entrata dovrà essere considerata nella liquidazione IVA in cui i ricavi sono stati generati. Tuttavia, sará necessario che la fattura sia stata effettivamente trasmessa entro il termine di fatturazione. La data di consegna per la trasmissione tramite PEC, servizio web o FTP è la data indicata sui relativi protocolli di trasmissione. Allo stesso modo, l'IVA per una fattura emessa il 31 gennaio 2019 ma non trasmessa entro il 1° febbraio 2019, potrà essere detratta solo nel mese di febbraio. N.B. Se la fattura non verrà trasmessa attraverso i canali menzionati, ma verrà salvata solo nella cosiddetta "area riservata" dell'Agenzia delle Entrate, l'IVA potrá essere detratta solo nel periodo di liquidazione in cui verrà effettivamente scaricata.

A tale proposito, sono previste delle modifiche alla legge, Vi informeremo in dettaglio a tempo debito.

3. Conservazione delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche in entrata e in uscita dovranno essere conservate in formato elettronico. La conservazione potrá essere effettuata direttamente sul sito SDI dell'Agenzia delle Entrate, previa opzione in tal senso; pare che questa forma di conservazione abbia valenza legale.

Nota bene: la trasmissione della fattura tramite lo SDI non implica la conservazione automatica; a tale scopo sará necessario che si abbia opti espressamente per la conservazione automatica sul sito dell’Agenzia delle Entrate.