Entro l’11 dicembre 2023 le società di capitali e gli enti privati con personalità giuridica, oltre ai cd. “trust”, dovranno comunicare al Registro delle Imprese i nominativi dei titolari effettivi per la trascrizione nell’apposito registro. Tale obbligo deriva dal recepimento della IV e V direttiva UE in materia di antiriciclaggio. Tale registro dovrebbe alleggerire gli obblighi formali oggi in vigore per banche e assicurazioni, Notai e Dottori Commercialisti. Il 9 ottobre scorso è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale l’atteso Decreto attuativo e a partire dal 10 ottobre ci sono 60 giorni per adempiere all’obbligo di cui sopra: il termine scade l’11 dicembre essendo il 9 e 10 dicembre giorni festivi. Di seguito una panoramica sulle disposizioni in oggetto.
1. Soggetti interessati alla comunicazione
L‘obbligo
di comunicare il titolare effettivo riguarda:
- imprese con personalità giuridica, quindi società di capitali (Spa, Srl, Sapa, cooperative, consorzi), mentre sono escluse di converso le società di persone;
- persone giuridiche private tenute all’iscrizione nello specifico Registro presso il Commissariato del Governo, quali associazioni riconosciute, fondazioni;
- trust e istituti affini, iscritti in un apposito elenco speciale tenuto presso il Registro Imprese.
2. Determinazione del titolare effettivo
Il titolare effettivo o i titolari effettivi sono le persone fisiche che in definitiva “possiedono” direttamente o indirettamente una società (o un ente) o che la controllano. In base al tipo di società o d ente si adottano procedure diverse per stabilire chi è il titolare effettivo.
2.1 Per le società di capitali è considerato titolare effettivo ogni persona fisica che detiene, direttamente o indirettamente, più del 25% del capitale sociale, o più del 25% dei diritti di voto o che in altro modo esercita il controllo sulla società (ad es. in base all’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentono di esercitare un’influenza dominante). In concreto si tratta della o delle persone fisiche con almeno uno dei seguenti presupposti:
- possesso diretto di più del 25% del capitale sociale;
- possesso indiretto di più del 25% del capitale sociale, se la partecipazione è detenuta tramite società controllate, fiduciarie o interposta persona.
Se queste condizioni non sono date, si individua il titolare effettivo sulla base di questi ulteriori elementi:
- controllo della maggioranza dei voti o voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea;
- esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentono di esercitare un’influenza dominante sulla società.
Se non sussistono nemmeno queste condizioni, risulterà titolare effettivo la persona fisica titolare dei poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società.
Regole particolari si applicano in caso di usufrutto o contitolarità delle quote sociali.
- come noto il diritto di voto spetta – salvo diverso accordo – all’usufruttuario, mentre gli altri diritti spettano ad entrambi i titolari, quindi anche al nudo proprietario. In questi casi le istruzioni consigliano di indicare entrambi i titolari di diritti sulle quote superiori al 25%, quini sia il nudo proprietario che l’usufruttuario.
- in caso di contitolarità delle quote con un contitolare prevalente (ad. es. contitolarità al 40%/30%/30%) si comunica tale titolare “prevalente”; in caso di contitolarità con quote uguali (ad esempio tre contitolari alla pari), vanno indicati tutti i contitolari, sempreché la quota sia in totale superiore al 25%.
2.2 Per le persone giuridiche private si fa invece riferimento alla/alle persone fisiche che rivestono una delle seguenti funzioni:
- fondatori (se in vita),
- beneficiari, oppure
- titolari di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell’ente.
I fondatori, i beneficiari ed i titolari di poteri sono quindi considerati i titolari effettivi della persona giuridica e vanno comunicati quali titolari effettivi al Registro Imprese. Peraltro Unioncamere ritiene che le persone fisiche che rivestono la carica di Amministratore di un ente, senza avere poteri di rappresentanza e/o direzione, e che non sono né fondatori né beneficiari, non siano nemmeno titolari effettivi.
2.3 Infine per trust e istituti giuridici affini sarà titolare effettivo la persona fisica/le persone fisiche che rivestono una delle seguenti funzioni:
- costituente/i,
- fiduciario/i,
- guardiano/i,
- beneficiario/i oppure
- altre persone che esercitano il controllo sul trust o sui beni conferiti nel trust attraverso la proprietà diretta/indiretta.
3. Soggetti obbligati alla comunicazione
La comunicazione del titolare effettivo spetta al legale rappresentante della società, di regola il Presidente del Consiglio di Amministrazione o l’Amministratore Unico, o dell’ente, sotto la propria responsabilità. Si tratta nel caso specifico di un’autodichiarazione, che in caso di dichiarazione mendace prevede conseguenze penali.
