Come noto il 1° luglio 2018 è entrato in vigore l’obbligo di emissione di fattura elettronica nei subappalti/nelle subforniture nell’ambito di appalti della Pubblica Amministrazione, nonostante le critiche delle associazioni di categoria e le richieste di rinvio. Lunedì 2 luglio l’Agenzia delle Entrate ha emanato la circolare esplicativa 13/E contenente alcuni chiarimenti assolutamente necessari per potere applicare la nuova norma. Non si parla naturalmente del settore delle forniture di carburanti, per le quali (e solo per le quali) c’è stato un rinvio nell’introduzione dell’obbligo. Di seguito una breve disamina della suddetta circolare.
1. Subappalti nella Pubblica Amministrazione
Sono stati forniti importanti chiarimenti. In particolare è stato sancito che non solo la procedura si applica soltanto per il “primo” gradino della catena, quindi soltanto per il primo subappalto, ma che i dati identificativi di tale subappaltatore devono essere anche comunicati dall’appaltatore alla stazione appaltante ai sensi dell’art. 105, comma 2 del D.Lgs. 50/2016 (legge sugli appalti). In questi casi al subappaltatore è necessario comunicare il “CIG” (codice identificativo di gara) ed il “CUP” (codice unico di progetto), che quest’ultimo dovrà indicare sulle proprie fatture che verranno inviate tramite piattaforma SDI.
Di converso sono esclusi dall’applicazione delle suddette norme i “subappaltatori” che forniscono pur sempre l’affidatario dell’appalto ma che non sono stati comunicati quali subappaltatori e che quindi non hanno ricevuto CIG e CUP (ad es. nei casi in cui forniscono l’appaltatore con varie merci, di cui soltanto alcune destinate all’appalto con la P.A.).
Chiarito anche che non rientrano nelle fattispecie in esame i casi in cui il committente è una società “controllata” dalla P.A.
In considerazione dell’incertezza che ha regnato fino ad ora ed ai molti dubbi interpretativi ci auguriamo che le sanzioni per gli errori commessi in questa fase transitoria verranno applicate con benevolenza.
Un consiglio pratico: per i suddetti codici “CIG” e “CUP” non c’è un campo apposito nel formato della fattura elettronica, per cui vi suggeriamo di inserirli in alternativa in altri campi, dati dell’ordine, dati del contratto, dati della convenzione, dati di ricevimento ecc.
2. Prestazioni dei soci di consorzi
Nei consorzi esterni che operano con la P.A. l’obbligo di fattura elettronica non si estende ai rapporti interni tra consorzio e consorziati, p.e. quando le prestazioni del consorzio nei confronti dell’ente pubblico vengono di fatto “subappaltati” ai membri del consorzio stesso.
3. Soggetti esteri identificati in Italia
I soggetti non residenti in Italia e che non hanno una stabile organizzazione in Italia, ma che hanno un rappresentante fiscale nel ns. paese o sono identificati ai fini IVA in Italia non sono soggetti all’obbligo di emissione di fattura elettronica nei confronti della P.A.
4. Termini di trasmissione delle fatture alla piattaforma SDI
La fattura elettronica va emessa entro gli ordinari termini previsti all‘art. 21 della legge IVA, ossia al momento di effettuazione dell’operazione/esigibilità dell’imposta. Di conseguenza va emessa ad esempio contestualmente alla cessione del bene. Posto che la fattura elettronica è considerata emessa all’atto della relativa consegna ovvero trasmissione all’acquirente è possibile che il processo di invio si concluda oltre le ore 24 del medesimo giorno.
L’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che nella fase transitoria di introduzione saranno tollerati ritardi minimi che non pregiudichino la corretta liquidazione dell’imposta dovuta. Un accorgimento utile in questo senso è indicare quale data di emissione la data de effettuazione dell’operazione. Invitiamo comunque a fare attenzione agli effetti ai fini della detrazione dell’imposta.
5. Fatture scartate
Come noto, se una fattura elettronica viene scartata per un errore contenuto nel documento, la stessa deve essere corretta e nuovamente inviata entro cinque giorni.
Viene chiarito nella circolare che in tale caso la fattura deve essere corretta internamente e possibilmente riemessa con lo stesso numero e la stessa data. Qualora ciò non fosse possibile, si devono indicare nel testo della fattura nuova gli estremi di quella sostituita. Ciò ai fini della prova della tempestiva correzione.
6. Archiviazione
La circolare chiarisce anche che le fatture elettroniche possono essere conservate/archiviate anche in un altro formato oltre al formato XML. Si devono osservare tutte le norme vigenti in materia di conservazione elettronica. La conservazione può essere anche effettuata all’estero, in paesi con i quali vigono accordi che disciplinino reciproca assistenza e scambio di informazioni.