4. Dati e informazioni da comunicare
Nella comunicazione andranno indicati sostanzialmente i dati anagrafici del titolare/dei titolari effettivi: nome e cognome, data e luogo di nascita, residenza, cittadinanza e codice fiscale. Per la società vanno comunicati la ragione sociale, sede sociale e amministrativa, indirizzo PEC, la quota del titolare effettivo o la forma di controllo o la titolarità dei poteri.
5. Modalità di presentazione della comunicazione
La comunicazione in sè va presentata tramite posta elettronica e con firma digitale con il modello
„TE“. È necessario disporre dell’accesso a “Telemaco” (la piattaforma digitale delle Camere di Commercio), della firma digitale, di un indirizzo PEC, e dell’applicativo “Dire” (disponibile gratuitamente sul sito del Registro Imprese) oppure altro software compatibile. La firma digitale deve essere apposta dal legale rappresentante della società stessa e non è consentito rilasciare procura, ad esempio ad un Dottore Commercialista. La compilazione e la trasmissione elettronica invece possono essere effettuate dal professionista abilitato. La Camera di Commercio di Bolzano – come anche altre – ha redatto una guida pratica che alleghiamo alla presente circolare.
Attenzione: suggeriamo di verificare tempestivamente se il o i legali rappresentanti dei soggetti obbligati alla suddetta comunicazione sono provvisti di firma digitale attiva. Per la redazione e l’invio della comunicazione stessa siamo volentieri a disposizione.
Il Registro Imprese competente è quello in cui la società o l’ente privato hanno la sede legale ovvero dove il trust è stato costituito. Soltanto per i trust costituiti all’estero ma aventi sede in Italia è competente la Camera di Commercio di Roma. Per i rapporti fiduciari si fa riferimento alla Provincia dove ha sede la società fiduciaria.
Per la comunicazione non è dovuta l’imposta di bollo, ma soltanto diritti di segreteria di 30 Euro: il pagamento del diritto è presupposto per la validità della comunicazione.
Come detto, si tratta fondamentalmente di una autodichiarazione e non è necessario allegare alcun documento a supporto: la documentazione va invece conservata agli atti ed eventualmente esibita su richiesta del Registro Imprese.
6. Scadenza della prima comunicazione e successive modifiche
Come accennato sopra, la scadenza della prima comunicazione è il prossimo 11 dicembre 2023. Società costituite dopo il 6 ottobre 2023 devono adempiere entro 30 giorni dall’iscrizione nel Registro Imprese (i trust entro 30 giorni dalla costituzione).
In caso di cambiamento del titolare effettivo (ad esempio in caso di ingresso di un nuovo socio con una quota superiore al 25% del capitale sociale, oppure se cambia il legale rappresentante di un ente privato), dovrá essere presentato un nuovo modello TE. Il termine è di 30 giorni dalla data dell’atto con cui è cambiato il titolare effettivo. Se si tratta di atto che va pubblicato/trascritto al Registro Imprese, la decorrenza è dalla data di iscrizione dell’atto stesso.
Indipendentemente da quanto sopra, le società, gli enti privati, i trust e istituti giuridici affini devono comunque comunicare periodicamente il titolare effettivo, anche se non ci sono state modifiche, entro dodici mesi dalla precedente comunicazione. Le imprese possono procedere alla anzidetta comunicazione, rispettando in ogni caso i dodici mesi, in occasione del deposito annuale del bilancio.
7. Sanzioni
La mancata comunicazione del titolare effettivo entro i termini di cui sopra viene sanzionata con una sanzione amministrativa da 103 a 1.032 Euro, ridotta ad un terzo se la comunicazione viene effettuata entro i trenta giorni successivi alla scadenza del termine.
8. Accesso a dati ed informazioni
Il suddetto registro tenuto dal Registro Imprese fondamentalmente è pubblico e i terzi hanno possibilità di accedervi liberamente (pagando il relativo diritto di segreteria). Nella misura in cui il titolare effettivo ha dei motivi per cui l’accesso ai suoi dati lo esporrebbe ad un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione ovvero nel caso si tratti di persona incapace o minore di età, l’accesso stesso può essere limitato. La Camera di Commercio trasmette in tale caso la richiesta di accesso al soggetto interessato (titolare effettivo) che poi potrà opporsi alla richiesta motivandola. La CCIAA valuterà poi il singolo caso. Le modalità e possibilità sul tema verranno chiarite nelle prossime settimane.
Vi consigliamo di tenere in considerazione le opzioni offerte dalla normativa.
Restiamo a Vostra disposizione per ulteriori informazioni e chiarimenti.
Distinti saluti
Josef Vieider