L’Agenzia Entrate mette a disposizione gratuitamente sulla piattaforma SDI una possibilità di archiviazione dei documenti, se veda a tale proposito la home-page dell’Agenzia sotto “Fatture e Corrispettivi”. La richiesta di archiviazione va presentata con lo stesso modello previsto per la richiesta del codice QR. Ricordiamo che comunque per l’archiviazione per l’anno 2018 c’è tempo fino a gennaio 2020.
7. Consigli pratici per chi riceve fatture elettroniche
7.1 Comunicazione di una casella di posta elettronica al fornitore
Premesso che non è obbligatorio comunicare al fornitore un indirizzo per l’invio delle fatture elettroniche, è comunque assolutamente consigliabile indicare o un indirizzo PEC (sufficiente se si ricevono poche fatture) o un apposito indirizzo („codice destinatario“). In caso contrario il fornitore comunicherà che la fattura è archiviata nel registro „corrispettivi/fatture“ ed il cliente si dovrà scaricare il documento.
È opportuno quindi indicare sulla piattaforma SDI o l’indirizzo PEC oppure l’apposito indirizzo “codice destinatario”. In tale caso il sistema indirizza automaticamente le fatture al destinatario corretto.
All’iscrizione dell’indirizzo potete provvedere in proprio tramite accesso a Entratel o Fisconline. Eventualmente vi possiamo supportare tramite delega che vorrete attribuirci con lo stesso modello con cui ci avete eventualmente delegati alla generazione del codice QR.
7.2 Registrazione delle fatture ricevute e detrazione dell’imposta (IVA)
Al ricevimento di una fattura elettronica ci si renderà conto che la stessa risulta “illeggibile”. A ciò si aggiunga che le norme sulla registrazione delle fatture emesse/ricevute non sono state modificate. Diventa quindi indispensabile procurarsi uno strumento per la “lettura” delle fatture stesse. Consigliamo di utilizzare il programma gratuito “Assoinvoice” messo a disposizione da Assosoftware (www.assosoftware.it/assoinvoice), salvo che il vostro programma non preveda già un software apposito.
La soluzione ideale sarebbe che il vs. software consenta con pochi click di contabilizzare la fattura nel vs. programma. Fintantoché i programmi in generale non consentiranno un passaggio automatico in contabilità sarà necessaria una contabilizzazione manuale. Si tenga conto a tale proposito che le fatture in entrata (ricevute) non verranno più numerate cronologicamente in quanto la cronologia è ampiamente documentata dal flusso di informazioni del canale elettronico.
Vi consigliamo pertanto in questa fase transitoria fino al 31 dicembre 2018 di tenere due registri separati delle fatture ricevute:
- Uno con le fatture “normali” ricevute in formato cartaceo, da ordinare cronologicamente come finora;
- Uno per le fatture elettroniche ricevute relative ai subappalti di cui al punto 1) sopra, per le quali non è necessario attribuire un n° di protocollo.Eventualmente può essere approntato un ulteriore registro per le fatture elettroniche nell’ambito del B2B di fornitori che “volontariamente” emettono fatture elettroniche, ma per le quali almeno fino al 31.12.2018 non è obbligatoria l’archiviazione elettronica.
Si tenga conto che secondo la dottrina prevalente può essere detratta l’IVA soltanto sulle fatture elettroniche emesse (con riferimento alla data) nel periodo in liquidazione (es. giugno) ed effettivamente ricevute tramite canali elettronici entro il termine per la liquidazione dell’imposta (es. 16 luglio 2018). A differenza che per le fatture cartacee, per le quali l’Agenzia Entrate non è in grado di stabilire quando effettivamente il contribuente ha ricevuto la fattura, per quelle elettroniche ciò è facilmente dimostrabile. Quindi le fatture ricevute dopo il 16 luglio 2018 dell’esempio potranno essere portate in detrazione soltanto nel periodo successivo.Noi non condividiamo l’opinione prevalente in base alla quale le fatture ad es. di giugno ricevute tra il 1° ed il 16 luglio 2018 non possono essere portate in detrazione nella liquidazione di giugno, in quanto giurisprudenza e principi dell’UE sostengono la ns. tesi.
7.3 Altre indicazioni
Infine precisiamo che, a differenza che per le fatture elettroniche inviate alla P.A., per le fatture inviate a soggetti non pubblici nell’ambito del B2B, non è necessario apportare la firma elettronica.
Se avete l’esigenza di emettere soltanto sporadicamente fatture elettroniche e non disponete ancora degli strumenti informatici necessari, vi possiamo supportare nell’emissione, invio ed archiviazione di tali fatture.
Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti e ulteriori informazioni. Distinti saluti
Josef Vieider
